Pentru crearea unui cont de utilizator FGO trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:
1. Acceseaza pagina www.fgo.ro si da click pe butonul "Creeaza cont" (butonul verde din partea de sus a paginii). Alternativ poti accesa direct www.fgo.ro/inregistrare/
2. Completeaza datele necesare crearii contului:
- adresa email - adresa de email cu care te vei autentifica de fiecare data cand vei accesa contul
- telefon - numarul de telefon necesar pentru securizarea contului (trebuie sa aiba forma: 07** *** ***)
- numele tau - numele care va fi afisat in cont
- parola - parola necesara pentru accesarea contului (iti recomandam sa aiba minim 8 caractere dintre care: cel putin o litera mare, o litera mica, un caracter special si o cifra)
3. Dupa ce parcurgi "Termenii si conditiile", respectiv "Politica de confidentialitate" bifeaza ca esti de acord cu acestea.
Important! Nu iti poti crea un cont de utilizator decat daca esti de acord cu "Termenii si conditiile" si cu "Politica de confidentialitate"
4. Completeaza datele organizatiei tale:
- selecteaza codul tarii (ex: RO), daca este platitor TVA
- completeaza CUI, fara atributul de TVA (ex: 12345678)
Daca datele organizatiei sunt disponibile la Ministerul Finantelor, acestea vor fi completate automat de catre aplicatia FGO. In caz contrar (ex: pentru firmele nou infiintate), va trebui sa completezi tu: Numar registrul comertului, tara, judet, localitate si adresa.
In situatia in care organizatia respectiva este asociata unui cont de utilizator existent, vei primi urmatorul mesaj: "CUI-ul ************* este inregistrat! Ia legatura cu administratorul firmei pentru a-i cere acces (adresaemail@........com). Este firma ta si nu recunosti contul de mai sus? Scrie-ne pe suport@fgo.ro."
5. Dupa ce vei da click pe butonul "Creeaza cont acum" vei fi redirectionat catre o pagina in care vei regasi mesajul "Contul tau a fost creat! Ti-am trimis un email pentru validarea contului pe adresa adresaemail@........com Intra pe emailul primit si valideaza contul." In cateva minute vei primi un un email cu subiectul "Confirmare cont FGO"
6. Identifica in email-ul primit link-ul prin actionarea caruia activezi contul, da click pe el si Gata! ai cont FGO. Autentifica-te si foloseste FGO. Spor!
Atentie! Pentru a achizitiona un abonament FGO trebuie mai intai sa ai un cont inregistrat. Pentru aceasta, acceseaza Crearea unui cont FGO si urmeaza pasii descrisi acolo.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Identifica in partea de sus-dreapta a paginii textul/butonul "Achizitioneaza abonament" si da click pe el.
Alternativ da click pe denumirea contului tau situata in partea deapta-sus a paginii, apoi da click pe tab-ul "Firmele mele" si "Prelungeste abonamentul"
2. In pagina care se deschide alege:
- abonamentul pe care il doresti: Start / Pro / Premium / Enterprise
- modalitatea de plata: plata cu OP / plata cu cardul / am un cod de activare
3. Citeste cu atentie Termenii si conditiile FGO, apoi bifeaza corespunzator
4. Da click pe "Confirma"
4.1. Daca ai ales plata cu OP > Dupa apasarea butonului "Confirma", vei primi proforma pe email cu toate detaliile de plata. Dupa efectuarea platii, ne poti trimite copie dupa confirmarea platii pe suport@fgo.ro. Abonamentul va fi activat dupa confirmarea platii in contul Itom.
Iti recomandam sa citesti si Am efectuat plata. Cand se activeaza abonamentul meu FGO?
4.2. Daca ai ales plata cu cardul > Verifica informatiile precompletate in FGO (nume platitor, adresa, email contact, nr. telefon contact). Daca este cazul, modifica-le - click pe butonul de editare "Modifica date utilizator".
Citeste informatiile afisate de aplicatie, si anume:
Plateste direct cu cardul prin sistemul securizat de plati MobilPay.
Dupa efectuarea platii, abonamentul se actualizeaza automat. In caz contrar, contacteaza-ne pe suport@fgo.ro.
Colectam informatiile despre platitor (PF sau PJ) si le transmitem catre mobilPay, cu scopul efectuarii platii online a pachetului FGO ales. Informatiile cardului le vei introduce doar in platforma in mobilPay.
Vei fi redirectionat catre procesatorul de plati Netopia Payments (MobilPay) unde trebuie sa introduci datele cardului si sa urmezi pasii din aplicatie.
4.3. Daca ai ales "am un cod de activare" introdu codul de activare.
Daca intampini probleme in procesul de achizitie, scrie-ne pe suport@fgo.ro.
Pentru a decide ce tip de abonament ti se potriveste, analizeaza aici - https://www.fgo.ro/abonamente/ - optiunile disponibile.
5. Activarea abonamentului se face:
- automat daca ai facut plata cu cardul (dupa parcurgerea pasilor de plata cu cardul, vei reveni automat in solutia FGO unde iti va fi confirmata plata; abonamentul se actualizeaza automat)
- de catre un operator FGO daca ai facut plata prin OP (pentru activare rapida trimite-ne confirmarea platii pe suport@fgo.ro)
Achizitionarea initiala / actualizarea abonamentului se face pe baza Codului Unic de Inregistrare (CUI sau CIF).
De aceea, plata o vei efectua pe rand, pentru fiecare dintre firmele pentru care doresti abonament FGO. Pasii pentru achizitie iti gasesti aici - Cum achizitionez un abonament FGO
Atentie! Pentru a adauga o noua firma in contul tau trebuie mai intai sa ai un cont inregistrat. Pentru aceasta, acceseaza Crearea unui cont FGO si urmeaza pasii descrisi acolo.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Da click pe denumirea contului tau situata in partea deapta-sus a paginii, apoi da click pe tab-ul "Firmele mele", dupa care pe butonul "Adauga firma"
2. In pagina care se deschide selecteaza intre "Nu este platitor" si codul de TVA (daca este cazul), apoi completeaza CUI-ul firmei (doar cifre)
FGO va verifica daca firma respectiva este deja alocata unui cont sau nu. In caz ca este alocata, va afisa urmatorul mesaj:
CUI-ul este deja inregistrat
Pentru a adauga firma in contul tau se va trimite o cerere catre administratorul firmei (***************@email....)
Este firma ta si nu recunosti contul de mai sus? Scrie-ne pe suport@fgo.ro
Daca dai click pe "Trimitere cerere", catre adresa de email identificata va fi transmisa cererea de alocarea a firmei respective in contul tau. Aceasta se va si realiza doar in masura in care cererea este confirmata pozitiv de titularul adresei dde email.
Daca firma respectiva nu este alocata intr-un cont FGO, atunci va fi alocata contului tau.
Atentie! Pentru a sterge o firma din contul tau trebuie mai intai sa ai un cont inregistrat, respectiv firma respectiva alocata in cont.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Da click pe denumirea contului tau situata in partea deapta-sus a paginii, apoi da click pe tab-ul "Firmele mele", in care vei gasi lista cu firmele alocate in contul tau.
2. Da click pe "Elimina din cont" pentru a elimina/scoate firma respectiva din contul tau.
Atentie! Daca firma are si alti utilizatori, acestia vor putea in continuare accesa firma si documentele asociate. Daca nu exista alti utilizatori, firma se va sterge definitiv din FGO, impreuna cu toate facturile si documentele salvate in cont.
3. Da click pe "Sterge firma" pentru a sterge firma din FGO.
Atentie! Se vor sterge toate documentele inregistrate (facturi, contracte etc.). In cazul in care mai exista utilizatori, firma se va sterge inclusiv din conturile lor.
Important! Datele pe care le stergi prin eliminarea firmei din cont / stergerea ei din FGO vor fi sterse si fizic din FGO in conformitate cu prevederile politicii de retentie a datelor.
Pentru stergerea unui cont de utilizator FGO, trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:
1. Intri in contul tau FGO
2. Accesezi iconita de setari din partea dreapta de langa numele firmei tale
3. Accesezi "Contul meu"
4. Dai click pe "Sterge cont utilizator"
5. Confirmi daca esti sigur ca vrei sa iti stergi contul iar ulterior datale contului tau vor fi sterse iar accesul restrictionat.
Pentru stergerea unui cont de utilizator FGO, in cazul in care nu te mai poti conecta la cont, trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:
- Este necesara trimiterea unei solicitari scrise pe adresa de email: suport@fgo.ro cu urmatoarele acte:
1. Copie dupa Certificatul de inregistrare al firmei
2. Copie dupa documentul care evidentiaza persoanele care se regasesc ca actionari/delegati sau imputerniciti in cadrul companiei si in care sa se regaseasca si persoana Dv., sau cea care solicita accesul la datele existente ale firmei
3. Copie dupa cartea de identitate a persoanei pe care sa o putem identifica in cadrul persoanelor de la pct 2
4. O declaratie scrisa/semnata care sa faca legatura intre cartea de identitate de la pct 3 + adresa de email asumata, pe care noi o vom aloca in locul celei existente si unde vom trimite un email de stabilire a noii parole de acces in cont.
In cazul in care nu recunoasteti adresa de e-mail sau nu mai aveti access la adresa de e-mail cu care s-a create contul, ne puteti trimite urmatoarele acte si o adresa de email in vederea deblocarii accesului, pe adresa noastra de e-mail suport@fgo.ro:
1. Copie dupa Certificatul de inregistrare al firmei
2. Copie dupa Certificatul Constatator, nu mai vechi de 30 de zile, care evidentiaza starea firmei la zi si persoanele ce se regasesc ca actionari/delegati sau imputerniciti in cadrul companiei
3. Copie dupa cartea de identitate a persoanei pe care sa o putem identifica in cadrul persoanelor de la pct 2
4. O declaratie scrisa/semnata care sa faca legatura intre cartea de identitate de la pct 3 + adresa de email asumata, pe care noi o vom aloca in locul celei existente si unde vom trimite un email de stabilire a noii parole de acces in cont.
Acceseaza meniul Setari > Date firma. Aici poti seta informatii despre firma ta, informatii care se vor prelua si in profilul de facturare. In afara de CUI, toate informatiile sunt editabile.
Conturi bancare – adauga aici conturile bancare folosite de firma ta; vei putea selecta pe fiecare profil de facturare contul bancar dorit.
Adaugarea unui utilizator
Atentie! Adaugarea de utilizatori se face din contul pe care ai creat firma, adica din contul de tip Administrator (Admin).
Pasii de adaugare utilizatori sunt urmatorii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza meniul din partea stanga: Setari > Utilizatori
2. Apasa butonul Adauga si completeaza informatiile necesare:
- Utilizator: completeaza adresa de email a utilizatorului - pe aceasta adresa utilizatorul va primi informatiile necesare si tot aceasta va fi numele sau de utilizator cu care se va autentifica in FGO
- Nume: numele utilizatorului
- Rol: Utilizator / Contabil / Administrator
o Fiecare rol are predefinite drepturile de acces insa pot fi editate; administratorul are drepturi depline
- Serii alocate: alege seriile de documente la care utilizatorul va avea acces (administratorul are acces la toate seriile)
- Gestiune: ii poti oferi utilizatorului acces la o singura gestiune sau la toate
- Drepturi: setezi drepturile utilizatorului in legatura cu firma ta din FGO
La final apasa Salveaza. Se va trimite un email automat catre adresa de email a utilizatorului.
Editarea unui utilizator
Pentru editarea unui utilizator deja adaugat, apasa pe numele de utilizator al acestuia. Dupa efectuarea modificarilor, apasa Salveaza.
Stergerea unui utilizator
Pentru stergerea unui utilizator existent selecteaza utilizatorul cu click pe casuta de la inceputul randului pe care se afla numele utilizatorului, apoi da click pe iconita de stergere care apare deasupra listei de utilizatori.
Seteaza drepturile utilizatorilor din Setari > Utilizatori pentru a le permite sau bloca accesul catre anumite functionalitati/pagini din solutie.
Info: daca vrei sa adaugi utilizatori doar pentru pontaj, bifeaza doar dreptul Pontaj propriu din categoria Pontaj & Activitati. Astfel utilizatorii isi vor putea inregistra pontajul propriu, fara a avea acces la nimic altceva din solutie.
Setari drepturi Dashboard - poti oferi acces la oricare dintre acestea: dashboard general, dashboard venituri, dashboard incasari, dashboard cheltuieli, dashboard client, rapoarte.
Setari drepturi Facturare, Incasari, Plati
a. Vizualizare facturi (din seriile alocate) - ofera acces la pagina de facturare; utilizatorul poate vizualiza, nu poate edita/adauga.
b. Acces doar la facturile proprii (emise) - cand optiunea este activata, utilizatorul va vedea doar facturile emise de el din seriile la care acces, nu va vedea si facturile cu aceeasi serie emise de alti utilizatori.
c. Adaugare & modificare facturi, bonuri etc. - utilizatorul poate adauga si modifica facturi, proforme etc. in functie de seriile la care are acces.
d. Anulare / stornare / stergere facturi, incasari etc. - utilizatorul poate efectua aceste actiuni asupra facturilor, proformelor, incasarilor si celorlalte documente.
e. Trimitere email catre client - utilizatorul poate trimite email catre client (in pagina facturare, actiunea Trimite pe email).
f. Vizualizare recurente (facturare automata) - utilizatorul poate vizualiza lista recurentelor setate.
g. Adaugare & modificare recurente - utilizatorul poate adauga recurente noi si poate modifica recurentele existente.
h. Incasare (*drepturi complete) - utilizatorul poate adauga, edita, sterge incasari.
i. Registrul de casa (*drepturi complete) - utilizatorul primeste acces la registrul de casa; registrul de casa poate fi setat pe utilizator: in pagina Setari - Incasare, aloca cate un utilizator pentru fiecare inregistrare tip “Casa”.
j. Procesare extrase (*drepturi complete) - atunci cand utilizatorul are acces la procesarea de extrase, va avea automat drept pentru adaugarea incasarilor pe facturi in functie de tranzactiile procesate.
k. Acces plati banca (*drepturi complete) - lista platilor efectuate prin banca (din procesarea extraselor bancare).
a. Acces pagina Clienti - ofera acces la pagina Clienti, cu drepturi de vizualizare, adaugare, editare, stergere. Se vor afisa doar clientii care nu au un agent anume setat. Citeste despre setarea agentului de vanzari pe client. Daca utilizatorul are drept pentru adaugarea facturilor, va putea adauga si edita clientii direct din pagina Facturare, fara a avea nevoie de acces la pagina Clienti
b. Acces doar la clienti proprii - ofera acces doar la clientii proprii
c. Acces pagina Articole - ofera acces la pagina Articole, cu drepturi de vizualizare, adaugare, editare, stergere. Daca utilizatorul are drept pentru adaugarea facturilor, va putea adauga si edita articolele direct din pagina Facturare, fara a avea nevoie de acces la pagina Articole
d. Acces pagina Furnizori – ofera acces la pagina Furnizori, cu drepturi de vizualizare, adaugare, editare, stergere. Daca utilizatorul are drept pentru adaugarea/editarea facturilor de la furnizori, va putea adauga si edita clientii furnizorii din pagina Facturi de la furnizori, fara a avea nevoie de acces la pagina Furnizori
Adaugarea unei serii de documente
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza meniul Setari > Serii documente
2. Apasa butonul Adauga
3. Alege/completeaza datele necesare:
- alege tipul de registru
- completeaza seria dorita (ex: ABC)
- defineste numarul de inceput (ex: 0001)
- asigneaza unui utilizator sau tuturor (daca nu completezi nimic, toti utilizatorii vor avea acces la respectiva serie)
- alege profilul implicit
- seteaza intervalul in care seria este activa (intervalul in care un document poate fi emis - exemplu: daca vrei sa ai facturi emise cu seria ABC22 doar in anul 2022, setezi intervalul 01.01.2022-31.12.2022)
Modificarea unei serii existente
Pentru a modifica o serie existenta, da click pe numele acesteia, fa modificarile necesare, apoi da click pe Salveaza.
Stergerea unei serii existente
Pentru a sterge o serie existenta, da click pe iconita de stergere de la inceputul randului pe care se afla aceasta. Citeste mesajele de atentionare si, daca este cazul, fa modificarile necesare in aplicatiile afectate de stergerea seriei. Apoi da click pe "Confirma".
Setari drepturi Acte contabilitate
a. Vizualizare facturi furnizori - ofera acces la pagina Facturi furnizori; utilizatorul poate vizualiza, nu poate edita/adauga
b. Modificare facturi furnizori - utilizatorul poate modifica facturile de la furnizor salvate
c. Vizualizare extrase bancare - ofera acces la pagina Extrase bancare; utilizatorul poate vizualiza lista extraselor, nu poate edita/adauga/sterge
d. Modificare extrase bancare - utilizatorul poate edita/sterge extrasele bancare salvate
e. Adaugare facturi furnizori & extrase bancare
f. Vizualizare NIR
g. Adaugare & modificare NIR
Pagina de setari SAGA va fi afisata numai dupa primirea unei invitatii din SAGA sau dupa conectarea contului FGO cu SAGA si permite:
- Acceptarea invitatiei de conectare cu SAGA
- Informatii despre utilizatorul SAGA conectat
- Posibilitatea de deconectare de la contul SAGA
- Incarcarea datelor venite din SAGA
- Setari pentru tipurile de documente care se trimit in SAGA
Butonul Incarca datele venite din SAGA deschide o fereastra de unde poti alege ce informatii vrei sa importi in FGO. Citeste aici totul despre conectarea cu SAGA.
a. Vizualizare Setari - acces la pagina Setari
b. Retrimite facturi in SAGA - utilizatorul poate marca facturile pentru retrimitere in contabilitate
c. Retrimite incasari in SAGA - utilizatorul poate marca incasarile pentru retrimitere in contabilitate
a. Contracte si oferte (*drepturi complete)
b. Anexe facturare (*drepturi complete)
c. Registratura (*drepturi complete)
a. Pontaj propriu - utilizatorul are acces la pagina lui de pontaj si aplicatia iOS/Android FGO Pontaj; poate inregistra condica de prezenta si concediile
b. Vizualizare pontaj angajati - utilizatorul poate vizualiza pontajul tuturor angajatilor din firma
c. Adaugare & modificare pontaj angajati - utilizatorul poate edita pontajul tuturor angajatilor din firma
d. Activitati (*drepturi complete)
Tip incasare: casa, tichete, banca.
Alege o denumire intuitiva, pentru o identificare usoara.
Contul contabil – in cazul in care ai legatura SAGA, seteaza contul contabil exact asa cum este setat in SAGA, pentru o preluare corecta a incasarilor in contabilitate.
Pentru tip “casa” se va crea automat registru de casa. Citeste aici despre Registrul de casa.
Bancile le poti adauga in Setari > Date Firma. Dupa adaugarea lor, se vor afisa automat si in pagina Setari > Incasare, unde potis eta contul contabil aferent.
Acceseaza Setari > Facturare, unde poti face urmatoarele setari:
1. Moneda – in functie de categoria aleasa, se vor putea emite facturi in anumite monede; poti alege intre trei categorii:
a. Doar RON
b. RON EURO USD
c. Toate
2. Casa de marcat – bifeaza daca doresti sa utilizezi casa de marcat in FGO. Citeste despre integrarea cu casa de marcat.
3. Include proformele – bifeaza optiunea daca dorestica proformele sa fie in calcul la totalul facturat; totalul facturat este afisat in pagina Facturare (in dreapta sus) si in dashboard.
4. Factura din proforma – generare automata – bifeaza optiunea daca doresti sa se genereze automat factura din proforma atunci cand procesezi extrasele sau atunci o proforma este platita cu cardul de catre clientul tau; seria de factura aferenta fiecarei serii de proforma o poti seta in pagina Setari > Serii, pe seria de proforme.
5. Pret unitar cu TVA – bifeaza optiunea daca doresti sa setezi sensul de calcul dinspre pret total spre pret unitar (calculul pleaca de la pretul cu TVA).
6. AWB factura – optiunea permite adaugarea unui numar de AWB sau generarea unui AWB in pagina Facturare; Pentru generare, conecteaza mai intai contul tau de la curier in pagina Setari >Curieri
7. Centru de cost – bifeaza optiunea daca vrei sa folosesti centre de cost la facturare.
8. Exclude penalizarile – bifeaza optiunea pentru a permite excluderea articolelor de penalizare la calcularea penalizarilor.
9. Nr. Zile scadenta – seteaza numarul de zile pana la scadenta; data de scadenta a facturilor se va calcula automat de la data emiterii; poti schimba manual data de scadenta pe fiecare factura emisa.
10. Rotunjire valoare TVA – optiunea permite rotunjirea manuala a valorii TVA la adaugarea/modificarea unei facturi.
11. Sterge proforma – bifeaza proforma daca doresti ca proforma sa fie stearsa automat dupa ce se va genera o factura din respectiva proforma.
12. Factura din comanda - generare automata – activeaza optiunea pentru generarea automata a facturii din comanda; se aplica la procesarea de extrase si la incasare online (prin link de plata mobilPay).
13. Sold client – adauga soldul clientului pe factura.
14. Procesare automata – optiunea permite identificarea si salvarea automata a incasarilor pe proforme/facturi din FGO, informatiile fiind preluate de pe borderourile/extrasele incarcate.
15. Asociere contract – optiunea permite asocierea unui contract existent cu o factura.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Din meniul situat in partea stanga a paginii alege Vanzari > Produse si servicii (Articole)
2. Selecteaza sau adauga un articol nou
3. In functie de optiunile din pagina Setari – Facturare, vei putea alege Centrul de cost si din pagina Setari - Articol, vei putea alege Gestiunea
4. Pret – alege una dintre aceste optiuni:
o Pret fix: pretul articolului va fi mereu acelasi, la fiecare factura emisa automat
o Pret actualizat articol: se va utiliza pretul articolului din pagina Articole la momentul emiterii facturii
o Pret in lei la curs BNR: completezi pretul si alegi moneda dorita; la emiterea facturii, pretul se va calcula automat in lei, la cursul BNR, in functie de moneda aleasa
o Pret in lei la curs BNR + procent: poti completa un procent care sa se adauge automat la cursul valutar
5. Detalii – se vor afisa detalii sub articol; poti folosi o serie de date variabile (scrise intre paranteze patrate duble [[exemplu]]) care se vor inlocui automat pe factura:
o [[luna]] = luna curenta
o [[luna-1]] = luna anterioara
o [[luna+1]] = luna viitoare
o [[an]] = anul curent
o [[curs]] = valoarea cursului valutar
Exemplu: textul introdus in detalii: Servicii aferente lunii [[luna - 1]] - Cursul Valutar Euro: [[curs]] Lei. Textul afisat pe o factura emisa in anterioara.
Trimiterea facturilor sau a mesajelor pe email se poate face atat prin conectarea unei casute de email personale, cat si prin serverul fgo. Astfel, emailurile pe care le trimiti catre clientii tai se vor putea trimite de pe adresa ta de email, in loc de adresa de email FGO.
Pentru efectuarea setarilor, consulta ghidul urmator:: Setarea adresei de email. Personalizarea emilurilor transmise din FGO
Permite conectarea contului mobilPay in FGO pentru incasarea online a facturilor emise din FGO. Acceseaza Ghidul mobilPay.
Daca ai setat deja legatura cu propriul tau server de email, acum ai posibilitatea sa trimiti automat facturile emise catre clienti. Trimitere ce poate fi setata inclusiv pentru emailurile de notificare (plata intarziata, confirmare incasare, scadenta).
Urmareste pasii de mai jos:
-> acceseaza meniul lateral al aplicatiei, meniul setari -> email -> mesaje -> email trimitere factura catre client -> bifa pe trimitere automata si salveaza.
Permite conectarea contului Fan Courier si Fastius pentru generarea automata a AWB-urilor.
Conectarea contului de la curier
In pagina Setari > Curieri (AWB), apasa butonul Conecteaza de pe cardul Fan Courier sau Fastius.
Introdu numele de utilizator si parola (Fan Courier sau Fastius, dupa caz).
Generarea AWB-ului
In pagina facturare, deschide in editare (click pe rand) factura pentru care vrei sa generezi AWB. Vei gasi in partea de jos butonul “+awb”.
Se va deschide o fereastra unde vei completa informatiile necesare pentru AWB. La final apasa Salveaza. AWB-ul se va genera automat si vei primi numarul aferent.
Pentru a utiliza stocurile, mergi in pagina Setari > Facturare, deschide tab-ul "Articol" si apoi bifeaza optiunea Stoc pe articole.
Bifeaza optiunea si vei putea apoi adauga stocul curent pe articol din Vanzari > Produse si servicii (Articole), vei putea intocmi NIR si vei putea adauga stocuri direct din Facturi de la furnizori.
In tipul de abonament Premium, este permisa conectarea unui site prin api.
In tipul de abonament Enterprise, conectarea prin api este permisa cu pana la 10 site-uri.
Mentionarea site-ului/urilor se face in Setari > eCommerce > Setari API
Site-uri de la care acceptam conectarea prin api
Important! Va recomandam dezactivarea optiunii de Reorder/Se dezactiveaza optiunea de sortare (sectiunea Configure/Configurare -> Order Settings/Setari comanda) din Prestashop in masura in care acest lucru este posibil (in cazul in care un client va efectua o noua comanda plecand de la o comanda mai veche pentru care a fost deja emisa factura, exista riscul ca vechea factura sa fie asociata automat noii comenzi):
Documentatia pentru transmiterea prin API poate fi regasita aici - Integrari & Api
1. Daca prin API se trimite completat campul de CodArticol in FGO, cautarea se va face intai exclusiv in baza acestei informatii:
• daca nu se gaseste niciun articol, se continua cu o noua cautare pe baza denumirii articolului
▪ daca pe baza denumirii nu se gaseste niciun articol, atunci se va creea unul nou cu codul si denumirea furnizate
▪ daca pe baza denumirii se gaseste cel putin un articol, atunci se va utiliza cel gasit (primul identificat)
• daca se identifica unul sau mai multe articole cu acelasi cod, se verifica daca denumirea trimisa prin API este identica cu vreuna din denumirile din FGO
▪ daca denumirea este identica, se foloseste acel prim articol identificat
▪ daca denumirea nu este identica, se verifica bifa de creare articol nou
• daca se doreste preluarea primului articol cu CodArticol corespondent, se va folosi acel prim articol identificat in FGO (chiar daca denumirea difera)
• daca este bifat ca se creeaza un articol nou, in fgo veti avea un articol nou cu denumirea si codul furnizate (chiar daca exista alte articole cu aceeasi denumire si alt cod sau cu aceeasi denumire si fara cod)
2. Daca prin API se trimite doar denumirea (fara cod) atunci se face cautarea unui articol cu o denumire exacta:
• Daca nu se gaseste niciunul se creeaza un articol nou
• Daca se gasesc unul sau mai multe cu aceeasi denumire, se foloseste oricare la alegere
Daca se gasesc unul/mai multe produse cu acelasi CodArticol in FGO, dar cu denumirea diferita:
❑ Se creeaza articol nou
❑ Se preia primul produs cu acelasi cod de articol
3. Daca tipul clientului trimis este PJ si se trimite IdExtern, se va cauta clientul dupa IdExtern
• Daca nu se gaseste clientul nici dupa IdExtern, se va realiza cautarea dupa CUI. Daca nu este gasit, clientul va fi creat.
4. Daca tipul clientului trimis este PF si se trimite IdExtern, se va cauta clientul dupa IdExtern
Daca nu se trimite Client[IdExtern] si clientul este de tip PF:
❑ Se adauga client nou
❑ Se preia primul client cu aceeasi denumire si acelasi judet
1. Modulul poate fi descarcat din sectiunea Setari -> Module FGO din contul FGO
2. Dupa descarcarea arhivei, aceasta va trebui incarcata in sectiunea Module/Modules -> Manager module/Module Manager din sectiunea de administrare a platformei prestashop.
Dupa instalare, acesta trebuie activat (se va regasi in sectiunea de Manager Module/Module manager in sectiunea Other.
3. Datele necesare configurarii se regasesc astfel:
a. Pentru parola user API: din contul FGO, sectiunea Setari -> Utilizatori -> optiunea Adauga User API
b. Pentru CUI (cod unic): din contul FGO, sectiunea Setari -> Firma
c. Pentru Alege cand vrei sa se emita facture FGO: permite alegerea momentului cand se va emite factura FGO (Manual/La plasarea comenzii/La confirmarea platii). Pentru ca pot aparea probleme datorate versiunilor de Prestashop sau altor module instalate, recomandam modul MANUAL.
d. Pentru Mod de test: se va selecta DA in cazul in care autentificarea si generarea userului de API s-a realizat din platforma de test (testapp.fgo.ro), altfel se va selecta NU.
e. Pentru TVA pe cost de livrare: se va selecta optiunea cea mai potrivita : “TVA-ul nu este inclus” – in cazul in care pretul produsului Cost de transport din pagina de comanda NU contine TVA; “TVA-ul este inclus” in cazul in care pretul produsului Cost de transport din pagina de comanda continue TVA sau “Fara TVA” – in cazul in care TVA-ul este 0 / firma este neplatitoare de TVA.
f. Pentru Verficare duplicat factura: Bifarea optiunii “DA” va permite verificarea automata a unei facturi anterior emise pentru acelasi client cu aceleasi articole si nu va permite emiterea unei facturi duplicat.
g. Pentru Corespondentul pentru codul de articol din FGO: In cazul in care codul articolelor din magazinul online corespunde cu cele din SAGA si doriti transmiterea acestor coduri din magazinul online in FGO se va selecta campul unde se regasesc aceste coduri in Prestashop, altfel se va selecta Niciunul:
i. Parametrul reference se gaseste in pagina produsului (sectiunea Catalog -> Produse/Products -> click pe produs) -> Basic settings -> Reference:
ii. Parametrii EAN13/ISBN/UPC se regasesc in sectiunea optiuni/options:
h. Pentru Gestiune: In cazul in care se doreste asocierea cu o gestiune, aceasta se va trimite pentru fiecare din produsele comenzii. Codul de gestiune poate fi obtinut din FGO, sectiunea Clienti si Articole -> Articole -> Optiuni -> Gestiune articol.
Atentie! Se va copia CODUL aferent gestiunii dorite, nu numele acesteia.
i. Pentru Cod articol reducere: se va complete in cazul in care se doreste asocierea articolului Discount (aplicat la nivelul intregii comenzi) cu un articol preexistent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
j. Pentru Cod articol transport: se va completa in cazul in care se doreste ca articolul destinat costului de transport sa se asocieze cu un articol deja existent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
k. Pentru Alege seria de factura care se va genera: se poate preciza seria pentru care se va face generarea (optional)
4. Dupa salvarea setarilor, in partea de sus a formularului va aparea un mesaj de confirmare a salvarii setarilor si un mesaj ce provine din FGO in cazul in care exista erori:
5. Pentru emiterea facturilor:
In pagina de Comenzi/Orders va aparea o noua coloana cu optiunile disponibile prin modulul FGO:
In cazul in care emiterea nu a functionat, va fi afisat mesajul Eroare, iar la plasarea cu mouse-ul pe text va aparea un mesaj explicit de eroare:
Ulterior pentru o factura generata se poate realiza Vizualizarea, Stergerea, Anularea sau Stornarea acesteia.
Atentie! In cazul in care Stergerea/Anularea/Stornarea se realizeaza manual din FGO, modificarile nu se vor regasi in Prestashop, factura va fi stearsa/anulata/stornata, insa in Prestashop va aparea in continuare emisa! Recomandam ca aceste operatii sa fie realizate din modulul FGO Prestashop.
De asemenea, pe pagina comenzii se va putea regasi o sectiune dedicata modulului FGO, cu aceleasi optiuni disponibile:
In cazul in care in contul FGO aveti conectat un cont Mobilpay, se va genera si un link de plata pe care il veti regasi in caseta destinata modulului FGO imediat ce generarea a avut loc:
Anexa – cele mai frecvente mesaje de eroare
1. Utilizatorul nu exista sau nu are drepturi de acces. – Verifica optiunea mod de test: in cazul in care platforma pe care ai cont este fgo.ro, selecteaza NU.
2. Codul unic nu exista sau nu este asociat. – Verifica codul introdus in campul CUI (cod unic).
3. Pentru folosirea acestei functionalitati este necesar abonamentul premium. – Verifica tipul de abonament din FGO.
4. Campul Client[CodUnic] este obligatoriu. / The “IdExtern field” is required – Clientul pentru care doresti emiterea facturii este de tip Persoana Juridica, insa codul de TVA al acestuia nu se trimite.
5. Valoarea……asociata parametrului Continut[…][CodGestiune] nu a fost identificata. – asigura-te ca in campul Cod gestiune ai trecut numarul, nu denumirea gestiunii pe care o doresti.
6. Factura……..exista deja salvata. – in cazul in care doresti emiterea unei facturi pentru acelasi client cu aceleasi produse si aceeasi suma, asigura-te ca ai bifat “NU” la optiunea Verficare duplicat factura.
7. Registrul pentru acest utilizator nu exista sau nu este definit sau a expirat./ Registrul pentru seria …. nu este definit sau a expirat. – asigura-te ca ai un registru activ si ca seria transmisa in campul Alege seria de factura care se va genera este corecta.
8. In cazul in care modulul nu permite emiterea, asociind o factura mai veche / deschide o factura mai veche la apasarea butonului vizualizare recomandam dezactivarea optiunii de Reorder (instructiuni se regasesc la inceputul prezentului document).
9. Eroare. Verifica permisiunile serverului. - asigura-te ca ca este activat allow_url_fopen in php.ini. Poti verifica si logurile de eroare si permisiunile privind apelurile externe, deoarece apelul este blocat si nu poate ajunge la FGO.
Documentatia pentru transmiterea prin API poate fi regasita aici - Integrari & Api
1. Daca prin API se trimite completat campul de CodArticol in FGO, cautarea se va face intai exclusiv in baza acestei informatii;
• daca nu se gaseste niciun articol, se continua cu o noua cautare pe baza denumirii articolului
▪ daca pe baza denumirii nu se gaseste niciun articol, atunci se va creea unul nou cu codul si denumirea furnizate
▪ daca pe baza denumirii se gaseste cel putin un articol, atunci se va utiliza cel gasit (primul identificat)
• daca se identifica unul sau mai multe articole cu acelasi cod, se verifica daca denumirea trimisa prin API este identica cu vreuna din denumirile din FGO
▪ daca denumirea este identica, se foloseste acel prim articol identificat
▪ daca denumirea nu este identica, se verifica bifa de creare articol nou
• daca se doreste preluarea primului articol cu CodArticol corespondent, se va folosi acel prim articol identificat in FGO (chiar daca denumirea difera)
• daca este bifat ca se creeaza un articol nou, in FGO veti avea un articol nou cu denumirea si codul furnizate (chiar daca exista alte articole cu aceeasi denumire si alt cod sau cu aceeasi denumire si fara cod)
2. Daca prin API se trimite doar denumirea (fara cod) atunci se face cautarea unui articol cu o denumire exacta;
• Daca nu se gaseste niciunul se creeaza un articol nou
• Daca se gasesc unul sau mai multe cu aceeasi denumire, se foloseste oricare la alegere
Daca se gasesc unul/mai multe produse cu acelasi CodArticol in FGO, dar cu denumirea diferita:
❑ Se creeaza articol nou
❑ Se preia primul produs cu acelasi cod de articol
3. Daca tipul clientului trimis este PJ si se trimite IdExtern, se va cauta clientul dupa IdExtern
• Daca nu se gaseste clientul nici dupa IdExtern, se va realiza cautarea dupa CUI. Daca nu este gasit, clientul va fi creat.
4. Daca tipul clientului trimis este PF si se trimite IdExtern, se va cauta clientul dupa IdExtern
Daca nu se trimite Client[IdExtern] si clientul este de tip PF:
❑ Se adauga client nou
❑ Se preia primul client cu aceeasi denumire si acelasi judet
Modulul poate fi descarcat din sectiunea Setari -> Module din contul FGO.
1. Dupa descarcarea arhivei, aceasta va trebui incarcata in sectiunea Plugin-uri/Plugins din sectiunea de administrare a platformei wordpress:
Dupa instalare, modulul trebuie activat din pagina de plugin-uri instalate (installed plugins):
2. Configurarea modulului se face din pagina de setari WooCommerce, tab-ul FGO:
3. Datele necesare configurarii se regasesc astfel:
a. Pentru Parola user API: din contul FGO, sectiunea Setari -> Utilizatori -> optiunea Adauga User API
b. Pentru CUI (cod unic): din contul FGO, sectiunea Setari -> Firma
c. Pentru Mod de test: se va selecta DA in cazul in care autentificarea si generarea userului de API sa realizat din platforma de test (testapp.fgo.ro), altfel se va selecta NU.
d. Pentru Cod TVA clienti la finalizarea comenzii: se va selecta DA in cazul in care se doreste facturarea si pentru client de tip persoana juridica (facturarea pt clientii de tip persoane juridice se realizeaza doar daca se transmite si CUI-ul acestora – camp ce se va adauga dinamic in pagina de finalizare a comenzii si va fi obligatoriu pt clientii ce completeaza campul Companie. Detalii despre completarea acestuia se gasesc la punctul 6 al prezentului document.
e. Pentru Comentarii clienti pe factura: se va selecta DA in cazul in care doriti sa apara pe factura comentariile introduse de client la finalizarea comenzii
f. Pentru Cost de livrare pe factura: se va selecta DA in cazul in care se doreste ca articolul Cost de transport sa apara pe factura.
g. Pentru Cost de livrare cu TVA 19%: in cazul in care ati selectat “DA” la optiunea precedenta, aici se poate seta Cota de TVA aferenta articolului Cost de transport: Optiunea DA va seta o cota de TVA de 19%, optiunea NU va seta o cota de 0%. In cazul in care anterior ati selectat “NU”, selectati “NU”.
h. Pentru Cod articol: In cazul in care codul articolelor din magazinul online corespunde cu cele din SAGA bifati “DA”, in cazul in care nu corespunde sau nu aveti coduri setate, selectati “NU”.
i. Pentru Cod gestiune: In cazul in care se doreste asocierea cu o gestiune, aceasta se va trimite pentru fiecare din produsele comenzii. Codul de gestiune poate fi obtinut din FGO, sectiunea Clienti si Articole -> Articole -> Optiuni -> Gestiune articol.
Atentie! Se va copia CODUL aferent gestiunii dorite, nu numele acesteia.
j. Pentru Cod de articol pentru costul de transport: Se va completa in cazul in care se doreste ca articolul destinat costului de transport sa se asocieze cu un articol deja existent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
k. Pentru Cod de articol pentru articolul Reducere: se va complete in cazul in care se doreste asocierea articolului Discount (aplicat la nivelul intregii comenzi) cu un articol preexistent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
l. Pentru Tip document generat: se va alege tipul de document preferat: Factura/Proforma/Aviz.
m. Pentru Verficare duplicat factura: Bifarea optiunii “DA” va permite verificarea automata a unei facturi anterior emise pentru acelasi client cu aceleasi articole si nu va permite emiterea unei facturi duplicat.
n. Pentru Generarea facturii FGO: permite alegerea momentului cand se va emite factura FGO (Manual/La finalizarea comenzii/La confirmarea platii). Pentru ca pot aparea probleme datorate versiunilor de Wordpress/Woocommerce sau altor module instalate, recomandam modul MANUAL.
o. Pentru Afisarea reducerilor in factura (se refera la produsele cu pret redus) : Permite trimiterea reducerilor pe articol pentru produsele cu pret redus astfel: produsul la pret intreg + reducerea aferenta ca articol separat; altfel se va afisa doar produsul la pretul final(redus).
p. Pentru sectiunea Alege seria de factura/document alocata fiecarui utilizator: se poate preciza seria la care are acces fiecare utilizator (camp optional).
4. Dupa salvarea setarilor, in partea de sus a formularului va aparea un mesaj de confirmare a salvarii setarilor si un mesaj privind functionalitatea modulului (Modul functional/nefunctional):
In cazul in care mesajul este de Modul nefunctional, se va afisa si mesajul de eroare returnat de FGO:
Atentie! In cazul in care nu primiti un mesaj explicit de eroare :
1. Fie Parola user API nu este corecta
2. Fie requestul nu poate fi trimis (recomandam verificarea log-urilor de eroare, verificarea permisiunilor privind apelurile externe sau contactarea responsabilului privind infrastructura site-ului dumneavoastra).
5. Pentru emiterea facturilor:
In pagina de comenzi va aparea o noua coloana cu optiunile disponibile prin modulul FGO:
In cazul in care emiterea nu a functionat va fi afisat un mesaj explicit de eroare:
Ulterior, pentru o factura generata se poate realiza Vizualizarea, Stergerea, Anularea sau Stornarea acesteia.
Atentie! In cazul in care Stergerea/Anularea/Stornarea se realizeaza manual din FGO, modificarile nu se vor regasi in Woocommerce, factura va fi stearsa/anulata/stornata, insa in Woocommerce va aparea in continuare emisa! Recomandam ca aceste operatii sa fie realizate din modulul FGO pentru Woocommerce.
De asemenea, pe pagina comenzii se va putea regasi o sectiune dedicata modulului FGO, cu aceleasi optiuni disponibile:
6. Pentru completarea manuala a codului TVA al clientului (necesar pt clientii Persoane Juridice – clienti ce au completat sectiunea Companie) se poate proceda astfel:
a. Din pagina de comanda, se va bifa optiunea Custom Fields disponibila in dropdownul Screen Options
b. Din sectiunea Custom Fields, disponibila dupa sumarul comenzii, se va bifa “woocommerce_fgo_billing_cui” din dropdownul corespunzator, se va completa campul Value cu CUI-ul clientului si se va apasa Add custom field. Se poate proceda asemanator cu campul NrRegCom pt Numarul din Registrul Comertului aferent clientului, in cazul in care se doreste si transmiterea acestei valori. Ulterior, se va apasa Update.
In cazul in care in contul FGO aveti conectat un cont Mobilpay, se va genera si un link de plata pe care
Il veti regasi in caseta destinata modulului FGO, imediat ce generarea a avut loc:
La reimprospatarea paginii veti putea vedea si celelalte optiuni disponibile pentru factura generata:
Stergerea, Anularea respectiv Stornarea acesteia.
Anexa – cele mai frecvente mesaje de eroare
1. Utilizatorul nu exista sau nu are drepturi de acces. – Verifica optiunea Mod de test: in cazul in care platforma pe care ai cont este fgo.ro selecteaza NU.
2. Codul unic nu exista sau nu este asociat. – Verifica codul introdus in campul CUI (cod unic).
3. Pentru folosirea acestei functionalitati este necesar abonamentul Premium. – Verifica tipul de abonament din FGO.
4. Campul Client[CodUnic] este obligatoriu. / The “IdExtern field” is required – Clientul pentru care doresti
emiterea facturii este de tip Persoana Juridica, insa codul de TVA al acestuia nu se trimite. Selecteaza “DA” in campul Cod TVA clienti la finalizarea comenzii apoi urmeaza pasii descrisi mai sus la punctul 6.
Clientul pentru care incerci sa emiti factura este Persoana fizica nu juridica? Asigura-te ca in detaliile de facturare ale comenzii campul Companie NU este completat.
5. Valoarea……asociata parametrului Continut[…][CodGestiune] nu a fost identificata. – Asigura-te ca in campul Cod gestiune ai trecut numarul, nu denumirea gestiunii pe care o doresti.
6. Factura……..exista deja salvata. – In cazul in care doresti emiterea unei facturi pentru acelasi client cu aceleasi produse si aceeasi suma, asigura-te ca ai bifat “NU” la optiunea Verificare duplicat factura.
7. Registrul pentru acest utilizator nu exista sau nu este definit sau a expirat./ Registrul pentru seria …. nu este definit sau a expirat. – Asigura-te ca ai un registru activ in contul FGO la Setari-Serii si ca seria pe care doresti sa generezi documentul este setata pe tipul de document pe care l-ai selectat in sectiunea Tip document generat.
8. Eroare. Verifica permisiunile serverului. - Asigura-te ca ca este activat allow_url_fopen in php.ini. Poti verifica si logurile de eroare si permisiunile privind apelurile externe, deoarece apelul este blocat si nu poate ajunge la FGO.
Fisier PlatiOnline necesar in FGO pentru procesare
Poti ascunde de pe factura diverse informatii cu caracter personal, precum CNP-ul, adresa, judetul, telefonul, email-ul, etc. Din Setari > Facturare > Profile Business alege "Profil facturi implicit" sau adauga un profil nou, apoi apasa butonul modifica de la Personalizare aspect factura > Texte afisate.
Prin aceasta optiune ajutam firmele sa respecte confidentialitatea datelor prin setarile disponibile pe facturile tiparite. Este utila si pentru facturile tiparite pentru coletele transmise de asa natura incat curierii sa nu aiba acces la datele personale date de clientii firmelor, altele decat cele strict necesare. De asemenea, pentru facturile trimise prin mijloace electronice si care pot fi redirectionate accidental, prevenim astfel riscul de dezvaluire a datelor.
Extrasul bancar incluzand incasari si plati, dar si comisioanele bancare, poate fi preluat fara ca Dvs. sa mai descarcati extrasul din aplicatia de banking, ci direct prin facilitatea PSD2, disponibila in FGO pentru majoritatea bancilor. In plus, iti poti vizualiza soldul bancar direct in contul tau FGO.
Pentru a conecta, acceseaza din meniu sectiunea Incasari si plati > Conturi bancare si, pentru conturile pe care le-ai adaugat in prealabil, da click pe “Conecteaza contul prin PSD2” si urmeaza pasii descrisi in pagina.
Lista bancilor cu care se face, la acest moment, integrarea prin protocolul PSD2 este urmatoarea:
Alpha Bank
Banca Transilvania
BCR
Garanti Bank
ING
Libra Internet Bank
Porsche Bank
Raiffeisen Bank
Revolut
Unicredit
Wise
Important! Inainte de emiterea unei facturi, unei proforme, unei chitante si/sau unui bon iti recomandam sa accesezi si sa parcurgi sectiunile Setari facturare si Setari serii documente, respectiv sa realizezi setarile mentionate acolo.
Pentru emiterea unei facturi, unei proforme, unei chitante si/sau unui bon, trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:
1. Autentifica-te in contul tau FGO
2. Din meniul situat in partea stanga a paginii alege Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
3. Apasa butonul "Adauga"
4. Selecteaza seria pentru emitere. Poti selecta dintre cele pe care le-ai definit deja (detalii aici) sau poti adauga una noua
Litera din fata seriei reprezinta tipul documentului:
• F – Factura (include si: taxare inversa, scutit cu deducere, servicii si vanzari cf. 311/312, operatiuni neimpozabile)
• P – Proforma
• A – Aviz
• B – Bon
5. Completeaza/actualizeaza datele clientului
Daca ai un client nou, introdu denumirea sau CUI. FGO va cauta toate informatiile publice existente despre firme, dupa denumire sau CUI, si le va autocompleta.
6. Selecteaza tipul: factura clasica sau alta varianta (Taxare inversa, Scutit cu deducere, Servicii cf. art. 311, Vanzari cf. art. 312, Operatiuni neimpozabile, Regim special cf. art. 314-315, Non-transfer, Factura simplificata)
7. Adauga articolele pe care le facturezi
Poti alege dintre articole deja salvate sau poti adauga articole noi direct in factura; acestea se vor salva automat si vor aparea in lista la urmatoarea factura pe care o vei emite.
8. Salveaza si gata, ai emis o factura
Important! Parcurge pasii de mai sus pentru a emite o proforma, o chitanta sau un bon.
Poti adauga penalitati pe factura unui client atunci cand exista cel putin o alta factura neincasata emisa pentru acelasi client.
Atentie! Daca pentru respectivul client exista o singura factura, nu se pot aplica penalitati pe acea factura. Spre exemplu, in situatia in care exista o singura factura, trebuie sa initiezi o factura noua. Aceasta nu poate contine doar penalitatile, ci obligatoriu si un articol in continut. Spre exemplu, in situatia in care exista o singura factura anterioara, la care urmeaza a fi aplicate penalitati, trebuie sa initiezi o factura noua, care va contine articolele/serviciile facturate + penalitatile aferente facturii anterioare.
Acceseaza pagina Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.). Adauga o factura pentru un client sau editeaza o factura deja adaugata. In editarea facturii apasa butonul +Penalitati.
Se va deschide o fereastra unde vei alege:
• Procentul aplicat pentru fiecare zi de intarziere (scris in format cu punct – exemplu: 0.1 adica 0,1% per zi). Acest camp nu poate fi 0 (zero)
• Numarul de zile dupa scadenta facturii de la care se considera intarziere (zile de gratie), daca este cazul. Acest camp poate fi zi 0 (zero)
Mai jos sunt afisate toate facturile neincasate ale acelui client. In functie de alegerile de mai sus se vor calcula automat penalitatile pentru fiecare factura. Bifeaza / debifeaza facturile pentru care vrei sa aplici penalitati.
La final apasa butonul Confirma. Se va adauga automat o noua pozitie in factura cu totalul penalitatilor pentru facturile selectate.
Daca prestezi servicii sub forma de abonament sau ai un contract conform caruia emiti factura sau proforma periodic, la intervale de timp prestabilite, poti seta emiterea automata a acestor facturi/proforme.
De asemenea, poti utiliza functia de emitere automata pentru a programa din timp emiterea unor facturi o singura data (de ex., atunci cand urmeaza sa pleci in concediu si ai facturi de emis in acea perioada sau pur si simplu pentru a eficientiza facturarea).
Pentru a adauga o recurenta acceseaza din pagina Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.) > butonul Optiuni > Facturare Automata (Abonamente).
Recurenta poate fi accesata si din pagina Vanzari > Abonamente (facturi recurente).
Se va deschide o fereastra unde vei alege informatiile necesare:
O alta modalitate de setare a recurentei unei facturi este accesand Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.) si, dupa ce identifici in lista factura care te intereseaza, dai click dreapta pe factura > Alte actiuni > Recurenta (tip abonament).
Info 1: daca in recurenta este activata optiunea de trimitere pe email, atunci cand vei emite factura pe loc, se va trimite automat si pe emailul clientului.
Info 2: factura se va emite automat la urmatoarea data setata in recurenta; poti modifica manual aceasta data.
Acceseaza pagina Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri, etc.), apoi meniul Setari - butonul de Optiuni din bara de sus si apasa pe Facturare Automata (Abonamente).
Se va deschide o fereastra unde vei alege informatiile necesare:
1. Acceseaza tab-ul 1/3 Frecventa si seteaza urmatoarele
• Client
• Contract
• Referinta/Descriere
• Frecventa (la ce interval de timp se emite factura)
o O singura data (pentru aceasta optiune vei selecta ziua de emitere, adica “Data urmatoarei facturari”)
o Saptamanala
o Lunara
o La 2 luni
o La 3 luni
o La 6 luni
o Anuala
• Ziua de facturare – in functie de frecventa selectata vei putea alege fie o zi din luna, fie o zi din saptamana in care se va emite factura
• Urmatoarea emitere – se va completa automat in functie de ziua de facturare aleasa; poti modifica aceasta data manual daca doresti ca urmatoarea factura sa fie emisa in alta zi. De asemenea, atunci cand selectezi optiunea “O singura data”, vei completa aici data la care vrei sa programezi emiterea facturii.
• Data de oprire – poti seta o data la care aceasta recurenta va fi oprita automat (Atentie! Aplicatia opreste recurenta in ziua respectiva, cea setata la campul Data de oprire, la orele 01:00)
• Trimite pe email – bifeaza aceasta optiune daca doresti ca factura sa se trimita automat pe emailul clientului atunci cand se emite
• Ora trimitere mail – poti alege o ora la care sa fie trimis emailul catre client (se completeaza in format 24h – exemplu: 10:05)
2. Acceseaza tab-ul 2/3 Factura si seteaza: serie, moneda, scadenta, informatii suplimentare.
3. Acceseaza tab-ul 3/3 Produse/servicii si seteaza info despre articole.
La final apasa butonul Salveaza. Recurenta se va salva si va fi afisata in lista.
Editarea unei facturi automate (recurente)
Intra in pagina Vanzari > Abonamente (facturi recurente) si apasa oriunde pe randul cu recurenta pe care doresti sa o modifici (daca ai setat in trecut una sau mai multe recurente). Se va deschide fereastra cu detalii, unde poti face orice modificare (Client, Contract, Referinta/Descriere, Frecventa, Zi de facturare, Urmatoarea emitere, Data de oprire, Trimitere email si ora trimitere email). La final apasa Salveaza.
Oprirea unei facturi automate (recurente)
Intra in pagina Vanzari > Abonamente (facturi recurente) si apasa oriunde pe randul cu recurenta pe care doresti sa o opresti. In fereastra cu detalii, vei gasi, in partea de sus, butonul „Activa” pe care trebuie sa il debifezi. Apasa Salveaza. Poti oricand sa revii asupra unei recurente oprite si sa o reactivezi.
Stergerea unei facturi automate (recurente)
Intra in pagina Vanzari > Abonamente (facturi recurente) si bifeaza casuta de selectare de la inceputul randului) si apasa apoi iconita de stergere.
Mergi in pagina Vanzari - > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.), apasa butonul Adauga, avand selectata in partea stanga seria de factura dorita, apoi schimba tipul din Factura in tipul documentului pe care vrei sa il emiti:
- taxare inversa
- scutit cu deducere
- servicii cf. art. 311
- vanzari cf. art. 312
- operatiuni neimpozabile
- regim special cf. art. 314-315
- non-transfer
- factura simplificata
Completeaza clientul, articolele si celelalte informatii necesare. Apasa Salveaza.
Atunci cand facturezi un client strain, campul Cota TVA devine editabil. Astfel, poti introduce orice manual orice valoare pentru cota TVA, iar totalul se va calcula automat cand vei iesi din campul respectiv.
In pagina Vanzari - Facturi (Proforme, Avize, Bonuri, etc.) apasa butonul Cautare avansata.
Poti cauta dupa mai multe criterii, in functie de ce anume ai nevoie. De exemplu, poti cauta:
• toate documentele emise pentru un client
• toate facturile neincasate cu scadenta depasita ale unui client anume
• toate documentele de un anumit tip anulate/neincasate
• toate documentele emise intr-o anumita perioada / cu scadenta intr-o anumita perioada
• etc.
Dupa completarea filtrelor dorite, apasa butonul verde "Aplica".
Pentru accesarea meniului de actiuni pe o factura emisa ai la dispozitie doua modalitati:
Modalitate 1: Click dreapta pe randul cu factura
Modalitate 2: Click pe iconita de la inceputul randului pe care se afla factura
Facturile emise le gasesti in Vanari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.
Pentru a edita o factura/proforma sau orice alt tip de document emis, apasa oriunde pe randul cu respectiva factura/document. Efectueaza modificarile dorite si apasa Salveaza.
Pentru a edita o factura deja preluata in contabilitate, trebuie sa o marchezi mai intai pentru retrimitere.
1. Dai click dreapta pe factura - Alte actiuni - Marcheaza factura pentru retrimitere in conta
2. Apesi pe casuta de selectare din stanga facturii, apoi, in meniul de sus, apesi pe iconita Marcheaza facturile pentru a fi retrimise in contabilitate
Astfel, factura va aparea ca fiind nepreluata in contabilitate, iar contabilul o va putea prelua din nou la urmatoarea sincronizare.
Dupa apasarea butonului Retrimite factura in Conta, va aparea o fereastra pentru confirmare. Tot aici poti opta si pentru retrimiterea in contabilitate a incasarilor asociate facturii.
Pentru tiparirea/imprimarea unei facturi, aveti la dispozitie urmatoarele:
Modalitate 1: click pe iconita PDF de la inceputul randului
Modalitate 2: deschide meniul de actiuni (click dreapta pe factura) si apasa Tipareste
Pentru tiparirea/imprimarea unei facturi + chitanta, in ecranul de tiparire din partea de sus poti alege una dintre optiunile: Factura / Chitanta / Factura cu Chitanta.
Optiunea Factura cu Chitanta tipareste chitanta pe aceeasi pagina cu factura, daca abonamentul tau FGO include acest lucru.
Anularea unei facturi
Deschide meniul de actiuni al facturii (click dreapta pe factura) > Alte actiuni > Anuleaza
Anularea unei facturi incasate
Pentru a putea anula o factura deja incasata, sterge mai intai incasarile asociate. Apoi urmeaza pasii normali de anulare.
Anularea unei facturi preluate in contabilitate
Marcheaza mai intai factura pentru retrimitere in contabilitate. Apoi urmeaza pasii normali de anulare
*Anulare versus Stornare conform Codului Fiscal Art. 159 din Codul Fiscal: Corectarea informatiilor din facturi sau alte documente cu valoare fiscala se poate face prin:
• Anulare: daca documentul emis nu a fost trimis clientului, se poate anula si se emite un document nou
• Stornare: daca documentul a fost deja trimis clientului, se poate storna documentul initial, iar noul document va cuprinde informatiile, numarul si data documentului initial, valorile negative (cu semnul minus). De asemenea, se pot introduce pe factura storno noile valori corecte sau se pot trece intr-un nou document emis.
Deschide meniul de actiuni al facturii (click dreapta pe factura) > Alte actiuni > Storneaza
Dupa stornare, vechea factura va avea statusul Stornata si se va adauga automat o noua factura Storno cu aceeasi valoare, dar negativa (se adauga automat articolele din factura initiala cu valoare negativa).
Pe factura Storno se va insera automat in informatii suplimentare un text explicativ “Stornare factura Numar din Data” – o factura storno trebuie sa cuprinda numarul si data documentului initial.
Daca stornarea nu se face pentru intreaga valoare din factura initiala, poti modifica factura Storno cu orice valoare este necesara. De asemenea, pe aceeasi factura storno poti adauga noile articole cu valori corecte, daca este cazul.
*Anulare versus Stornare conform Codului Fiscal Art. 159 din Codul Fiscal: Corectarea informatiilor din facturi sau alte documente cu valoare fiscala se poate face prin:
• Anulare: daca documentul emis nu a fost trimis clientului, se poate anula si se emite un document nou
• Stornare: daca documentul a fost deja trimis clientului, se poate storna documentul initial, iar noul document va cuprinde informatiile, numarul si data documentului initial, valorile negative (cu semnul minus). De asemenea, se pot introduce pe factura storno noile valori corecte sau se pot trece intr-un nou document emis.
Pentru stergerea unei facturi, deschide meniul de actiuni al facturii (click dreapta pe factura) > Alte actiuni > Sterge.
Pentru a putea sterge o factura deja incasata, sterge mai intai incasarile asociate. Apoi urmeaza pasii normali de stergere.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
2. Deschide meniul de actiuni pentru o proforma (click dreapta pe proforma) > Alte actiuni > Genereaza factura din proforma.
Proforma se va sterge si se va emite automat factura aferenta. Factura astfel generata va avea seria setata in Registrul implicit
Pentru emiterea facturii dintr-un bon, urmeaza pasii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
2. Deschide meniul de actiuni pentru un bon (click dreapta pe bon) > Alte actiuni > Genereaza factura din bon.
Se va emite factura aferenta, incasata prin bonul respectiv. Factura astfel generata va avea seria setata in Registrul implicit.
Pentru emiterea facturii din aviz, urmeaza pasii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
2. Deschide meniul de actiuni pentru un aviz (click dreapta pe aviz) > Alte actiuni > Genereaza factura din aviz.
* Pentru emiterea unei facturi din mai multe avize:
2.* Bifeaza Avizele pe care vrei sa le incluzi intr-o singura factura. Apasa apoi butonul Genereaza factura din aviz, pe care il gasesti deasupra listei de facturi.
Se va genera automat factura continand toate articolele din avizele selectate. Pe fiecare articol din factura vor fi introduse automat detaliile cu numarul avizului din care face parte respectivul articol.
Poti seta seria implicita pentru Facturi, Proforme, Bonuri si Chitante pentru a fi utilizate la emiteri / generari automate precum:
• Generarea facturii din proforma
• Matching proforme – incasari prin procesarea automata a extraselor
• Adaugare incasare
Pentru aceasta urmeaza pasii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
2. Acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si apasa pe Schimba registrul implicit.
Pentru facturare in valuta (EURO, USD, alta moneda), urmeaza pasii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Setari > Facturare si alege una dintre cele trei categorii disponibile pentru Moneda:
a. Doar Leu(RON)
b. Leu(RON) EURO USD
c. Toate
In functie de categoria aleasa, in momentul in care emiti o factura, poti schimba moneda facturii.
Atunci cand adaugi o factura, in dreptul fiecarui articol, langa pretul unitar, vei gasi iconita calculator. La apasarea acesteia se va deschide o fereastra unde poti alege moneda din care vrei sa calculezi, data cursului (se preia automat cursul BNR), valoarea (pretul unitar pe care vrei sa il transformi) si un un procent aditional, daca este cazul.
Se va calcula automat pretul unitar pe produs in functie de aceste date.
Bifeaza optiunea “Afiseaza valoarea in valuta si cursul pe factura”: se va afisa automat o descriere a articolului continand aceste informatii.
Pentru descarcarea arhivei cu facturi urmeaza pasii:
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.)
2. Acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si apasa pe Descarcare multipla PDF-uri.
In fereastra aparuta, alege luna sau perioada din luna pentru care vrei sa descarci arhiva de facturi si completeaza adresa de email unde sa trimitem linkul de descarcare.
Bine de stiut:
Arhiva cu toate facturile/comenzi din perioada aleasa, are un timp de trimitere ce variaza de la 15/20minute pana la cateva zile, fata de momentul in care ai efectuat cererea; link-ul de descarcare il primesti pe eMail-ul cu care folosesti contul FGO, insa apare si sub forma unei notificari in contul companiei tale.
In pagina Facturare, deasupra listei de facturi, apasa butonul Exporta excel si alege una dintre optiunile:
• Exporta datele din pagina curenta
• Exporta primele 200 de inregistrari (cele mai recente 200 de inregistrari)
• Exporta inregistrari de la/pana la (1 este cea mai recenta inregistrare)
Pentru descarcarea anumitor facturi, proforme (ex.: un singur client), foloseste functia de Cautare avansata, de unde alegi ce facturi vrei sa se afiseze (un client anume, o perioada anume de emitere, facturi incasate, facuri neincasate etc.). Dupa filtrarea facturilor, foloseste functia dedescarcare in excel.
Despre profilul de factura
Profilul de factura se refera la forma vizuala a unei facturi / proforme / aviz etc. precum si la o serie de informatii afisate:
• Vizual: modelul facturii, culori, logo, imagine de fundal, marimea si stilul textului
• Informatii: bancare, informatii suplimentare (ex.: delegat)
• Alte optiuni: afisare stampila, tiparire chitanta in dublu exemplar, afisare cod articol pe factura, setarea unei anexe implicite, factura in alta limba.
Profilul de factura se gaseste in pagina Setari – Factura, la sectiunea Profile facturi. Poti modifica direct profilul implicit sau poti adauga mai multe profile de factura.
Definirea / modificarea unui profil – culori, logo, informatii etc.
In pagina Setari – Factura, mergi la sectiunea Profile facturi. Pentru modificarea unui profil, apasa pe numele acestuia. Pentru adaugarea unui alt profil, apasa pe “Adauga un profil nou”. In fereastra aparuta, in partea stanga vei gasi toate optiunile pe care le poti modifica. In partea dreapta se afiseaza o factura demo unde previzualizezi toate modificarile efectuate.
Model factura
Apasa pentru a schimba modelul PDF. Se va deschide o fereastra de unde poti alege un alt model. Daca nu ai nevoie de un format anume (ex.: doua facturi pe o pagina, model clasic cu tabel), iti recomandam sa folosesti modelul FGO, pe care il poti personaliza cum doresti. Modelele care permit personalizare avansata a culorilor si textelor sunt marcate cu steluta verde.
Texte afisate
Aceasta optiune permite modificarea tuturor textelor implicite afisate pe factura si afisarea/ascunderea anumitor informatii. Cu aceasta optiune poti crea un profil de factura in orice limba.
INFO: orice modificare efectuata va avea efect asupra tuturor textelor cuprinse in aceasta sectiune. Exemplu concret: atunci cand modificam sau ascundem un text din categoria Date furnizor, in momentul in care se apasa butonul Salveaza, se actualizeaza toate textele din factura. Astfel, facturile emise cu acest profil vor contine textele implicite din aceasta sectiune.
Culori si stiluri pentru text
Exista mai multe sectiuni in factura pentru care poti modifica culorile si stilul textelor. Pentru a vizualiza sectiunile, apasa pe Vezi toate sectiunile. Apoi apasa pe fiecare sectiune si efectueaza modificarile dorite (marime text, culoare text, fundal text, bold, italic).
INFO: poti modifica culoarea implicita a capului de tabel, selectand sectiunea respectiva si alegand o alta culoare de fundal. Pentru a alege o culoare, apasa butonul . De asemenea, poti personaliza factura utilizand culoarea sau culorile din logo-ul firmei tale: introdu codul hex aferent (codul format din semnul # si cele 6 cifre/litere). Bifeaza casuta din fata fiecarei optiuni pentru afisarea pe factura. Apasa iconita pentru a alege o imagine sau pentru a schimba imaginea deja aleasa. In modelul de factura FGO, poti alege afisarea logoului in partea dreapta pentru a ascunde imaginea implicita a modelului. Cand alegi imaginea de fundal (watermark) poti modifica gradul de opacitate al imaginii. Apoi apasa butonul Am ales.
Informatii bancare
Pentru o utilizare usoara, este recomandat sa completezi informatiile despre banci in pagina Setari - Firma. Astfel, in profilul de factura vei putea alege contul bancar din lista, fara a mai fi nevoie sa completezi manual numele bancii si IBAN-ul.
INFO: In cazul in care doresti sa afisezi mai mult de doua conturi bancare pe factura, poti completa manual informatiile, introducand pe un singur rand atat numele bancii, cat si IBAN-ul.
Daca ai definit mai multe profile de factura, poti alege care sa fie profilul implicit pentru fiecare serie de facturi/proforme/avize etc.
Mergi in pagina Setari > Serii documente, apasa pe o serie pentru modificare si alege profilul. Apoi apasa butonul Salveaza.
Pentru stergerea unui profil de factura, acceseaza pagina Setari > Profile Business si apasa iconita de stergere de pe cardul cu profilul pe care vrei sa il stergi.
Din meniul lateral, accesează pagina Setari - e-Factura.
Apasă butonul Conectează contul SPV și urmează indicațiile afișate în pagină.
După conectare, în aceeași pagină poți activa trimiterea automată. Astfel, toate facturile emise către PJ și instituții de stat se vor trimite automat în SPV.
Dacă nu dorești activarea trimiterii automate, le poți trimite explicit cu click pe factură, din pagina cu toate facturile emise.
Observatii:
-> În cazul în care conectarea contului a fost realizată cu succes, vei observa o notificare pe ecran sub forma unei casuțe care indică "Cont conectat -> OK". Poți să dai click pe această notificare și astfel procesul este finalizat.
-> Dar in situația în care întâmpini dificultăți în conectarea contului și primești un mesaj de eroare, te rugăm să verifici inițial dacă semnătura electronică este înregistrată sau actualizată la ANAF. Poți realiza această verificare accesând portalul anaf.ro-> autentificare certificat.
-> O altă opțiune este să încerci conectarea în FGO accesând o pagină în modul incognito. Însă, daca eroarea persistă, iar semnătura ta a fost recent autorizată în SPV, este posibil ca procesul de activare să necesite încă 1-2 zile înainte să poți utiliza serviciul API pentru trimiterea e-Facturilor.
Asigură-te că ai conectat contul SPV în FGO.
FGO permite transmiterea e-Facturii atât automat, fără intervenția utilizatorului, cât și cu click pe factură.
--> Transmiterea automată. Mergi în pagina Setari – e-Factura și activează opțiunea de trimitere automată. Alegi intervalul de timp de după emitere, când vrei să se transmită (de exemplu, la 1 zi de la emitere, la 2 zile etc.) și salvezi. Astfel, la fiecare emitere de factură către PJ sau instituții ale statului, FGO va transmite automat e-Factura in SPV conform setărilor tale.
--> Transmitere cu click. Mergi în pagina cu toate Facturile emise. Din meniul de acțiuni de pe factură, apasă Generare e-Factura sau apasă iconița e-Factura afișată automat în dreptul facturilor detectate a fi necesar să fie transmise în SPV. Se va deschide o fereastră nouă. Apasă butonul Trimite e-Factura la ANAF.
Bine de știut: Atunci când serverul ANAF este indisponibil, FGO va reîncerca automat încărcarea unei facturi în SPV la fiecare 45 de minute, timp de 4 zile, adică de aprox. 150 de ori (atât pentru transmiterea automată, cât și pentru transmiterea cu click pe factură).
Poți vedea toate e-Facturile trimise, precum și statusul lor sau recipisele aferente, în pagina e-Factura. Poți descărca recipisele primite de la ANAF din lista de acțiuni disponibile pe fiecare rând.
Audit e-Factura: poți vedea detalii despre trimiterea la ANAF, pe fiecare e-Factură trimisă.
Cum poți accesa auditul?
- fie din pagina e-Facturi, din lista de acțiuni disponibile pe fiecare rând în dreptul e-Facturii
- fie din pagina cu toate Facturile emise, apăsând iconița e-Factura care se afișează automat în dreptul facturilor care au fost trimise în SPV
Urmareste aici un video cu setarile pe care trebuie sa le faci pentru trimiterea automata a unei facturi in sistemul e-Factura al ANAF - Cum transmiti o factura in sistemul E-factura (ANAF), daca ai un cont FGO cu abonament
Mai multe detalii despre e-factura poti citi aici: e-Factura pe intelesul tuturor si aici: Sistemul national de facturare electronica integrat in solutia FGO
În contul FGO gratuit poți genera fișierul xml e-Factura, pe care va trebui ulterior să îl încarci manual în contul SPV (te vei conecta separat în SPV ANAF și vei urma procedura de încărcare de acolo).
Cum generezi XML-ul în contul FGO: în pagina cu Facturile emise, din meniul de acțiuni de pe factură, apasă Generare e-Factura. Se va deschide o fereastră nouă. Apasă butonul Descarcă e-Factura XML.
Urmareste aici un video cu pasii de trimitere a unei facturi in sistemul e-Factura al ANAF - Cum transmiti o factura in sistemul E-factura (ANAF), daca ai un cont FGO gratuit sau daca vrei sa faci asta manual
Mai multe detalii despre e-factura poti citi aici: e-Factura pe intelesul tuturor si aici: Sistemul national de facturare electronica integrat in solutia FGO
Care sunt cele mai frecvente erori de respingere transmise de ANAF, ce înseamnă și ce trebuie să faci?
Dacă primești una dintre erorile de mai jos, corectează informația din factură, regenerează XML-ul și retransmite în SPV. În cazul în care ai făcut modificări pe client, înainte de a regenera XML-ul, pentru a prelua aceste modificări în factură, deschide factura pentru editare și selecteaza din nou clientul.
⚠️ Eroare [BR-CL-23]: Unitatea de măsură este incorect setată sau lipsește.
💡 Rezolvare: editează factura și alege unitatea de măsură din lista disponibilă în FGO - acestea sunt conforme cu nomenclatorul ANAF.
⚠️ Eroare [BR-CO-17] sau [BR-O-09]: Starea plătitor TVA este incorect setată pentru emitent sau client.
💡 Rezolvare: Bifează în FGO opțiunea ”Plătitor TVA” pe client sau în setările firmei, după caz.
⚠️ Eroare [BR-RO-100]: Sectorul corespunzător municipiului București lipsește sau este incorect setat în adresa clientului
💡 Rezolvare: Editează clientul și alege din lista FGO astfel: București pentru câmpul Județ, iar in câmpul Localitate alege sectorul (după ce introduci primele 3 caractere - ”sec”).
⚠️ Eroare [BR-RO-110]: Lipsește țara sau localitatea clientului din adresă sau sunt incorect setate.
💡 Rezolvare: Editează clientul și alege țara/localitatea din lista disponibilă în FGO - acestea sunt conforme cu nomenclatorul ANAF.
⚠️ Eroare [BR-CO-10]: Această eroare survine atunci când suma valorilor nete (valoarea fără TVA) nu este egală cu suma liniilor cu valori nete din factură.
Pentru toate facturile la care FGO a reusit trimiterea in SPV, serverul ANAF intoarce o recipisa, sub forma unui identificator unic. Respectiva recipisa permite ca, in urmatoarele 60 zile, FGO sa se conecteze la ANAF si sa afle stadiul procesarii respectivelor e-Facturi. FGO se conecteaza la fiecare 5minute si, in calupuri de pana la 1000 de recipise, incearca citirea stadiului procesarii.
Daca ANAF nu considera ca sunt erori de procesare, raspunsul intors este 'efactura:stare=ok' si e-Factura este considerata raportata cu succes la ANAF.
Sunt cazuri in care ANAF intoarce un mesaj de eroare sau informare, ca in exemplele de mai jos:
1. 403_eroare_raspuns_citire_stare_efactura
2. efactura:stare=nok
3. efactura:stare=in prelucrare
4. efactura:execution_status=0
Pentru situatiile 3 si 4, FGO incearca din nou conectarea, nu mai devreme de 5minute, pana cand reuseste sa obtina raspuns de la ANAF care sa fie unul din cazurile 1 sau 2.
Cateodata raspunsul de la ANAF este exemplificativ de forma: 'E: validari globale SCHEMATRON eroare: BR-RO-100-Daca Codul tarii Cumparatorului BT-55 este RO si Subdiviziunea tarii Cumparatorului (BT-54) este RO-B (corespunzator Municipiului Bucuresti), atunci Localitatea Cumparatorului (BT-52) trebuie sa fie codificata folosind lista de coduri SECTOR-RO.'
In acest caz, este necesar sa corectati datele facturii din FGO, adaugand tara, judetul si localitatea din nomenclatorul de localitati corespunzator asociat judetului, atat pentru firma Dv in calitate de emitent cat si pentru clientul Dv; dupa salvarea noilor informatii adaugate, este necesar sa efectuati o noua actiune de trimitere a e-Facturii la ANAF.
Daca aveti un cont FGO platit si daca legatura la FGO - ANAF este functionala (autorizatie obtinuta intre reprezentantul PJ al firmei si utilizator al SPV-ANAF) , atunci o factura emisa in FGO poate fi explicit trimisa la ANAF, in conformitate cu captura de ecran urmatoare.
Daca apasati butonul de trimitere eFactura, FGO genereaza si xml-ul aferent.
Pentru ca FGO sa trimita cu succes eFactura, este necesar ca toate informatiile solicitate de ANAF pentru generarea eFacturii sa fie corect completate.
Bine de stiut:
Intr-un interval ce poate sa varieze intre 30 minute si cateva ore, interval dependent de incarcarea serverului ANAF, eFactura va fi fost urcata cu succes si FGO va arata auditul operatiunilor in acest caz, disponibil la linkul "Vezi audit e-Factura".
Daca din varii motive, incercarea de urcare a facturii in SPV - ANAF esueaza, FGO poate reincerca trimiterea. In cazul in care factura este emisa in ultimele 4 zile si nu s-au depasit 151 tentative de depunere/raportare; in caz de eroare trimitere e-Factura, toate incercarile ulterioare se fac la intervale ce nu pot fi mai mici de 30 minute, totalizand astfel o fereastra maxima de 20ore, timp in care serverul ANAF este asteptat sa raspunda cu confirmarea solicitarii de depunere.
Daca din auditul de trimitere veti constata ca e-Factura nu a reusit a fi trimisa la ANAF si au fost depasite fie cele 4 zile de la emitere fie au fost efectuate cele 151 de incercari, atunci puteti incerca sa efectuati urcarea manual a e-Facturii in SPV-ANAF.
Doar 2 mesaje de eroare sunt interpretate de la ANAF ca erori de trimitere e-Factura, pentru care FGO reincearca automat raportarea in SPV: "403_eroare_raspuns_incarcare_efactura" respectiv "eroare_apel_incarcare_efactura"
Atentie! Daca in contul dvs. FGO este afisat mesajul de tip "eroare pe raspunsul de incarcare e-factura", cel mai probabil ANAF face optimizari/modificari ale sistemului E-factura si e posibil ca uneori sa nu functioneze incarcarea automata.
Daca eroarea nu a disparut, poti reincerca tu manual retrimiterea e-facturii.
Daca dupa incercari repetate persista eroarea, solutia este reconectarea contului SPV in FGO accesand din meniu rubrica Setari > eFactura.
Dupa ce deconectezi si reconectezi contul SPV, retrimite e-facturile la Anaf din pagina Vanzari > Facturi (Proforme, Avize, Bonuri etc.).
De retinut: FGO reincearca automat retrimiterea facturii prin sistemul E-factura (in cazul unei erori din partea server-ului ANAF), timp de doua ore de la prima eroare.
In cazul in care intampini erori pe "raspunsul de incarcare E-factura ca rezultat temporar indisponibil" sau de "Conectarea la Anaf a expirat", poti efectua urmatoarele verificari:
Inainte de conectarea certificatului digital, este necesar sa urmezi pasii de mai jos:
-> apesi tasta F12 sau intri in meniul browserului de unde activezi modulul developer tools, ca in poza de mai jos:
-> ulterior, acceseaza sectiunea "Network" de sus din consola, de unde vei bifa "Preserve log" si vei apasa pe Doc, ca mai apoi sa apesi pe conectare precum in captura de ecran:
Atunci cand emiti o factura, daca emiti pentru un client pe care nu il ai salvat in contul FGO, acesta se va salva automat in lista de clienti.
Daca doresti sa adaugi clienti fara sa emiti facturi, mergi in pagina Vanzari - Clienti si apasa butonul Adauga. Completeaza datele necesare si apasa butonul Salveaza.
Client strain.
Cota TVA diferita atunci cand facturezi un client strain, campul Cota TVA devine editabil. Astfel, poti introduce manual orice valoare pentru cota TVA, iar totalul se va calcula automat cand vei iesi din campul respectiv.
Acceseaza pagina Vanzari > Clienti. Apasa pe clientul ale carui date doresti sa le modifici. Dupa modificare, apasa Salveaza. Aceste modificari vor aparea pe facturile pe care le emiti de acum inainte; nu se modifica datele din facturile anterior emise.
FGO permite salvarea unui agent de vanzari (utilizator) pe client. Astfel, doar acel utilizator poate accesa clientul in cauza (+rolul administrator care are acces la toate informatiile din solutia FGO).
De asemenea, atunci cand un utilizator adauga un client nou din pagina Comenzi, se va adauga automat agentul pe acel utilizator. Administratorul poate edita clientul pentru modificare.
In functie de modul tau de lucru, o comanda poate fi o simpla cerere de la un client sau o comanda ferma. Indiferent de acest lucru, comenzile pot fi inregistrate in FGO, utilizand seria sau seriile pe care le-ai setat in pagina Setari > Serii documente.
In pagina Vanzari > Comenzi si Devize, alege seria dorita si apasa Adauga. Completeaza campurile necesare si apoi Salveaza. Data de livrare se va afisa in PDF – poti lasa campul necompletat daca nu doresti sa afisezi o data de livrare.
Mergi in pagina Setari – Serii documente. Apasa butonul Adauga. Alege tip registru “Comenzi”. Completeaza seria, primul numar si alege utilizatorul sau utilizatorii care au acces la aceasta serie.
Apasa click dreapta pe o comanda pentru a accesa actiunile disponibile:
- Tipareste, Descarca PDF, Trimite pe email, Copiaza
- Alte actiuni: Anuleaza, Sterge, Finalizeaza, Genereaza factura, Proforma, Aviz (se vor salva automat in pagina Facturare), Vezi istoric pe comanda
Selecteaza comenzile dorite bifand casuta de la inceputul randului, apoi apasa butonul Genereaza factura din comenzi.
Selecteaza comenzile si apoi apasa butonul Descarca arhiva comenzilor selectate
Apasa butonul Exporta excel si alege optiunea dorita. Exportul in excel este similar cu exportul facturilor in excel.
In pagina Comenzi apasa butonul Cautare avansata.
Poti cauta dupa mai multe criterii, in functie de ce anume ai nevoie. De exemplu, poti cauta:
- toate comenzile adaugate de un anumit agent (utilizator)
- toate comenzile adaugate pentru un client
- comenzile adaugate intr-o anumita perioada de timp
- comenzi finalizate etc.
Dupa completarea filtrelor dorite, apasa butonul albastu de cautare.
Atunci cand emiti o factura, articolele pe care le adaugi in respectiva factura se vor salva automat in lista de articole.
Daca vrei sa adaugi articole fara a emite o factura, mergi in pagina Produse si servicii (Articole) si apasa butonul Adauga. Completeaza datele necesare si apasa butonul Salveaza. Poti completa pretul unitar sau pretul cu tot cu TVA, calculele aferente se vor face automat.
Daca vrei sa modifici un articol existent mergi in pagina Produse si servicii (Articole), da click pe numele articolului respectiv si apoi modifica ceea ce doresti.
La final da click pe butonul "Salveaza".
Poti adauga cantitatile articolelor direct in FGO prin mai multe modalitati:
• Manual, in pagina Vanzari > Produse si servicii (Articole): apasa pe un articol pentru editare, completeaza cantitatea pe coloana Stoc si apasa Salveaza
• Din pagina Cumparari/Cheltuieli > Facturi furnizori: dupa ce adaugi o factura, in partea stanga vei gasi sectiunea “Actualizare stoc”, unde poti adauga stocurile pentru articolele din lista ta (asigura-te inainte ca ai activat optiunea Stoc in Setari > Factura > Articol - Stoc Articol)
Dupa salvare, stocurile articolelor se actualizeaza automat.
• (doar pentru conturile cu abonament Premium sau Exterprise): Prin adaugarea unui NIR, in pagina Documente - NIR. Dupa crearea unui NIR, stocurile se adauga automat pe articolele selectate.
Inregistrarea facturilor FGO cu descarcarea corecta a articolelor din depozitele dorite in SAGA:
In tutorialul de mai jos, vei intelege cum se exporta toate gestiunile cantitative din SAGA in FGO si apoi le vei folosi direct in FGO, pentru a putea inregistra corect facturile. Stocurile din SAGA se vor descarca automat la preluarea facturilor din FGO, pe baza alegerii utilizatorilor FGO la momentul emiterii facturii.
Vezi video: Inregistrarea facturilor FGO cu descarcarea corecta a articolelor din depozitele dorite in SAGA
Preluarea stocurilor din SAGA:
1. Asigura-te ca ai activat stocurile in FGO (Setari > Facturare - Articol - Stoc articol)
2. Utilizatorul SAGA trebuie sa exporte datele din SAGA
3. Actualizeaza stocurile in FGO (Setari-SAGA-Incarca date venite din SAGA)
Aici vei putea alege datele pe care vrei sa le importi din SAGA.
In pagina Vanzari - Facturi, acceseaza Optiuni din bara de sus si apasa “Actualizeaza stocuri SAGA”
Poti grupa articolele in categorii, pentru o afisare mai clara si pentru a vedea rapoarte de vanzare periodice pe articole sau categorii de articole.
Pentru a seta o categorie pe un articol, apasa pe campul Categorie din dreptul articolului respectiv. Alege categoria din lista sau adauga una noua.
Pentru a adauga o categorie, apasa pe campul categorie din dreptul unui articol si apasa butonul Adauga/Editeaza. In fereastra care se deschide, completeaza numele categoriei, alege o culoare reprezentativa (poti introduce orice alt cod de culoare doresti) si apasa “Adauga”. Tot aici poti edita o categorie existenta, apasand pe aceasta. Dupa efectuarea modificarilor, apasa Salveaza. Pentru a sterge o categorie, bifeaza casuta de la inceputul randului si apoi apasa iconita cos de gunoi care se afiseaza.
Foloseste butonul Exporta in excel pentru a descarca lista de articole in document excel.
Functionalitatea de mapare articole se refera la asocierea unui produs citit dintr-o factura de intrare cu alt produs pe care il ai deja salvat in lista proprie de articole. Aceasta optiune o regasesti in meniul lateral la vanzari -> produse si servicii -> click pe pictograma cu simbolul lantului si in pagina de cumparari/cheltuieli -> facturi furnizor, inaintea casutei de articol, atunci cand adaugi factura.
Astfel, dupa ce accesezi butonul de mapare poti adauga furnizorii de la care primesti factura si cuvantul cheie pe care daca il contine articolul din factura furnizor, sistemul FGO il va aloca produsului din rubrica de produse si servicii pe care faci maparea.
In functie de tipul de abonament, sunt anumite limite ale acestei functionalitati: in abonamentul Premium ai 1 furnizor si 1 cuvant cheie per articol, iar la abonamentul Enterprise 3 furnizori si 6 cuvinte cheie per articol.
Pentru a accesa ecranul cu incasari pe o factura, fie apesi pe iconita Incaseaza rapid ce apare in coloana "Scadenta", fie deschizi meniul de actiuni al facturii (click dreapta pe randul cu factura sau click pe cele trei puncte - "..." - aflate la inceputul randului pe care se afla factura).
Pentru a accesa incasarile de pe o factura, apasa click dreapta pe factura si apoi pe Incasari
Deschide ecranul de incasari, alege tipul incasarii, completeaza toate detaliile si apasa Salveaza.
Pentru cazul in care doresti sa incasezi mai multe facturi dupa acelasi tip de incasare de banca, este necesar sa apasi dublu click pe iconita de banuti. Astfel incasarea rapida se poate face fara ca utilizatorul sa trebuiasca sa re-confirme suma (presupus a fi integral incasata) dar si restul informatiilor despre contul de incasare, moneda si data.
Intra in meniul aplicatiei FGO (partea stanga a ecranului) acceseaza Incasari (OP si chitante), apoi apasa butonul Adauga (poti selecta seria dorita de chitante inainte de adaugare).
Alege clientul si completeaza suma. In functie de clientul ales, in coloana "Facturi" iti vor aparea facturile emise pentru respectivul client. Poti alege una, mai multe sau niciuna. Facturile selectate vor fi marcate automat ca incasate.
Modificarea unei incasari:
Pentru modificarea unei incasari, trebuie sa apasati pe aceasta si sa salvati modificarile apoi.
Stergerea unei incasari:
In pagina Vanzari - Facturi, deschide ecranul de incasari al unei facturi - mergi in dreptul facturii fara sa dai click pe nimic si iti apare meniul:
Apoi apasa iconita Vezi incasari si iconita de stergere din dreptul incasarii pe care doresti sa o stergi. Apasa apoi butonul Salveaza.
Incasarile nu se pot anula. Pot fi modificate sau sterse.
Din meniul din partea dreapta sus a ecranului, da click pe denumirea contului (denumirea firmei) si deschide pagina Contul meu.
Completeaza numele tau in campul “Nume afisat” si apoi Salveaza. Se va afisa automat numele utilizatorului care emite chitanta. In lipsa numelui se va afisa adresa de email cu care este creat contul FGO.
Conectarea contului procesatorului de plati (EuPlatesc, mobilPay, ING WebPay):
Mergi in pagina Setari > Procesatori de plati si alege tab-ul corespunzator procesatorului de plati (EuPlatesc, mobilPay, ING WebPay). Conecteaza aici contul tau la procesatorul respectiv sau creeaza un cont nou direct din FGO (vezi spre exemplu instructiunile in Ghidul PDF pentru mobilPay)
Este necesar ca in contul MobilPay sa ai creat un cont de comerciant care sa contina particula FGO. Afisarea linkului de plata pe factura:
Dupa ce ai conectat contul tau mobilPay in FGO (si te-ai asigurat ca ai contractul semnat cu mobilPay), poti afisa linkul de plata pe facturile emise din FGO. Astfel, clientii tai vor putea achita facturile online, cu cardul.
• Poti opta pentru afisarea automata a link-ului de plata pe toate facturile/comenzile pe care le vei emite: in Setari > Procesatori de plati > mobilPay activeaza optiunea “Afiseaza link de plata pe facturi”/“Afiseaza link de plata pe comenzi”
• Daca nu doresti link de plata pe toate facturile, poti afisa manual link-ul pe fiecare factura atunci cand o emiti. In ecranul de adaugare factura, activeaza bifa Plata online.
FGO proceseaza automat extrasele bancare, borderourile de la curieri sau de la alti parteneri precum mobilPaysi eMag Marketplace.
Scopul procesarii automate este de a asocia facturile inca neincasate pe care le-ai emis in FGO de incasarile pe care le-ai primit prin unul din canalele mai sus mentionate (banca, curier etc.).
De asemenea, procesand extrasele bancare in FGO, vei avea o evidenta a platilor tale efectuate prin banca.
Astfel, vei avea o situatie clara si actualizata asupra statusului facturilor tale, precum si a platilor tale bancare. Extrasele bancare le descarci din contul tau online banking, in format csv sau excel, dupa caz
Acceseaza meniul Incasari si plati > Curieri si procesatori Procesare extrase si apasa butonul Adauga. Alege una dintre categoriile disponibile: Procesator, Curier / alt procesator.
Se va deschide o fereastra, de unde vei putea alege procesatorul/curierul/partenerul cu care FGO este integrat. Completezi numele pentru o identificare usoara, moneda si apesi Salveaza.
Info: in cazul in care procesatorul sau curierul nu se afla in lista celor integrate in FGO, ne poti trimite un email pe suport@fgo.ro referitor la acest lucru.
Adaugarea extrasului
1. Descarca fisierul csv sau xls din contul tau de la procesatorul de plati, de la curier sau de la banca.
2. Acceseaza un cont definit in prealabil in FGO, intr-una din paginile Incasari si plati > Conturi bancare sau Incasari si plati > Curieri si procesatori.
Apasa butonul Extrase de la procesatorul, curierul sau banca respectiva, iar in pagina care se deschide da click pe Alege fisier excel sau csv.
Procesarea incasarilor
Se vor prelua automat atat incasarile, cat si platile din extrasul respectiv. Atunci cand sunt gasite informatii relevante (in functie de numele platitorului, numarul facturii, suma, data etc.), incasarile sunt asociate automat facturilor sau proformelor emise. Asocierile efectuate automat se vor afisa in partea de sus (Tranzactii procesate/in procesare). Pentru fiecare dintre ele ai optiunea sa salvezi sau sa stergi asocierea. Poti selecta mai multe simultan. Atunci cand salvezi o asociere facuta intre o incasare si o proforma, factura aferenta se va genera automat, iar facturile vor fi marcate automat ca incasate.
!!! Nu uita sa verifici informatiile inainte de a salva asocierile automate, mai ales in cazul in care suma incasata difera de suma facturii. Incasarile pentru care nu s-a gasit automat o factura vor fi afisate in partea de jos (Tranzactii neprocesate). Poti selecta cate o incasare si o factura pentru a le asocia.
Procesarea unei incasari aferente mai multor facturi
In cazul in care ai o singura incasare pentru mai multe facturi, vei putea asocia, pe rand, incasarea respectiva cu cate o factura. Dupa fiecare asociere facuta, se va afisa automat diferenta ramasa. Pentru asociere, bifeaza incasarea (in partea stanga) si factura (in partea dreapta).
Vezi si video: Procesarea automata extraselor bancare (incasari si plati)
Acceseaza din meniul lateral pagina Incasari si plati > Tranzactii bancare.
Daca ai procesat deja extrase pentru incasari, vei vedea aici platile aferente din respectivele extrase. Pentru procesarea unui nou extras, apasa butonul Adauga extras plati.
Vei fi redirectionat(a) in pagina cu conturile bancare pe care le-ai definit. Alege contul dorit si incarca extrasul. Se vor afisa incasarile din acel extras si trebuie sa mergi in pagina Incasari si plati > Tranzactii bancare, unde vei regasi toate platile importate.
Pentru a seta o categorie de plata, acceseaza meniul Incasari si Plati > Tranzactii bancare si da click pe iconita Setari (partea de sus a paginii) alegand "Seteaza categoria de plata".
Setarea acestor informatii te va ajuta sa vezi analize cat mai detaliate in dashboardul Vezi analiza, pe care il gasesti in aceeasi pagina dupa ce dai click pe iconita de Setari.
Pentru a seta categoria sau centrul de cost, apasa “alege” pe randul respectiv. Vei putea alege din lista daca ai adaugat deja categorii/centre de cost sau vei putea adauga o inregistrare noua.
Adaugarea sau editarea categoriei / centrului de cost
Intra in fereastra de adaugare.
Completeaza numele categoriei, alege culoarea aferenta (sau introdu codul hex pentru o culoare anume) si apasa Adauga. Pentru editarea unei categorii deja salvate, apasa pe numele categoriei afisate in lista de jos. Se vor incarca informatiile despre acea categorie pe care le vei putea modifica. Apasa Salveaza.
Setarea unei categorii pentru mai multe plati simultan
Selecteaza platile dorite (prin bifarea casutei de la inceputul randului). Apoi selecteaza categoria deasupra tabelului cu plati, dupa care apasa Seteaza categoria.
Procesarea automata a extraselor
Din pagina Incasari si plati - Procesare Extrase - FGO proceseaza automat extrasele bancare, borderourile de la curieri sau de la alti parteneri precum mobilPay si eMag Marketplace. Scopul procesarii automate este de a asocia facturile inca neincasate pe care le-ai emis in FGO de incasarile pe care le-ai primit prin unul din canalele mai sus mentionate (banca, curier etc.). De asemenea, procesand extrasele bancare in FGO, vei avea o evidenta a platilor tale efectuate prin banca. Astfel, vei avea o situatie clara si actualizata asupra statusului facturilor tale, precum si a platilor tale bancare.
Procesarea extrasului eMag Marketplace / curieri / procesatori de plati
Vezi video: https://youtu.be/7_fFWvZiCzE
Procesarea extraselor eMag Marketplace, de la curieri si procesatori de plati (mobilPay, EuPLatesc, ING WebPay) se face in doi pasi:
PAS 1: adaugarea extrasului/borderoului in FGO (pentru asocierea tranzactiilor cu facturile emise).
Mergi in pagina Incasari si plati > Curieri si Procesatori.
Daca nu ai deja contul definit pentru curier, eMag Marketplace sau procesator, seteaza mai intai contul
exemplu:
Incarca apoi extrasul sau borderorul (format csv/excel). Astfel, tranzactiile din borderou vor fi asociate cu facturile emise. Salveaza asocierile facute intre facturi si tranzactii.
PAS 2: inchiderea borderoului cu incasarea aferenta din banca (prin procesarea extrasului bancar)
Mergi in pagina Incasari si plati > Tranzactii bancare si acceseaza contul bancar definit in FGO in care ti-au fost virati banii de catre eMag Marketplace, mobilPay sau curier. Adauga extrasul descarcat din contul tau online banking pentru a incarca incasarea de la procesator / eMag Marketplace / curier.
exemplu:
La fel ca in cazul facturilor de la furnizori, poti trimite fisierele cu extrasele bancare ca atasament in email, catre adresa de email FGO a firmei tale pentru extrase. Aceasta adresa este de tipul CUI@extrase.fgo.ro si o poti gasi in pagina Documente > Extrase bancare lunare.
Acceseaza pagina Documente > Extrase bancare lunare, apasa butonul Adauga si alege fisierul pe care doresti sa il adaugi.
Fisier ALPHA BANK necesar in FGO pentru procesare:
Pentru ING Banking, dupa ce va logati in contul ING, accesati Rapoarte si extrase - Raport tranzactii - Schimba filtre - Aplica filtre - Exporta xls - Descarca.
Pentru ING Business, fisierul necesar pentru procesare se afla in ecranul principal, mergand la meniul Conturi - Exporta - se selecteaza Istoric conturi (CSV) - se pun filtrele dorite apoi se apasa pe fisierul din lista.
Fisier Fan Curier necesar in FGO pentru procesare:
Fisier Fastius necesar in FGO pentru procesare:
Fisier NEMO Curier necesar in FGO pentru procesare:
Daca ai conexiune cu SAGA, asigura-te ca introduci in campul Cont contabil exact acelasi cont (analitic) ca in SAGA. Astfel, la preluarea incasarilor din FGO in SAGA, acestea se vor sincroniza automat in contul aferent.
Important: inregistrarile efectuate in registrul de casa nu se transmit in SAGA. Registrul de casa este un instrument pentru evidenta interna.
Cu ajutorul registrului de casa poti tine evidenta banilor din casa. Registrele de casa se preiau automat din Setari > Incasare, dar poti adauga mai multe registre de casa diferite in functie de utilizator, locatie sau alt criteriu.
Pentru accesarea registrelor de casa existente, acceseaza pagina Incasari si Plati > Registrul de casa.
Pentru adaugarea unui registru nou, acceseaza pagina Incasari si Plati > Registrul de casa si apasa butonul "Adauga registrul de casa"
Completeaza denumirea, contul contabil (acelasi analitic ca in SAGA, daca ai conexiune SAGA), alege utilizatorii care au acces la acest registru si apasa Salveaza.
Registrul de casa poate fi setat pe utilizator: aloca cate un utilizator pentru fiecare inregistrare tip “Casa”.
Poti vedea soldul curent afisat fie in pagina Registrul de casa (in dedesubtul casetei cu denumirea registrului), fie in partea dreapta a paginii cu detalii aferenta registrului.
Pentru a actualiza automat soldul curent final cu o alta suma, acceseaza Actualizeaza sold (partea de sus a ecranului > inconita Setari > Optiuni). In fereastra aparuta completeaza soldul corect si apasa Actualizare. In functie de suma introdusa, se va face automat o adaugare sau o scadere. Daca vrei sa actualizezi soldul prin adaugarea sau scaderea unei sume, poti folosi buronul Adauga – actualizare. Completeaza suma cu care vrei sa actualizezi (pozitiva sau negativa) si apasa Salveaza
Pentru a inregistra o depunere sau o plata, acceseaza pagina Incasari si Plati > Registrul de casa, apoi da click pe denumirea registrului de casa. In pagina care se deschide, selecteaza actiunea dorita de pe butonul Adauga: depunere / actualizare / retur/storno / retragere/plata.
Suma introdusa atat pentru depunere, cat si pentru plata, va fi intotdeauna pozitiva. FGO adauga sau scade automat, in functie de tip (adauga pentru depunere, scade pentru plata)
Pentru fiecare depunere sau plata inregistrata, se va genera automat PDF cu dispozitie de plata sau dispozitie de incasare. Pentru a edita modelul dispozitiilor, acceseaza un registru de casa si apasa butonul Optiuni din bara de sus.
Editarea este similara cu editarea modelelor de contracte si oferte. Ai la dispozitie o serie de variabile pe care le poti insera in document. Variabilele se inlocuiesc automat cand se genereaza documentul, daca aceste informatii exista salvate in contul FGO.
Atunci cand adaugi o factura de la furnizor, daca adaugi pentru un furnizor pe care nu il ai inca salvat in contul FGO, acesta se va salva automat in lista de furnizori din meniu.
Daca doresti sa adaugi furnizori fara sa adaugi facturi, mergi in pagina Cumparari/Cheltuieli > Furnizori si apasa butonul Adauga. Completeaza datele necesare si apasa butonul Salveaza.
Acceseaza pagina Cumparari/Cheltuieli > Furnizori. Apasa pe furnizorul ale carui date doresti sa le modifici. Dupa modificare, apasa Salveaza.
Atentie! Aceste modificari vor aparea pe facturile pe care le adaugi de acum inainte; nu se modifica datele din facturile adaugate anterior.
Pentru a adauga manual o plata (in cont de casa/banca) pe o factura de la Furnizor, apasa click pe simbolul din dreptul coloanei Scadenta-Adauga plata, conform captura de ecran exemplificativa:
In aceasta Sectiune va puteti adauga toate documentele societatii dumneavoastra, cum ar fi actul constitutiv, CUI, Specimen de semnatura, Certificat TVA etc., astfel incat sa aveti acces oricand aveti nevoie la aceste documente.
Sectiunea se doreste a va fi utila in organizarea documentelor societatii si accesul rapid si facil la acestea.
Poti sa organizezi activitatile angajatilor, sa aloci sarcini, sa setezi termene limita si sa urmaresti rezolvarea lor. Utilizatorii care au acces la Activitati pot vedea toate activitatile adaugate.
In plus, poti crea categorii de activitati cu servicii tarifare, per client, pentru inregistrarea orelor lucrate si emiterea automata a facturii, pe baza timpului lucrat. Implicit, vei avea doua categorii deja create:
• Activitatile mele: vei vedea toate activitatile care ti-au fost alocate tie, indiferent de categoria/proiectul din care fac parte
• Toate activitatile: sunt afisate toate activitatile firmei, indiferent de persoana responsabila sau proiectul din care fac parte
De asemenea, poti crea proiecte care sa subsumeze activitati, cu termene si responsabili.
Pentru organizarea activitatilor:
1. In pagina Activitati, apasa butonul Adauga.
2. Completeaza numele categoriei si apasa butonul Salveaza.
Se va deschide automat pagina unde poti adauga activitati.
Pentru organizare:
1. Deschide categoria / proiectul dorit si apasa butonul Adauga activitate.
2. Completeaza numele activitatii, introdu cateva detalii (optional), alege responsabilul si seteaza un termen limita pentru rezolvare.
Pentru monitorizarea orelor lucrate:
1. Deschide categoria / proiectul dorit (de tip servicii tarifare) si apasa butonul Adauga activitate.
2. Alege serviciul facturat si persoana responsabila.
Poti alege data si ora de inceput + data si ora de sfarsit pentru calculul automat al numarului total de ore lucrate sau poti introduce direct numarul de ore.
FGO permite inregistrarea condicii de prezenta, cu ora de venire, ora de plecare si pauze. Pe baza condicii de prezenta, se poate genera automat pontajul lunar, fie conform inregistrarilor din condica de prezenta, fie conform normei de lucru aferente fiecarui angajat.
Pentru categoria Task-uri & Pontaj angajati, exista urmatoarele drepturi:
Vizualizare pontaj angajati – permite vizualizarea pontajului celorlalti angajati ai firmei
Pontaj propriu – fiecare angajat are dreptul sa inregistreze pontajul propriu+ concedii
Adaugare & modificare pontaj angajati – permite editarea pontajului celorlalti angajati
Activitati – permite acces deplin la sectiunea de Activitati
Poti adauga angajati utilizatori care vor avea acces doar la pontaj, pentru a le permite sa introduca singuri pontajul propriu (condica de prezenta):
1. Acceseaza pagina Setari - Utilizatori
2. Adauga utilizatori folosind adresa lor de email
3. Pentru fiecare utilizator, seteaza drepturile de acces (bifeaza optiunile la care vrei sa le oferi acces).
Pentru categoria Pontaj si activitati, exista urmatoarele drepturi:
o Pontaj propriu – fiecare angajat are dreptul sa inregistreze propria condica de prezenta + concedii
o Vizualizare pontaj angajati – permite vizualizarea pontajului celorlalti angajati ai firmei
o Adaugare & modificare pontaj angajati – permite editarea pontajului celorlalti angajati
o Activitati –permite acces deplin la sectiunea de Activitati
* Daca doresti sa introduci tu pontajul pentru toti angajatii, fara sa le oferi lor acces, poti adauga in solutie angajati fara utilizator, direct in pagina Pontaj angajati. Acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si apasa >> Setari angajati.
Apasa apoi butonul Adauga, completeaza informatiile si salveaza. Important: pentru angajatii astfel adaugati vei introduce tu pontajul/condica de prezenta. Daca doresti sa le oferi acces pentru a completa singuri, creeaza-le utilizatori, asa cum este explicat mai sus.
Din pagina Pontaj angajati, acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si alege Setari sucursale. Apasa butonul Adauga, completeaza numele sucursalei si Salveaza. Apoi mergi in pagina Setari angajati pentru a asocia cate o sucursala fiecarui angajat.
Pentru a sterge o sucursala, selecteaza casuta de la inceputul randului si apoi apasa iconita de stergere. Daca sucursala a fost alocata unui angajat, se va elimina automat.
Din pagina Pontaj angajati, acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si alege Setari departamente. Apasa butonul Adauga, completeaza numele departamentului si Salveaza. Apoi mergi in pagina Setari angajati pentru a asocia cate un departament fiecarui angajat.
Pentru a sterge un departament, selecteaza casuta de la inceputul randului si apoi apasa iconita de stergere. Daca departamentul a fost alocat unui angajat, se va elimina automat.
In contul lor FGO, in pagina Pontajul meu, angajatii utilizatori pot introduce zilnic ora la care au ajuns, ora la care au plecat si pot inregistra pauzele efectuate. De asemenea, isi pot inregistra zilele de concediu.
Dupa apasarea butonului Salveaza, pontajul poate fi vizualizat instantaneu si in contul FGO al administratorului.
Prin aplicatia FGO Pontaj pentru telefon (iOS / Android) Angajatii utilizatori care detin un telefon cu Android sau iOS, au posibilitatea sa inregistreze pontajul direct de pe telefon.
Vor instala pe telefon aplicatia gratuita FGO Pontaj si se vor autentifica cu contul lor FGO.
Se apasa butoanele START si STOP la inceput si final de zi.
Se pot inregistra pauze apasand butonul Pune pauza / Reia lucrul.
Timpul lucrat se calculeaza automat.
Toate informatiile se salveaza automat si se afiseaza si in contul administratorului.
Daca doresti sa introduci tu pontajul pentru toti angajatii, fara sa le oferi lor acces, poti adauga in solutie angajati fara utilizator, direct in pagina Pontaj angajati. Acceseaza meniul Optiuni din bara de sus si apasa Setari angajati. Apasa apoi butonul Adauga, completeaza informatiile si salveaza.
Important: pentru angajatii astfel adaugati vei introduce tu pontajul/condica de prezenta.
Daca doresti sa le oferi acces pentru a completa singuri, creeaza-le utilizatori in pagina Setari - Utilizatori.
Pentru adaugarea zilelor lucrate se apasa butonul +Zile lucrate. Se selecteaza apoi zilele/angajatii si se apasa Salveaza.
Zilele lucrate se vor completa automat cu ora de inceput si ora de sfarsit din setarile fiecarui angajat.
Pentru a edita orele inregistrate intr-o zi, deschide condica lunara a angajatului pentru care vrei sa faci modificari, apasand pe numele lui.
Dupa efectuarea modificarilor apasa Salveaza.
Pentru export in excel a condicii de prezenta, acceseaza Task-uri & Pontaj angajati > Pontaj angajati > apasa butonul Excel si alege optiunea Condica prezenta. Se va descarca un fisier excel cu toate inregistrarile salvate pentru fiecare angajat: ora de inceput, ora de sfarsit si timp total lucrat (tine cont de pauzele inregistrate).
In pagina Pontaj angajati, apasa butonul Excel si alege optiunea Pontaj (conform normei de lucru). Se va descarca un fisier excel in care, pentru fiecare angajat, se va completa automat numarul de ore setat ca norma de lucru (in setarile angajatului), pentru zilele in care exista inregistrari facute. Zilele in care nu exista nimic inregistrat vor ramane goale, iar pentru zilele de concediu se va trece tipul concediului.
Apasa butonul de tiparire si alege Condica prezenta sau Pontaj. Condica de prezenta va tipari orele de inceput, de sfarsit si timpul total lucrat, exact asa cum au fost ele inregistrate. Pontajul va tipari numarul de ore conform normei de lucru.
Poti emite automat o factura care sa cuprinda mai multe activitati.
Activitatile trebuie sa aiba statusul Finalizat. Pentru a seta o activitate ca Finalizata, bifeaza la Status butonul Finalizat. Poti, totodata, sa setezi optiunea “Data de finalizare” atunci cand esti in editare (cand adaugi sau cand modifici o activitate).
FGO calculează automat pretul (valoarea totala) pe baza numarului de ore lucrate. Bifeaza activitatile finalizate pentru care vrei sa emiti factura si apoi apasa butonul Emite factura sau Alege factura existenta. Factura se emite automat in RON.
Poti modifica manual factura, in pagina Facturare:
• Modifici moneda facturii daca doresti sa emiti in alta moneda;
• Daca doresti sa emiti in RON, considerand sumele din activitati in alta moneda, poti folosi instrumentul de calculare a pretului din valuta astfel: o Apasa pe articol pentru editare o Apasa iconita de langa pretul unitar. Se va deschide o fereastra unde selectezi moneda (valuta). Astfel se va calcula automat pretul in lei din moneda selectata. Vezi si Facturare in RON cu calcul din alta moneda.
• Poti adauga/elimina articole
Accesand din contul FGO sectiunea Documente > Declaratii contabile aveti posibilitatea de a adauga balantele contabile din programul de contabilitate SAGA.
Pentru a putea incarca o balanta in program, aceasta trebuie descarcata din SAGA, sa contina minim informatiile Rulaje perioada, Sume totale si Solduri finale si sa fie pentru societatea din contul FGO (sa aiba acelasi cod unic de inregistrare). Acestea sunt informatiile pe care noi le prelucram in platforma FGO.
De asemenea, acestea pot fi transmise pe email catre adresa dedicata cui_firma@.fgo.ro si astfel le veti putea vizualiza direct in contul FGO.
Din balantele incarcate preluam datele si le calculam si afisam structurat in Dashboardul FGO, sectiunea Analiza balante, pentru ca Dvs. sa aveti o evidenta mai detaliata a activitatii.
Optiunea este momentan disponibila in versiune beta, inca in testare, insa va incurajam sa o utilizati si, eventual, sa ne transmiteti feedbackul Dvs.
Sunt acceptate balante care contin: Rulaje perioada, Sume totale si Solduri finale
Regulile de interpretare a sumelor tin cont de tipul contului astfel:
- pentru conturile de credit se folosesc sumele regasite in rulajele creditoare
- pentru conturile de debit se folosesc sumele regasite in rulajele debitoare
- pentru conturile de credit-debit rezultatul se determina prin diferenta dintre rulaje creditoare si rulaje debitoare
- pentru soldurile finale C-D se foloseste diferenta dintre rulaje creditoare si rulaje debitoare cu exceptia cazului cand sunteti in prima luna a anului si aveti sold din anul precedent
Pentru cazul in care folositi export de balanta pe solduri, sumele folosite la calcul se determina din totalurile disponibile in balanta.
In FGO iti poti adauga centre de cost pentru a urmari mai usor cheltuielile si incasarile generate de centrele de cost respective.
Centrele de cost – sunt "elemente" din cadrul unei companii pentru care este necesara o masurare distincta a costurilor pe care acestea le genereaza. Aceste elemente pot fi: departamente, echipamente, persoane, proiecte etc.
Acceseaza sectiunea Setari > Centre de cost, adauga denumirea Centrului de cost si codul Centrului de cost, apoi salveaza.
Ulterior adaugarii centrelor de cost, poti asigna facturile emise si facturile furnizori pe aceste centre de cost pentru a urmari facil veniturile si cheltuielile generate de centrele de cost. Pentru aceasta trebuie sa accesezi Setari > Facturare si in tab-ul "Setari facturare" sa bifezi optiunea "Centru de cost".
Trimite acum notificari automat clientilor tai cu privire la scadenta, intarziere plata si trimitere factura. Acceseaza Setari > Email > Mesaje, alege unul dintre mesajele disponibile si personalizeaza-l.
Pentru toate notificarile ai posibilitatea si de generare automata, respectiv de fiecare data cand se intrunesc conditiile, notificarea va fi creata si o vei putea trimite din Dashboard > "Notificari catre clienti", de unde este necesar ca un utilizator sa verifice notificarile generate si sa aprobe trimiterea lor.
Important: Pentru notificarile setate se va incepe generarea incepand cu ziua de maine, in functie de setarile efectuate pentru emiterea facturilor iar trimiterea pe email a notificarilor generate o veti face accesand din meniu rubrica Setari-Notificari catre clienti.
Daca ai nelamuriri cu privire la functionalitatile FGO, ne poti trimite intrebarile tale la email suport@fgo.ro
De asemenea, poti utiliza chat-bot (suportul digital) pe care il accesezi din meniul Helpdesk. Sistemul informatic iti va afisa rezultate in functie de cuvintele pe care le vei folosi la interogare.
FGO se conecteaza cu casa de marcat prin programul Cash Register, program realizat de SAGA Software. Casele de marcat compatibile cu Cash Register (cele marcate cu * includ modele noi cu jurnal electronic):
Inainte de conectarea unei case de marcat in FGO, asigura-te ca ai instalat driverul casei de marcat pe calculator. Descarca programul Cash Register. Linkul de descarcare il gasesti in contul tau FGO, in pagina Setari – Factura – Setari facturare, in dreptul optiunii Casa de marcat descarcare cashreg (linkul este http://www.sagasoft.ro/programe/SetupCashRegister.exe).
Instaleaza programul Cash Register. Dupa instalare, va trebui sa il configurezi:
Indicii pentru modalitatile de plata si cotele de TVA trebuiesc setati conform cu cei prezenti in driverul casei de marcat.
Acceseaza pagina Vanzari - Facturi. Apasa iconita de tiparire pentru un bon deja emis (sau click dreapta – Tipareste bon fiscal).
In fereastra aparuta alegi modalitatea de plata (numerar, card, tichete, cec) si selectezi casa aferenta, dupa care apesi Tiparire bon. Browserul va cere acordul pentru a deschide aplicatia CashRegister – aceasta va trimite bonul catre casa de marcat.
FGO iti permite sa organizezi lunar toate facturile si bonurile de la furnizori. Ii poti oferi acces contabilului pentru preluarea lor, eliminand astfel drumurile fizice pentru a duce facturile lunare.
• 1 – denumirea fisierului introdusa de tine sau citita automat
• 2 – data si modalitatea de adaugare:
a – aplicatie iOS/Android
e – email
f – primit automat in FGO
m – adaugat manual in browser
• 3 – utilizatorul care a adaugat / adresa de email de unde a fost trimis fisierul
• 4 – facturile preluate in contabilitate sunt marcate cu litera C
• 5 – totalul facturilor de lafurnizori adaugate + totalul de platit (facturile care nu au statusul Platit)
• 6 – actiuni
- acceseaza fisier + detalii si optiuni
- marcheaza ca platita/neplatita
- genereaza NIR
• 7 – luna selectata
Atunci cand un furnizor al tau emite factura folosind solutia FGO, o vei primi in contul tau FGO, in pagina Cumparari/Cheltuieli - Facturi furnizori, dupa ce furnizorul foloseste functia din FGO “Trimite pe email”.
Similar, daca un client pentru care tu emiti facturi din FGO foloseste tot solutia FGO, atunci cand trimit factura pe emailul clientului direct din FGO, factura se va trimite atat pe adresa de email introdusa de tine, cat si in contul FGO al clientului, in pagina Facturi furnizori. Documentele astfel transmise sunt primite cu status "In asteptare". Pentru acceptare acestora apasa click dreapta-Accepta document. Daca nu doresti sa accepti documentul apasa Respinge document.
In FGO, fiecare firma are o adresa de email dedicata pentru salvarea automata a facturilor de la furnizori. Fiecare fisier / atasament trimis catre acea adresa de email, se salveaza automat in contul tau FGO, in pagina Facturi de la furnizori.
Adresa de email FGO a firmei tale
Adresa ta este de tipul CUI@facturi.fgo.ro si o poti gasi afisata chiar in pagina Facturi de la furnizori, in bara de sus a paginii.
• Toate fisierele trimise catre aceasta adresa se salveaza automat in contul tau FGO, pe luna in curs
• Pentru a salva fisierele pe o luna anterioara, introdu in adresa de email si luna aferenta, astfel: CUI+06/2018@facturi.fgo.ro, unde +06/2018reprezinta luna iunie 2018.
Pentru fiecare factura astfel salvata in FGO, vei vedea si adresa de email care a trimis documentul.
Citire automata a facturilor PDF
FGO recunoaste o serie de facturi de la diferiti furnizori. Astfel, atunci cand trimiti un PDF prin email de la unul dintre furnizorii recunoscuti, FGO “citeste” automat informatii precum numele furnizorului, suma de plata, numarul facturii etc.
Cand trimiti pe email?
• Atunci cand primesti facturile de la furnizori pe email, este suficient sa redirectionezi (forward)acel email catre adresa de email FGO. Astfel factura se va salva automat in contul tau FGO;
• Daca ai facturile salvate in format electronic pe calculatorul tau, le poti atasa in email si poti trimite intr-un singur email toate facturile aferente aceleiasi luni.
Folosind aplicatia FGO.ro pentru iOS sau Android, poti adauga facturile de la furnizori sau bonurile prin fotografierea lor, in ecranul Facturi de la furnizori. Atunci cand fotografiezi un bon de benzina/motorina, aplicatia va citi automat informatii precum denumirea furnizorului, suma de plata, luna aferenta sau moneda. Totul se salveaza automat in contul tau FGO in timp real si poate fi accesat de pe orice device.
In pagina Cumparari/Cheltuieli > Facturi furnizori apasa butonul Adauga; poti adauga:
• Cu fisier: atasezi si pdf-ul/imaginea cu factura
• Fara fisier: introduci doar datele facturii, fara a atasa un PDF sau o imagine
Preluarea facturilor de catre contabil / marcarea ca preluat in contabilitate
Contabilul poate accesa toate facturile de la furnizori adaugate, din contul lui de utilizator cu rol de contabil.
Modalitatea de lucru:
• Apasa iconita
• Se va deschide pagina cu detalii + fisierul atasat
• Contabilul poate descarca fisierul atasat
• Tot aici contabilul poate marca factura ca preluata in contabilitate
Asigura-te ca ai activat optiunea Stocuri.
Poti adauga toate extrasele bancare aferente unei luni, astfel incat contabilul sa le poata prelua si prelucra pentru contabilitate.
Dupa ce adaugi factura de la furnizor poti genera NIR-ul din factura. Acceseaza Cumparari/Cheltuieli - Facturi furnizori si adauga factura de la furnizor. Numarul se va completa automat.
Adauga toate articolele si completeaza datele necesare pentru fiecare.
• Unitate de masura, cota TVA
• Cantitate
• Pret unitar: pretul de achizitie
• Valoare: se calculeaza automat in functie de pret unitar si cantitate
• Adaos si pret vanzare: poti completa una dintre aceste valori, iar cealalta se calculeaza automat
• Centru de cost
• Categorie Selecteaza modelul dorit de NIR. (Vanzare sau Achizitie)
Pentru NIR vanzare vei putea completa adaosul si pretul de vanzare si de asemenea poti actualiza pretul articolelor.
Dupa ce adaugi factura de la furnizor poti genera NIR-ul din factura. Acceseaza Cumparari/Cheltuieli - Facturi furnizori si adauga factura de la furnizor. Numarul se va completa automat.
Adauga toate articolele si completeaza datele necesare pentru fiecare. Selecteaza modelul dorit de NIR. (Vanzare sau Achizitie) Pentru NIR vanzare vei putea completa adaosul si pretul de vanzare si de asemenea poti actualiza pretul articolelor.
Pentru actualizarea automata a stocurilor din cadrul unui NIR adaugat, activeaza mai intai optiunea Stocuri (Setari > Facturare > Articol unde bifezi optiunea Stoc pe articole) – vezi Activarea optiunii stocuri.
Astfel, cand adaugi un NIR, se vor adauga automat cantitatile pe fiecare articol selectat in NIR.
Intre SAGA si FGO sunt sincronizate mai multe tipuri de informatii.
Din directia FGO --> SAGA:
• Documente emise in FGO (toate tipurile de facturi, bonuri etc.) – in pagina Facturare
• Facturile de la furnizori primite automat in FGO (facturi emise de furnizori tot in FGO)
• Incasarile asociate facturilor/proformelor
• SAGA actualizeaza corespunzator stocurile conform facturilor emise in FGO
• gestiunile
Din directia SAGA --> FGO:
• FGO preia din SAGA stocurile, gestiunile, articolele si clientii
Conectarea SAGA - FGO se face prin transmiterea unei invitatii din programul de contabilitate SAGA. Invitatia se trimite catre adresa de email cu care este creat / se va crea contul FGO.
Pentru trimiterea invitatiei din SAGA:
1. Deschide programul SAGA
2. Alege firma cu care vrei sa te conectezi in FGO.
3. Apasa sectiunea Diverse > Import Date > Import date din fisiere XML sau DBF > Preluare facturi online (FGO.ro). Iti va aparea o fereastra cu utilizatorul si parola completate de la licenta SAGA.
4. Completeaza adresa de email unde vrei sa trimiti invitatia FGO pentru firma selectata (adresa de e-mail va fi completata automat doar daca este introdusa in ecranul de configurare al firmei).
Apasa butonul "Trimitere mail de conectare la FGO" si gata. Urmand link-ul din email, vei fi ghidat(a) pas cu pas pentru crearea unui cont FGO pe care il vei conecta cu contul tau SAGA.
In cazul in care exista deja un cont FGO creat pe respectiva adresa de email, vei fi indrumat pentru conectarea contului la SAGA.
Pentru acceptarea invitatiei in FGO:
Invitatia trimisa de utilizatorul SAGA o vei primi atat pe email, cat si in contul tau FGO.
Accept prin email: Emailul va contine un link de acceptare a invitatiei, care te va ghida automat prin pasii necesari pentru conectarea cu contul SAGA. Daca nu ai un cont FGO, vei fi ghidat automat si pentru crearea contului FGO.
Accept in contul FGO: Intra in pagina Setari, tabul SAGA (in cazul in care ai mai multe firme in cont, contabilul va trebui sa iti ceara permisiunea pentru fiecare dintre ele). Pentru a te conecta, apasa butonul Activeaza.
Va aparea o fereastra de confirmare unde poti alege ce informatii vrei sa importi automat din SAGA in contul tau FGO:
• Clienti
• Angajati
centre
•Gestiune
• Articole
Dupa apasarea butonului Confirm, legatura cu utilizatorul SAGA va fi activata.
Datele din FGO se preiau in SAGA numai la cererea expresa a utilizatorului SAGA. In programul SAGA, apasa link-ul FGO din dreapta sus. Clientii nou adaugati in FGO se vor prelua automat.
Se va afisa lista facturilor emise in FGO (care nu au mai fost importate pana acum), impreuna cu lista incasarilor si lista articolelor si nou adaugate in FGO. Pentru articolele noi se poate alege tipul: marfa, materie prima, consumabil etc. Selecteaza facturile, incasarile si articolele pe care vrei sa le importi si apasa Accept.
Dupa preluarea lor, facturile si incasarile preluate vor fi marcate in solutia FGO cu litera C.
Atunci cand ai articole nou adaugate in FGO, pe care le facturezi, la importul facturilor in SAGA se vor importa si noile articole, cu categoria “nedefinit”. Pentru aceste articole, la primul import in SAGA, va trebui sa selectezi categoria aferenta. Dupa ce ai stabilit categoria si ai setat coduri in SAGA pentru articolele noi, trebuie sa faci export din SAGA si import in FGO. Astfel, la urmatoarele sincronizari, categoria articolelor se va prelua automat.
Cum se modifica/sterge o factura deja preluata in contabilitate
Pentru a putea edita sau sterge o factura deja preluata in contabilitate, este necesar mai intai sa o marchezi pentru retrimitere in contabilitate. Deschide meniul de actiuni aferent facturii (click dreapta) - Alte actiuni - Retrimite factura in Conta.
Daca ai mai multe facturi de editat, apesi pe casuta de selectare din stanga facturilor, apoi, in meniul de sus, apesi pe iconita Marcheaza facturile pentru a fi retrimise in contabilitate.
!!! Factura astfel marcata pentru retrimitere va aparea automat in lista facturilor de preluat in SAGA, insa este recomandat sa iti anunti contabilul despre modificarile efectuate!
Cum se modifica/sterge o incasare deja preluata in contabilitate:
Pentru a putea edita/sterge o chitanta deja preluata in contabilitate, este necesar mai intai sa o marchezi pentru retrimitere in contabilitate. Deschide ecranul de incasari aferent unei facturi si apasa iconita Retrimite in contabilitate. Apoi vei putea modifica/sterge datele respectivei chitante.
Pentru a exporta datele din SAGA spre FGO, in aplicatia SAGA, se apasa linkul FGO din dreapta sus. Apoi se apasa butonul "Export clienti si articole in FGO" din ecranul de import.
Datele care se pot exporta sunt urmatoarele:
• Clienti
• Angajati
• Centre de cost
• Gestiuni
• Articole
• Actualizarea preturilor articolelor
• Actualizarea stocului
Pentru preluarea datelor exportate din SAGA in FGO: in pagina Setari > SAGA, apasa butonul "Incarca datele venite din SAGA". Bifeaza informatiile pe care doresti sa le importi si apasa butonul Confirm.
Va aparea o fereastra de confirmare unde poti alege ce informatii vrei sa importi automat din SAGA in contul tau FGO.
Dupa apasarea butonului Confirm, legatura cu utilizatorul SAGA va fi activata.
Daca doresti sa preiei doar stocurile, le poti actualiza direct in pagina Facturare. Acceseaza Optiuni din bara de sus si apasa “Actualizeaza stocuri SAGA”.
Conectand contul FGO cu SAGA, contabilul poate crea periodic backup online al bazei de date SAGA pentru firma ta, direct din programul SAGA. Backupul se salveaza si poate fi vizualizat in contul tau FGO.
Urmareste video-ul de mai jos pentru a vedea ca de simplu se poate efectua un backup online al bazei de date SAGA prin FGO si cum poti recupera apoi datele in SAGA: Backup online al bazei de date contabile SAGA
Backup-ul se pastreaza in FGO si nu intervenim asupra lui decat la finalizarea perioadei de retentie ce poate sa fie in acest moment de maxim 5 ani. Toate copiile de siguranta SAGA, stocate in FGO, sunt stocate criptat, insa la descarcarea lor in vederea utilizarii, este necesar sa fie decriptate. Descarcarea in vederea utilizarii se face direct din programul SAGA, a carui licenta are drept de conectare pe CUI-ul firmei tale.
Pentru abonamentele Premium si Enterprise realizam importul de facturi din SAGA in FGO, la cerere, o singura data per firma. Importul se face de catre echipa FGO, nu de catre utilizator din interfata. Facturile trebuie sa fie exportate din SAGA in format .xml, toate intr-un singur fisier.
Pentru a face importul in FGO, trebuie ca detinatorul contului sa transmita, in scris la suport@fgo.ro, o solicitare insotita de fisierul continand facturile exportate din SAGA.
Pentru a face export de facturi .xml din Saga, conform informatiilor din manualul de utilizare al programului Saga, trebuie sa accesati tiparirea din ecranul "Iesiri", alegand optiunea "Formular PDF" din lista situata in partea superioară a ecranului de tipărire. In folderul C:\TEMP\PDF al calculatorului pe care lucrati se va copia, pe langa fisierul PDF, si XML-ul aferent facturii. Pentru generarea mai mulor facturi in xml la tiparire alegeti <mai multe> din partea de jos, selectati intervalul de timp si apoi apasati Accept. Verificati apoi folderul C:\TEMP\PDF unde veti regasi cate un fisier .xml pentru fiecare factura.
Poti adauga rapid contracte, oferte sau alte documente, folosind modelelele existente. In FGO ai peste 100 de modele din care sa alegi si, in plus, poti crea propriile modele.
Fiecare model are marcate corespunzator variabilele (informatiile care se modifica de la un contract la altul), astfel incat completarea datelor va fi foarte usoara si rapida.
Pentru personalizarea unui document document (antet, subsol, logo etc.):
1. Acceseaza pagina Setari > Contracte si apasa pe fiecare dintre cartonasele afisate. Poti adauga logo, watermark, stampila, poti introduce un text pentru antet si poti afisa numerotarea paginilor. Poti alege afisarea logoului in partea stanga sau dreapta.
Pentru personalizarea textului (dimensiune font, culori etc.), preferintele pentru afisarea textului le vei defini pe fiecare model de contract/oferta.
Intra in pagina Vanzari > Contracte sau Vanzari > Oferte si poti edita un model din Modelele FGO sau poti crea modelele tale proprii.
Atat in pagina Contracte, cat si in pagina Oferte, vei gasi in bara de sus meniul Optiuni, de unde poti accesa Modele FGO sau Modele proprii.
Modelele FGO sunt documente sablon pe care le poti utiliza ca atare sau le poti adapta in functie de nevoile tale. Atunci cand modifici un model FGO, acesta se adauga automat in lista modelelor proprii.
Un model contine textul propriu zis al documentului, iar datele variabile (ex: numele si datele clientului, data, pret, numele imputernicitului etc.) sunt marcate corespunzator, pentru a asigura o inlocuire rapida si facila.
Variabilele unui document se marcheaza prin paranteze patrate duble.
Exemplu: [[Nume Firma]], [[Adresa Firma]] etc. Exista o serie de variabile "de sistem", pe care solutia FGO le recunoaste si le inlocuieste automat atunci cand aceste informatii sunt salvate.
Variabilele sunt informatiile care se modifica de la un document (contract, oferta sau alt tip de document) la altul, cum sunt clientul, pretul, data contractului etc.
In textul din model, variabilele sunt marcate prin paranteze patrate duble [[Exemplu]].
Solutia FGO recunoaste variabilele astfel scrise, pe care le va evidentia la emiterea unui nou document, ajutand la o completare rapida si facila.
In plus, exista o serie de variabile de sistem care se precompleteaza automat, atunci cand informatiile exista salvate in contul tau FGO.
Pentru a introduce variabile de sistem in modelul documentului, foloseste butonul "Insereaza variabile" pe care il ai la dispozitie atunci cand adaugi/editezi un model.
In pagina Contracte sau Oferte, acceseaza meniul Optiuni din bara de sus, apoi apasa “Modele proprii”. Pentru crearea unui model nou, apasa butonul Adauga. In cazul contractelor, vei putea alege tip contract simplu sau tip contract cu capitole.
1. Completezi numele modelului.
2. Introduci textul (poti folosi functia copy-paste).
3. Marchezi datele variabile cu paranteze patrate duble [[Exemplu]] sau folosesti butonul "Insereaza variabile" pentru a introduce variabile recunoscute de solutia FGO.
4. Apesi butonul Salveaza.
Vei putea utiliza noul model creat atunci cand adaugi documente (se va afisa automat in lista de modele disponibile).
Pentru adaugarea unui contract / unei oferte:
1. Acceseaza pagina Vanzari > Contracte sau Vanzari > Oferte si apasa butonul Adauga. Selecteaza clientul si modelul de contract/oferta. Numarul, data / data de sfarsit se completeaza automat, dar le poti modifica. Apasa butonul Salveaza.
Dupa salvare se va deschide automat forma de editare. In chenarul din partea stanga sunt afisate variabilele definite in model. Variabilele recunoscute de sistem se completeaza automat, daca exista aceste informatii in solutie.
Vei putea utiliza noul model creat atunci cand adaugi documente (se va afisa automat in lista de modele disponibile).
Poti crea anexe de facturare pentru a le adauga pe factura, in functie de specificul activitatii tale . Ex.: declaratie de conformitate.
Pentru crearea unei anexe, acceseaza pagina Documente > Anexe facturare si apasa butonul Adauga.
In fereastra aparuta, introdu textul anexei, asa cum doresti sa apara. Foloseste inserarea de variabile pentru datele care se pot modifica de la o factura la alta.
Dupa introducerea textului, apasa butonul Actualizeaza text. Daca nu mai ai alte modificari de facut, apasa Salveaza.
Selectarea unei anexe pe o factura:
Din pagina facturare, deschide PDF-ul facturii dorite (apasa iconita PDF de pe randul facturii).
In partea dreapta,vei gasi optiunea de a schimba anexa afisata pe factura, alegand dintre cele disponibile (cele pe care le-ai creat in pagina Anexe facturare).
Simpla alegere a unei anexe va atasa respectiva anexa pe factura, salvand modificarile. Daca nu doresti anexa pe factura, alege optiunea “selecteaza”.
Setarea unei anexe implicite pe factura
Pentru ca o anexa sa se adauge automat pe anumite facturi, este necesar sa setezi anexa in profilul de facturare. Acceseaza pagina Setari - Facturare - Profile facturi si deschide profilul de facturare.
Alege anexa dorita si Salveaza. Ulterior, toate facturile emise cu acel profil de facturare vor include automat anexarespectiva.
Poti tine evidenta numerelor de inregistrare ale documentelor de intrare si iesire, cum sunt cererile, imputernicirile, adresele etc.. FGO aloca automat urmatorul numar disponibil, astfel ca nu trebuie sa mai tii minte la ce numar ai ramas atunci cand inregistrezi un document nou.
Atentie! Instrumentul Registratura este strict pentru alocarea numerelor, nu pentru crearea documentului propriu-zis.
Acceseaza pagina Documente > Registratura.
Atunci cand folosesti pentru prima data instrumentul Registratura, iti va aparea o fereastra unde vei putea introduce primul numar de la care doresti sa incepi numerotarea. De asemenea, poti seta primul numar si in Setari – Serii, adaugand o serie de tip “Registratura”. Apoi, FGO va aloca automat urmatorul numar disponibil.
In pagina Documente > Registratura apasa butonul Aloca numar. Pentru a avea o evidenta clara a numerelor alocate, completeaza cateva informatii despre documentul in cauza:
• Document: intrare/iesire
• Descriere: poate fi numele / tipul documentului (exemplu: cerere concediu)
• Observatii: alte informatii care te pot ajuta pentru identificare (exemplu: Mihai Popescu, concediu 5-8 iulie 2018)
Serviciul WhatsApp Business se refera la transmiterea automatizata de mesaje catre clientii firmei dvs. Mai exact, veti putea trimite mesaje legate de emiterea unei facturi sau de apropierea/depasirea termenului de plata.
Ca si informatie generala, modul de integrare cu programul WhatsApp Business in FGO este prin API iar pentru a reusi conectarea ai nevoie de urmatoarele:
- numar de telefon neinrolat in alt whatsapp (business sau personal)
- pagina de facebook personala
- pagina de facebook a afacerii legat de contul personal
- business account facebook-meta configurat, cu card adaugat etc.
Pentru a putea conecta contul tau WhatsApp in FGO, acceseaza Setari > WhatsApp si completeaza campurile afisate cu informatiile pe care le gasesti in contul tau WhatsApp Business.
Gasesti aici un clip video exemplificativ cu pasii de conectare > Conectarea contului WhatsApp Business in FGO
Optiunea WhatsApp Business este momentan disponibila conturilor Premium si Enterprise oferita cu titlul gratuit cel putin pana la finalul perioadei de valabilitate a acestora.
Autentifica-te in contul tau FGO si acceseaza pagina de Whatsapp Business > WhatsApp Manager.
Apoi seteaza template-ul mesajului care va pleca din FGO.
Denumirea template-ului este necesara.
Header trebuie sa contina "Document"
Cei 7 parametri marcati cu rosu sunt obligatorii. Semnificatia lor este urmatoarea:
{{1}} - nume / denumire client
{{2}} - tip document: factura / proforma
{{3}} - nume / denumire detinator cont FGO
{{4}} - nr. document {{2}}
{{5}} - data document {{2}}
{{6}} - valoare totala din document {{2}}
{{7}} - data scadenta document {2}}
Serviciile WhatsApp, precum si informatiile prezentate in linkurile de mai jos, apartin si sunt gestionate de compania Meta Platforms Inc (Facebook).
Orice costuri ale serviciului WhatsApp, precum si alte costuri prezentate in linkurile de mai jos, sunt stabilite si percepute de Meta Platforms Inc.
Updates to conversation-based pricing: Effective June 1, 2023
In cazul in care nu va descurcati cu setupul de cont, setup ce poate dura cateva ore per operator, echipa FGO va poate oferi contra-cost si acest serviciu la un tarif de 200 Eur + TVA.
In situatia in care aplicatia va returneaza o eroare (ex: Eroare. Verifica permisiunile serverului), va rugam sa ne transmiteti, la adresa de email suport@fgo.ro, urmatoarele:
1) detalii privind contextul in care a aparut eroarea:
-- care sunt coordonatele contului in care lucrati (CUI organizatie sau adresa de email)
-- cu ce rol foloseati aplicatia la momentul aparitiei erorii (ex: administrator / utilizator simplu)
-- ce pasi urmati anterior momentului aparitiei erorii
2) captura de ecran (screen-shot) cu eroarea returnata de aplicatie
Atunci cand platesti cu cardul, abonamentul se actualizeaza imediat dupa efectuarea platii.
Pentru platile efectuate prin OP / internet banking, activarea poate dura pana la cateva zile. In functie de momentul platii si banca prin care se efectueaza plata, timpul in care banii intra in cont difera. Noi procesam automat extrasul bancar prin functionalitatea FGO de procesare a extraselor si astfel incasarile sunt detectate automat si sunt asociate proformelor aferente. Facturile se emit automat din proforme si se trimit pe email, iar abonamentul este actualizat tot automat.
Daca ai nevoie de importul in FGO a facturilor de iesire pe care le ai emise intr-o perioada anterioara, incercam sa te ajutam noi, daca ni le trimiti intr-un singur fisier .xml format SAGA. In prealabil, te rugam sa te asiguri ca respecti urmatoarele:
- fisierul sa aiba dimensiunea de maxim 5 MB
- sa ai salvate in FGO, la Setari > Serii documente, toate seriile de factura pe care le ai si in fisierul xml
- daca ai mentionate coduri de gestiune in xml, acestea trebuie sa existe salvate si in FGO, in Setari > Facturare > Articol > Gestiune articol
- campul <ClientCIF> sa contina un CUI/CNP valid. In lipsa CNP poti lasa necompletat sau sa ai simbolul -
- campul <ClientTara> sa respecte formatul din lista tarilor din FGO
Exista implementat de catre ANAF nomenclatorul pentru unitati de masura, cu codificare aferenta. Noi am adaugat in FGO sugestii pentru cele mai folosite unitati de masura si poti selecta din lista disponibila.
In nomenclatorul ANAF sunt peste 2000 de unitati de masura specificate. Cauta in nomenclator unitatea de masura corespunzatoare, pe care sa o mapezi pe articolele din factura ta. Trebuie sa scrii in casuta UM exact denumirea din coloana 2.
--------------------
Pentru a identifica fisierul cu codificarea ANAF ai disponibile 2 solutii:
1. Acceseaza link (https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre_anaf/strategii_anaf/proiecte_digitalizare/saf_t) – Atentie! Fiind un link din site-ul ANAF, este posibil ca acesta sa se modifice in timp.
2. Acceseaza Google (sau alt motor de cautare) si cauta dupa termenii „anaf saf-t”. In lista de rezultate acceseaza „SAF-T - ANAF” asigurandu-te ca informatia este din site-ul oficial ANAF.
La accesarea „SAF-T - ANAF” se va deschide o pagina cu informatii care face referire la Declaratia 406 si la procedura de control fiscal. Printre explicatiile ANAF se regaseste link la „schema xls ce contine numeroase elemente de ghidaj/asistenta pentru depunerea acestei declaratii”. Este un fisier de tip Excel, in care la sheet-ul „Unitati_masura” vei gasi NOMENCLATOR UNITATI DE MASURA.
Iti recomandam sa consulti periodic pagina respectiva, deoarece este posibil ca lista de unitati de masura sa fie modificata de catre ANAF.
In FGO nu se selecteaza contul. La importul facturilor pe tip nedefinit, la importul din FGO se va prelua contul cel mai des folosit. Daca lucrati cu gestiuni cu evidenta global valorica, asigurati-va ca aveti setate corect analiticele pe fiecare gestiune in parte (Fisiere > Gestiuni) in programul SAGA.
Daca in programul SAGA aveti activata si partea de stocuri (evidenta cantitativ valorica, pe tipul de articol) atunci va puteti defini tipuri de articole / servicii pe conturile analitice dorite din meniul Fisiere – “tipuri de articole servicii” si incadrati articolele pe aceste tipuri. Aceste articole sunt identificate pe baza codului de articol care ar fi trebuit sa ajunga si in FGO prin sincronizare sau manual. Daca nu folositi codul de articol ca baza de reper intre FGO si SAGA sau daca adaugati articole noi in FGO, aveti posibilitatea de a seta in prealabil din FGO categoria contabila a acestora din sectiunea Vanzari-Produse si servicii (corespondentul “tipului” in SAGA). Aceasta se va transmite si in SAGA iar la momentul importului in programul de contabilitate implicit se vor importa pe conturile setate in meniul Fisiere >Tipuri de articole servicii.
Facturarea din eMag Ungaria si Bulgaria nu functioneaza la fel ca la eMag Romania, ci doar in regim de emitere duplicat factura. Asta inseamna ca FGO verifica in eMag existenta unei facturi DEJA emise, caz in care copiaza seria+numarul acesteia si in data prezenta reemite factura si in FGO (ca duplicat). Activati serviciul de emitere facturi in eMag Bulgaria si apoi FGO va emite duplicatul.
Daca facturile sunt emise in valuta, se transfera in SAGA in Iesiri valuta.
Puteti procesa incasarile din eMag BG similar cu cele din eMag Romania, insa asigurati-va ca aveti salvat in FGO un cont eMag in moneda HUF (in Incasari si plati-Curieri si procesatori) si un cont bancar in moneda HUF (in Incasari si plati-Conturi bancare), pentru trimiterea corecta in SAGA.
Emiterea unei autofacturi inseamna ca firma Dv emite o factura in numele unui furnizor al Dv, pentru livrarea unui bun sau serviciu.
In acest caz, este suficient sa faceti o factura de iesire obisnuita in pagina Vanzari-Facturi din meniul FGO, in care, adaugati la client firma Dv.
La validarea facturii preluata in SAGA, veti primi acest mesaj: "Ati introdus o autofactura. Nota contabila generata va fi de forma 707=4427", conform imagine exemplificativa de aici https://prnt.sc/fsHUzpTOuytd
Atentie: autofactura este un caz de facturare prevazut de legislatia din Romania, aplicabil in prezent doar pentru furnizorii care nu sunt stabiliti in Romania!
Daca la incercarea de conectare cu banca ING intampini un mesaj de eroare, asigura-te ca ai selectat optiunea "Wholesale banking" din pagina bancii, conform captura de ecran:
Functionalitatea disponibila sub denumirea “Retetar” face referire la compunerea unui produs finit din mai multe articole componente (ex: pentru realizarea unui obiect de mobilier sunt necesare: lemn, cuie/suruburi, lipici, alte elemente).
Daca vei completa in FGO pe produsul finit elementele (reteta) din care acesta este compus, stocul se va scadea atat din produsul finit, cat si din componentele acestuia.
Pentru a adauga reteta unui produs, din rubrica Produse si servicii (Articole) duci cursorul in dreptul denumirii acestuia si apesi click pe optiunea "Adauga retetar", conform imaginii urmatoare
Cele mai frecvente mesaje de eroare:
1. Utilizatorul nu exista sau nu are drepturi de acces. – Verifica optiunea mod de test: in cazul in care platforma pe care ai cont este fgo.ro, selecteaza NU.
2. Codul unic nu exista sau nu este asociat. – Verifica codul introdus in campul CUI (cod unic).
3. Pentru folosirea acestei functionalitati este necesar abonamentul premium. – Verifica tipul de abonament din FGO.
4. Campul Client[CodUnic] este obligatoriu. / The “IdExtern field” is required – Clientul pentru care doresti emiterea facturii este de tip Persoana Juridica, insa codul de TVA al acestuia nu se trimite. Selecteaza “DA” in campul Cod TVA clienti la finalizarea comenzii apoi urmeaza pasii descrisi mai sus la punctul 6.
Clientul pentru care incerci sa emiti factura este Persoana fizica nu juridica? Asigura-te ca in detaliile de facturare ale comenzii campul Companie NU este completat.
5. Valoarea……asociata parametrului Continut[…][CodGestiune] nu a fost identificata. – asigura-te ca in campul Cod gestiune ai trecut numarul, nu denumirea gestiunii pe care o doresti.
6. Factura……..exista deja salvata. – in cazul in care doresti emiterea unei facturi pentru acelasi client cu aceleasi produse si aceeasi suma, asigura-te ca ai bifat “NU” la optiunea Verficare duplicat factura.
7. Registrul pentru acest utilizator nu exista sau nu este definit sau a expirat./ Registrul pentru seria ….nu este definit sau a expirat. – asigura-te ca ai un registru activ si ca seria transmisa in campul Alege seria de factura care se va genera este corecta.
8. In cazul in care modulul nu permite emiterea, asociind o factura mai veche / deschide o factura mai veche la apasarea butonului vizualizare recomandam dezactivarea optiunii de Reorder (instructiuni se regasesc la inceputul prezentului document).
9. Eroare. Verifica permisiunile serverului. - asigura-te ca ca este activat allow_url_fopen in php.ini. Poti verifica si logurile de eroare si permisiunile privind apelurile externe, deoarece apelul este blocat si nu poate ajunge la FGO.
Va relatam mai jos modul de calcul pe care il face FGO:
Calcul de la pret unitar spre pret total:
1. pret unitar x cantitate = valoare fara TVA (care se rotunjeste la 2 zecimale)
2. valoare fara TVA x procent de TVA = valoare TVA (care se rotunjeste la 2 zecimale)
3. valoare fara TVA (deja rotunjita la 2 zecimale) + valoare TVA (deja rotunjita la 2 zecimale) = pret total
Exemplu de calcul:
Un pret total de 10 lei, cu cantitatea 1, va fi obtinut astfel:
pret unitar 8.395 * 1 rotunjit la 2 zecimale = 8.4 + 1.6 TVA = 10.
In cazul calculului de la pret total spre pret unitar, ordinea operatiilor este urmatoarea:
1. suma totala = pret total (cel manual introdus) * Cantitatea
2. suma TVA (valoarea TVA unitara) = pretul total impartit la [(1+CotaTVA)*CotaTVAprocentuala]
3. suma fara TVA = suma totala nerotunjita - suma TVA (deja rotunjita la 2 zecimale) - totul ulterior rotunjit la 2 zecimale
4. pret unitar matematic fara TVA (10zecimale) = suma totala / [cantitate * (1+ CotaTVA)]
5. pret unitar fgo fara TVA (4 zecimale) = PU_matematic rotunjit la 4 zecimale
6. pret unitar cu tot cu TVA = pret unitar fgo fara TVA * (1+CotaTVA) rotunjit la 4 zecimale
Exemplu de calcul:
Un pret total de 10 lei, cu cantitatea 1, va avea urmatorul pret unitar:
TVA: 10/(1+0.19)*19% = 1.5966 = 1.6 rotunjit
pret unitar fara TVA: 10/(1*(1+0.19)) = 8.4034
Detalierea pasilor necesari pentru conectarea / autorizarea contului FGO in SPV/ANAF:
Pentru un antreprenor, sunt doua modalitati de a conecta contul FGO in SPV/ANAF, pentru a putea trimite in mod automat eFactura: cea mai indicata este ca reprezentantul companiei sa aiba sau sa-si obtina o semnatura digitala calificata si pe aceasta sa o autorizeze in relatia cu ANAF; a 2-a si care este dependenta de relatia contractuala cu serviciul de contabilitate, este cu ajutorul semnaturii digitale a contabilului.
A. Stim cu totii ca contabilii sunt imputerniciti in raport cu SPV/ANAF pe datele companiei tale, pentru depunere de declaratii, bilanturi dar aceeasi semnatura digitala, functioneaza si pentru eFactura si eTransport dar si pentru descarcarea de extrase de cont de trezorerie. Astfel, cu acordul serviciului de contabilitate, procedura autorizarii FGO pentru antreprenor se poate face conform instructiunilor de aici: http://www.fgo.ro/ajutor/manual-utilizare-fgo?capitol=E-factura&subcapitol=Transmiterea%20unei%20facturi%20in%20sistemul%20E-factura%20%28ANAF%29%20dintr-un%20cont%20FGO%20platit&ordine=03%2002
B. Daca doriti sa va autorizati si certificatul dvs. digital pentru a putea trimite e-facturi in SPV prin FGO, procedura in linii mari este urmatoarea:
1. Obtineti de la furnizorul Dv. de sermnatura electronica, un document numit “document de confirmare”, (disponibil exemplificative http://confirmare.certsign.ro/intro.html sau https://digisign.ro/tools/document-confirmare/) si pe care il veti semna dvs. si ulterior furnizorul dvs. de semnatura.
2. Copii scanate ale CUI-ului, CI-ului administratorului, certificat constatator nu mai vechi de 30 de zile, si ele semnate electronic si adaugate intr-o arhiva zip se depun online aici : https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj, impreuna cu documentul de confirmare de la pasul 1
3. In cateva zile ar trebui sa primiti pe email confirmarea de la ANAF ca inregistrarea certificatului a fost efectuata cu succes si va puteti autentifica in SPV cu tokenul digital
4. Vizitati Setari – eFactura in FGO pentru finalizarea conexiunii cu SPV, conform instructiunilor de aici: http://www.fgo.ro/ajutor/manual-utilizare-fgo?capitol=E-factura&subcapitol=Transmiterea%20unei%20facturi%20in%20sistemul%20E-factura%20%28ANAF%29%20dintr-un%20cont%20FGO%20platit&ordine=03%2002
Cu multumiri lui Bogdan, un utilizator care a descoperit cum se poate folosi semnatura Digisign pe MacOS:
"Din aplicatia tokenului, trebuie sa exportati certificatul, apoi sa il importati in Keychain si sa il marcati ca “trusted”; dupa aceasta operatiune trebuie sa faceti un restart pentru a fi preluat de Safari si Chrome."
Pentru a putea conecta contul SPV in FGO trebuie sa aveti semnatura electronica autorizata la ANAF pe CUI-ul dvs. si iar contul SPV sa fie unul de PJ autorizat pentru a trimite eFacturi.
Lasam mai jos doua imagini cu un cont SPV de PJ cu drept de trimitere efacturi si unul fara acest drept.
Contul de PJ cu drept de trimitere eFactura:
Contul fara drept de trimitere eFactura:
La orice modificare de IBAN, FGO va avertizeaza ca au fost efectuate modificari asupra profilului facturii.
Va recomandam sa verificati informatiile din zona Setari > Profile Business > Profil implicit > Conturile bancare care apar pe factura.
Astfel, in masura in care identificati date care nu va apartin, urmati recomandarile de mai jos:
1. Modificați parola contului FGO și parola emailului dvs.; dacă aveți mai mulți utilizatori, de preferat toți utilizatorii firmei să facă aceste modificări.
2. Stergeți utilizatorii pe care nu îi recunoașteți și setați corespunzător drepturile - în pagina https://www.fgo.ro/utilizatori
3. Introduceți în setările contului dvs. un număr de telefon mobil care să poată primi mesaje pe WhatsApp de la FGO.ro, pentru validarea oricăror alte modificari pe datele sensibile. https://www.fgo.ro/configurare-utilizator
4. Anunțați poliția despre situația dvs.
5. Verificați toate facturile încă neîncasate și ștergeți informațiile despre IBAN-uri pe care nu le recunoașteți
6. Luați legătura cu clienții dvs. care ar fi putut primi aceste facturi și rugați-i să verifice informațiile de plată
In ceea ce priveste securitatea datelor firmei dumneavoastra dar si securitatea generala a platformei FGO, facem urmatoarele precizari:
- compania noastra este certificata atat din punct de vedere al standardului de calitate, ISO 9001 dar si din punct de vedere al securitatii, prin certificarea ISO 27001;
- platforma FGO a fost construita respectand si cele mai bune practici in materie de dezvoltare si administrare cod sursa iar rolurile echipei care se ocupa de toate acestea sunt sub monitorizarea procedurilor ISO;
- membrii echipei de dezvoltare nu au acces la datele companiilor si orice interventie pe datele introduse in FGO se face doar pe baza solicitarilor in scris explicite ale detinatorilor de cont, pe cazuri justificate si analizate punctual;
- toate datele sensibile, inclusiv cele legate de accesarea conturilor tertelor aplicatii sunt stocate in mod criptat in FGO si nu pot fi accesate decat de detinatorii de cont;
- actiunile utilizatorilor care tin de accesul la setarile companiei sau actiunile de editare in platforma sunt logate si auditate la diferite niveluri astfel incat sa asiguram atat o trasabilitate a accesului cat si a modificarilor importante efectuate pe cont, indiferent de cine anume acceseaza sau modifica aceste informatii;
- platforma FGO a fost inclusiv subiectul unui studiu de caz din partea AWS, cel mai mare furnizor de solutii de infrastructura "as a service" la nivel mondial, studiu care citeaza intocmai ca respectam aceste bune practici:
https://aws.amazon.com/solutions/case-studies/itom-case-study/
Plata facturilor online, cu cardul. Integrarea cu mobilPay
Clipuri video:
Cum transmiti o factura in sistemul E-factura (ANAF), daca ai un cont FGO cu abonament
e-Factura. Flux complet si automat in FGO
Personalizeaza contul FGO cu logoul firmei tale
Cautarea avansata in pagina Facturare
Descarcarea arhivei de facturi emise
Generarea AWB-ului in contul FGO
Procesarea extraselor bancare (incasari si plati)
Procesarea Extraselor - eMag Marketplace/curieri/mobilPay/EuPlatesc
Personalizarea facturii de vara
Facturi furnizori - preluare in SAGA din FGO
Procesarea extraselor - categorii de plata
Setari facturare automata (recurente/abonamente clienti)
Personalizarea facturii de Sarbatori
Backup online al bazei de date contabile SAGA
Blog FGO:
e-Factura pe intelesul tuturor
Cum emiti o factura catre clienti din strainatate
Pastrarea datelor contabile in siguranta. Backup SAGA online
Cum salvezi bonurile si facturile de la furnizori in FGO
Arhivarea si pastrarea documentelor. Ce spune legea?
Procesarea extraselor: cati bani ai si de unde mai ai de luat?
Transforma-ti facturile neincasate in cash, cu FGO Finance
Cum gestionezi stocurile magazinului tau prin FGO
Verifica incasarile de la curieri, rapid si usor prin FGO
Integrare FGO cu eMag Marketplace: avantaje si cum functioneaza
FGO pentru magazine fizice. Avantaje si functionalitati
Automatizarea taskurilor in FGO
Cum te ajuta FGO daca lucrezi cu agenti de vanzari
5 motive sa folosesti FGO daca ai un magazin online
Facturi de la furnizori – transmiterea automata din FGO in SAGA
Citirea comenzilor realizate si confirmate in marketplace Emag este disponibila doar pentru abonamentele Premium si Enterprise.
Citirea de comenzi este realizata printr-un API pus la dispozitie de eMag, in pachete de maxim 100.
Frecventa iteratiilor de citire pe care o realizeaza FGO, are legatura cu incarcarea sistemelor eMag si numarul total de comenzi per unitatea de timp pe care conturile FGO Premium si Enterprise o inregistreaza.
Pentru abonamentul FGO Enterprise au fost rezervate capacitati suplimentare de procesare si dezvoltate mecanisme informatice alternative care depaseasca in mod transparent limitarea de 100 de comenzi/apel API/iteratie.
Daca esti posesorul unui cont FGO cu abonament platit de tipul Premium sau Enterprise, atunci explicatiile de mai jos ti se aplica.
Mai jos este explicat procesul prin care se pot adauga inregistrari de e-Transport in FGO pentru a se obtine xml-ul ce trebuie incarcat in SPV.
0. Autentifica-te in contul tau FGO
1. Acceseaza > Meniu >> e-Transport
2. Da click pe "+ Adauga"
3. Completeaza sau selecteaza din lista campurile din formular
4. Dupa ce ai completat toate campurile apasa butonul "Salveaza formular" apoi "Confirma".
5. Apasa butonul "Trimitere ANAF" pentru a transmite fisierul XML de e-transport direct din platforma FGO pentru validarea si obtinerea codului UIT.
✔️ codul UIT se obtine conform legii pentru transporturi a caror greutate depasesc 500kg sau valoarea totala a bunurilor este mai mare de 10.000lei.
✔️ codul UIT este necesar de la intrarea marfurilor in tara si in detaliile de transport trebuie trecut numarul de inmatriculare al masinii cu care se organizeaza transportul.
✔️ pentru exporturi: destinatia finala a transportului pentru marfurile care sunt exportate, este punctul vamal de trecere a frontierei.
✔️ pentru importuri: locatia de plecare reprezinta punctul vamal de intrare.
✔️ codul UIT se obtine de catre emitentul avizelor de insotire a marfurilor sau al facturilor cu care trimite marfa .
✔️ orice schimbare de mijloc de transport este necesar a fi raportata/modificata in sistemul eTransport.
✔️ daca ai mai multe bunuri in acelasi transport si trebuie sa declari un singur bun transportat in eTransport, automat, toate celelalte bunuri care se transporta odata cu acesta trebuie incluse si ele in declaratie .
✔️ daca transportatorul/organizatorul transportului, schimba mijlocul de transport, doar din aceasta calitate si nu si din cea de furnizor sau beneficiar, atunci si acesta are obligatia actualizarii datelor despre eTransport si nu furnizorul .
✔️ pentru relatiile comerciale intracomunitare, codul UIT trebuie obtinut de catre beneficiar.
✔️ daca un PJ cumpara marfa dintr-un magazin in valoare mai mare de 10.000lei sau peste 500Kg, magazinului ii revine obligatia sa solicite date referitor la mijlocul de transport si locul de descarcare.
✔️ codul UIT se obtine atat pentru livrarile catre PJ, pentru livrarile catre institutiii dar si pentru livrarile catre PF.
▪ Utilizare
Dupa conectarea contului eMag Marketplace in FGO, pentru fiecare comanda finalizata (status 4) din eMag, FGO va genera automat factura fiscala aferenta si va trimite factura in contul eMag.
▪ Conectare
1. Mergi în contul eMag, pagina Contul meu - Profil - Detalii tehnice. Apasă butonul "Adaugă un nou IP" și introdu IP-ul 54.93.52.57. Repetă acest pas şi pentru IP-ul 18.195.231.56 (acestea sunt IP-urile pentru www.fgo.ro).
2. După adăugarea IP-ului în contul eMag, vei găsi în dreptul IP-ului utilizatorul cu care te vei putea conecta în FGO. Pentru a conecta contul eMAG în FGO acceseaza din meniul lateral sectiunea Setari > eCommerce > Setari eMAG > eMAG Marketplace.
3. Se va afisa o fereastra de unde poti alege o data viitoare de cand sa inceapa emiterea automata a facturilor. Implicit, daca nu alegi o data, se vor emite facturi pentru comenzile primite si finalizate incepand cu data si ora conectarii contului eMag in FGO.
4. Dupa conectare:
a. alege seria de factura care doresti sa fie utilizata. Profilul de facturare aferent seriei de facturi il poti seta in Setari – serii, iar personalizarea facturii o poti face in Setari > Factura.
b. bifeaza sau debifeaza optiunea Cod articol (Codurile articolelor din eMag corespund codurilor articolelor din FGO):
Cand optiunea este activata, articolele din facturile emise se vor cauta in FGO in functie de codul articolului. Daca nu se gaseste codul, articolul se va cauta dupa denumire. Daca nu se gaseste nici dupa denumire, se va adauga un nou produs in lista. Cand optiunea este dezactivata, cautarea se face doar dupa denumirea articolului, asa cum este trecuta in eMag.
Dupa conectare (sau din data setata pentru incepere), este important sa nu mai emiti facturi manual pentru comenzile primite in eMag. Altfel, exista riscul sa se emita de doua ori factura pentru aceeasi comanda.
Vezi si clipul video Procesarea Extraselor - eMag Marketplace/curieri/mobilPay/EuPlatesc
Conectarea Emag FBE (Fulfilled by Emag) se face in mod identic cu conectarea Emag, dar este necesar un abonament Enterprise sau o extraoptiunea Emag FBE activa.
Conectarea Emag BG si HU se face in mod identic cu conectarea Emag, dar este necesar un abonament Enterprise sau o extraoptiunea Emag BG+HU activa. Este important de stiut ca aceasta functioneaza doar in regim de emitere duplicat, ceea ce inseamna ca FGO verifica in eMag existenta unei facturi DEJA emise si copiaza seria+numarul acesteia iar in data prezenta re-emite factura si in FGO (ca duplicat).
Modulul poate fi descarcat din sectiunea Setari -> eCommerce -> Setari module din contul FGO.
Dupa descarcarea arhivei, aceasta va trebui incarcata in sectiunea Plugin-uri/Plugins din sectiunea de administrare a platformei wordpress:
Dupa instalare, modulul trebuie activat din pagina de plugin-uri instalate (installed plugins):
Configurarea modulului se face din pagina de setari WooCommerce, tab-ul FGO:
Datele necesare configurarii se regasesc astfel:
a. Site-url: acest camp va prelua automat url-ul site-ului dumneavoastra, daca informatia nu este protejata, caz in care in camp se va afisa valoarea 0, campul devenind editabil si fiind nevoie sa completati dvs. manual informatia. Este nevoie ca url-ul trecut in sectiunea eCommerce->setari API din platforma FGO sa corespunda cu url-ul site-ului. Este nevoie ca url-ul magazinului sa fie completat in sectiunea “Site-urile tale de la care acceptam conectarea prin API” din Setari -eCommerce-Setari API din contul FGO.
b. Pentru Parola user API: din contul FGO, sectiunea Setari -> Utilizatori -> optiunea Adauga User API:
c. Pentru CUI (cod unic): CUI-ul firmei, numeric (fara RO) din contul FGO, sectiunea Setari -> Date firma .
d. Pentru Mod de test: se va selecta DA doar in cazul in care autentificarea si generarea userului de API s-a realizat din platforma de test (testapp.fgo.ro), altfel se va selecta NU.
e. Pentru Cod TVA clienti la finalizarea comenzii: se va selecta DA in cazul in care se doreste facturarea si pentru client de tip persoana juridica (facturarea pentru clientii de tip persoane juridice se realizeaza doar daca se transmite si CUI-ul acestora). Campul se va adauga dinamic in pagina de finalizare a comenzii si va fi obligatoriu pentru clientii care completeaza campul Companie. Detalii despre completarea acestuia se gasesc la punctul 6 al prezentului document.
f. Pentru Folosesti plugin-ul "Facturare WooCommerce" pentru preluarea codului de TVA al clientilor: se va selecta DA doar daca se doreste facturarea si pentru client de tip persoana juridica (implicit este bifat DA la setarea anterioara) si daca pentru preluarea codului de TVA al clientului se foloseste modulul Facturare
WooCommerce (by George Ciobanu). Daca aveti un alt modul instalat fata de acesta, veti alege NU. In acest caz vor aparea doua campuri spre completare:
i. Camp pentru Cod TVA clienti din pagina de comanda: este nevoie de name-ul inputului (din pagina de finalizare a comenzii) din care se doreste preluarea codului TVA
ii. Camp pentru numarul de ordine in registrul comertului al clientilor din pagina de comanda: este nevoie de name-ul inputului (din pagina de finalizare a comenzii) din care se doreste preluarea numarului de ordine in registrul comertului.
g. Pentru Validare Cod TVA clienti pt clientii din Romania: se va selecta DA daca se doreste validarea codului unic al clientului (doar pentru clientii pentru care tara transmisa este Romania)
h. Pentru Comentarii clienti pe factura: se va selecta DA in cazul in care doriti sa apara pe factura comentariile introduse de client la finalizarea comenzii
i. Pentru Cost de livrare pe factura: se va selecta DA in cazul in care se doreste ca articolul Cost de transport sa apara pe factura.
j. Pentru Cost de livrare cu TVA 19%: in cazul in care ati selectat “DA” la optiunea precedenta, aici se poate seta Cota de TVA aferenta articolului Cost de transport: Optiunea DA va seta o cota de TVA de 19%, optiunea NU va seta o cota de 0%. In cazul in care anterior ati selectat “NU”, selectati “NU”.
k. Pentru Costul de livrare afisat include TVA: in cazul in care selectati DA pretul articolului de transport este considerat a fi cel total (cu TVA), in cazul in care pretul este fara TVA, selectati NU
l. Pentru Cod articol: In cazul in care codul articolelor din magazinul online corespunde cu cele din SAGA si FGO bifati “DA”; in cazul in care nu corespunde sau nu aveti coduri setate, selectati “NU”.
m. Pentru Actualizeaza stocul: in cazul in care este selectat DA, dupa emiterea facturii stocul produselor din magazin va fi actualizat pe baza stocului din FGO (doar pentru abonament Enterprise). Este nevoie sa existe corespondent intre codurile de articol din FGO si cele din magazin.
n. Pentru Afiseaza codul SKU al produsului in descrierea acestuia pe factura: In cazul in care bifati DA, in descrierea produsului de pe factura va aparea codul SKU al acestuia, daca bifati NU, descrierea va fi cea existenta in FGO
o. Pentru Cod gestiune: In cazul in care se doreste asocierea cu o gestiune, aceasta se va trimite pentru fiecare din produsele comenzii. Codul de gestiune poate fi obtinut din FGO, sectiunea Setari -> Facturare -> Articol -> Gestiune articol.
Atentie! Se va copia CODUL aferent gestiunii dorite, nu numele acesteia.
p. pentru Cod gestiune articol transport: In cazul in care articolul de transport are un cod separat de gestiune se va completa acest camp, altfel codul transmis va fi cel din campul de Cod gestiune, daca acesta este completat
q. Pentru Cod de articol pentru costul de transport: Se va completa in cazul in care se doreste ca articolul destinat costului de transport sa se asocieze cu un articol deja existent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
r. Pentru Cod de articol pentru articolul Reducere: se va completa in cazul in care se doreste asocierea articolului Discount (aplicat la nivelul intregii comenzi) cu un articol preexistent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
s. Pentru Tip document generat: se va alege tipul de document preferat: Factura/Proforma/Aviz.
t. Pentru Ce informatii doresti sa apara suplimentar pe factura: se pot alege informatiile suplimentare ce vor fi afisate pe factura (numar comanda, modalitate plata, modalitate livrare)
u. Pentru Verficare duplicat factura: Bifarea optiunii “DA” va permite verificarea automata a unei facturi anterior emise pentru acelasi client cu aceleasi articole si nu va permite emiterea unei facturi duplicat.
v. Pentru Generarea facturii FGO: permite alegerea momentului cand se va emite factura FGO (Manual/La finalizarea comenzii/La confirmarea platii). Pentru ca pot aparea probleme datorate versiunilor de Wordpress/Woocommerce sau altor module instalate, recomandam modul MANUAL.
w. Pentru Afisarea reducerilor in factura (se refera la produsele cu pret redus): Permite trimiterea reducerilor pe articol pentru produsele cu pret redus astfel: produsul la pret intreg + reducerea aferenta ca articol separat; altfel se va afisa doar produsul la pretul final(redus).
x. Pentru sectiunea Seria pe care se va genera factura in FGO: se precizeaza seria de document pe care se doreste generarea.
Dupa salvarea setarilor, in partea de sus a formularului va aparea un mesaj de confirmare a salvarii setarilor si un mesaj privind functionalitatea modulului (Modul functional/nefunctional).
In cazul in care mesajul este de Modul nefunctional, se va afisa si mesajul de eroare returnat de FGO.
Daca eroarea primita ca indica faptul ca site-ul dvs nu este inregistrat in sectiunea setari API din FGO.ro inseamna ca cel mai probabil nu aveati url-ul trecut in platforma FGO.ro si este necesar sa reincercati salvarea setarilor.
Atentie! In cazul in care nu primiti un mesaj explicit de eroare:
1. Fie Parola user API nu este corecta
2. Fie requestul nu poate fi trimis (recomandam verificarea log-urilor de eroare, verificarea permisiunilor privind apelurile externe sau contactarea responsabilului privind infrastructura site-ului dumneavoastra).
Pentru emiterea facturilor:
In pagina de comenzi va aparea o noua coloana cu optiunile disponibile prin modulul FGO:
In cazul in care emiterea nu a functionat va fi afisat un mesaj explicit de eroare:
Ulterior, pentru o factura generata se poate realiza Vizualizarea, Stergerea, Anularea sau Stornarea acesteia.
Atentie! In cazul in care Stergerea/Anularea/Stornarea se realizeaza manual din FGO, modificarile nu se vor regasi in Woocommerce, factura va fi stearsa/anulata/stornata, insa in Woocommerce va aparea in continuare emisa!
Recomandam ca aceste operatii sa fie realizate din modulul FGO pentru Woocommerce.
De asemenea, pe pagina comenzii se va putea regasi o sectiune dedicata modulului FGO, cu aceleasi optiuni disponibile:
Pentru completarea manuala a codului TVA al clientului (necesar pt clientii Persoane Juridice – clienti ce au completat sectiunea Companie – pentru comenzi anterioare efectuarii setarilor de preluare cod TVA clienti) se poate proceda astfel:
a. Din pagina de comanda, se va bifa optiunea Custom Fields disponibila in dropdownul Screen Options
b. Din sectiunea Custom Fields, disponibila dupa sumarul comenzii, se va bifa “woocommerce_fgo_billing_cui” din dropdownul corespunzator, se va completa campul Value cu CUI-ul clientului si se va apasa Add custom field. Se poate proceda asemanator cu campul NrRegCom pt Numarul din Registrul Comertului aferent clientului, in cazul in care se doreste si transmiterea acestei valori. Ulterior, se va apasa Update.
In cazul in care in contul FGO aveti conectat un cont Mobilpay, se va genera si un link de plata pe care il veti regasi in caseta destinata modulului FGO, imediat ce generarea a avut loc.
La reimprospatarea paginii veti putea vedea si celelalte optiuni disponibile pentru factura generata: Stergerea, Anularea respectiv Stornarea acesteia.
1. Utilizatorul nu exista sau nu are drepturi de acces. – Verifica optiunea Mod de test: in cazul in care platforma pe care ai cont este fgo.ro selecteaza NU.
2. Codul unic nu exista sau nu este asociat. – Verifica codul introdus in campul CUI (cod unic).
3. Pentru folosirea acestei functionalitati este necesar abonamentul Premium. – Verifica tipul de abonament din FGO.
4. Campul Client[CodUnic] este obligatoriu. / The “IdExtern field” is required – Clientul pentru care doresti emiterea facturii este de tip Persoana Juridica, insa codul de TVA al acestuia nu se trimite. Selecteaza “DA” in campul Cod TVA clienti la finalizarea comenzii apoi urmeaza pasii descrisi mai sus la punctul 6.
Clientul pentru care incerci sa emiti factura este Persoana fizica nu juridica? Asigura-te ca in detaliile de facturare ale comenzii campul Companie NU este completat.
5. Valoarea……asociata parametrului Continut[…][CodGestiune] nu a fost identificata. – Asigura-te ca in campul Cod gestiune ai trecut numarul, nu denumirea gestiunii pe care o doresti.
6. Factura……..exista deja salvata. – In cazul in care doresti emiterea unei facturi pentru acelasi client cu aceleasi produse si aceeasi suma, asigura-te ca ai bifat “NU” la optiunea Verificare duplicat factura.
7. Registrul pentru acest utilizator nu exista sau nu este definit sau a expirat./ Registrul pentru seria …. nu este definit sau a expirat. – Asigura-te ca ai un registru activ in contul FGO la Setari-Serii si ca seria pe care doresti sa generezi documentul este setata pe tipul de document pe care l-ai selectat in sectiunea Tip document generat.
8. Eroare. Verifica permisiunile serverului. - Asigura-te ca ca este activat allow_url_fopen in php.ini. Poti verifica si logurile de eroare si permisiunile privind apelurile externe, deoarece apelul este blocat si nu poate ajunge la FGO.
9. Campul 'Serie' este obligatoriu. – Asigura-te ca ai specificat seria de document pe care doresti sa se faca generarea, in sectiunea Seria pe care se va genera factura in FGO.
Modulul poate fi descarcat din sectiunea Setari -> Ecommerce -> Setari Module FGO din contul FGO.
Dupa descarcarea arhivei, aceasta va trebui incarcata in sectiunea Module/Modules -> Manager module/Module Manager din sectiunea de administrare a platformei prestashop:
Dupa instalare, acesta trebuie activat (se va regasi in sectiunea de Manager Module/Module manager in sectiunea Other:
Datele necesare configurarii se regasesc astfel:
a. Pentru parola user API: din contul FGO, sectiunea Setari -> Utilizatori -> optiunea Adauga User API
b. Pentru CUI (cod unic): din contul FGO, sectiunea Setari -> Firma
c. Pentru Alege cand vrei sa se emita facture FGO: permite alegerea momentului cand se va emite factura FGO (Manual/La plasarea comenzii/La confirmarea platii). Pentru ca pot aparea probleme datorate versiunilor de Prestashop sau altor module instalate, recomandam modul MANUAL.
d. Pentru Mod de test: se va selecta DA in cazul in care autentificarea si generarea userului de API s-a realizat din platforma de test (testapp.fgo.ro), altfel se va selecta NU.
e. Pentru TVA pe cost de livrare: se va selecta optiunea cea mai potrivita : “TVA-ul nu este inclus” – in cazul in care pretul produsului Cost de transport din pagina de comanda NU contine TVA; “TVA-ul este inclus” in cazul in care pretul produsului Cost de transport din pagina de comanda continue TVA sau “Fara TVA” – in cazul in care TVA-ul este 0 / firma este neplatitoare de TVA.
f. Pentru Verificare duplicat factura: Bifarea optiunii “DA” va permite verificarea automata a unei facturi anterior emise pentru acelasi client cu aceleasi articole si nu va permite emiterea unei facturi duplicat.
g. Pentru Corespondentul pentru codul de articol din FGO: In cazul in care codul articolelor din magazinul online corespunde cu cele din SAGA si doriti transmiterea acestor coduri din magazinul online in FGO se va selecta campul unde se regasesc aceste coduri in Prestashop, altfel se va selecta Niciunul:
i. Parametrul reference se gaseste in pagina produsului (sectiunea Catalog -> Produse/Products -> click pe produs) -> Basic settings -> Reference:
h. Pentru Gestiune: In cazul in care se doreste asocierea cu o gestiune, aceasta se va trimite pentru fiecare din produsele comenzii. Codul de gestiune poate fi obtinut din FGO, sectiunea Clienti si Articole -> Articole -> Optiuni -> Gestiune articol. Atentie! Se va copia CODUL aferent gestiunii dorite, nu numele acesteia
i. Pentru Cod articol reducere: se va complete in cazul in care se doreste asocierea articolului Discount (aplicat la nivelul intregii comenzi) cu un articol preexistent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
j. Pentru Cod articol transport: se va completa in cazul in care se doreste ca articolul destinat costului de transport sa se asocieze cu un articol deja existent in FGO, ce are un Cod de articol existent.
k. Pentru Alege seria de factura care se va genera: se poate preciza seria pentru care se va face generarea (optional)
Dupa salvarea setarilor, in partea de sus a formularului va aparea un mesaj de confirmare a salvarii setarilor si un mesaj ce provine din FGO in cazul in care exista erori.
Pentru emiterea facturilor, in pagina de Comenzi/Orders va aparea o noua coloana cu optiunile disponibile prin modulul FGO:
In cazul in care emiterea nu a functionat, va fi afisat mesajul Eroare, iar la plasarea cu mouse-ul pe text va aparea un mesaj explicit de eroare.
Ulterior pt o factura generata se poate realiza Vizualizarea, Stergerea, Anularea sau Stornarea acesteia.
Atentie! In cazul in care Stergerea/Anularea/Stornarea se realizeaza manual din FGO, modificarile nu se vor regasi in Prestashop, factura va fi stearsa/anulata/stornata, insa in Prestashop va aparea in continuare emisa! Recomandam ca aceste operatii sa fie realizate din modulul FGO Prestashop.
De asemenea, pe pagina comenzii se va putea regasi o sectiune dedicata modulului FGO, cu aceleasi optiuni disponibile.
In cazul in care in contul FGO aveti conectat un cont Mobilpay, se va genera si un link de plata pe care il veti regasi in caseta destinata modulului FGO imediat ce generarea a avut loc.
1. Utilizatorul nu exista sau nu are drepturi de acces. – Verifica optiunea mod de test: in cazul in care platforma pe care ai cont este fgo.ro, selecteaza NU.
2. Codul unic nu exista sau nu este asociat. – Verifica codul introdus in campul CUI (cod unic).
3. Pentru folosirea acestei functionalitati este necesar abonamentul premium. – Verifica tipul de abonament din FGO.
4. Campul Client[CodUnic] este obligatoriu. / The “IdExtern field” is required – Clientul pentru care doresti emiterea facturii este de tip Persoana Juridica, insa codul de TVA al acestuia nu se trimite.
5. Valoarea……asociata parametrului Continut[…][CodGestiune] nu a fost identificata. – asigura-te ca in campul Cod gestiune ai trecut numarul, nu denumirea gestiunii pe care o doresti.
6. Factura……..exista deja salvata. – in cazul in care doresti emiterea unei facturi pentru acelasi client cu aceleasi produse si aceeasi suma, asigura-te ca ai bifat “NU” la optiunea Verficare duplicat factura.
7. Registrul pentru acest utilizator nu exista sau nu este definit sau a expirat./ Registrul pentru seria …. nu este definit sau a expirat. – asigura-te ca ai un registru activ si ca seria transmisa in campul Alege seria de factura care se va genera este corecta.
8. In cazul in care modulul nu permite emiterea, asociind o factura mai veche / deschide o factura mai veche la apasarea butonului vizualizare recomandam dezactivarea optiunii de Reorder (instructiuni se regasesc la inceputul prezentului document).
9. Eroare. Verifica permisiunile serverului. - asigura-te ca ca este activat allow_url_fopen in php.ini. Poti verifica si logurile de eroare si permisiunile privind apelurile externe, deoarece apelul este blocat si nu poate ajunge la FGO.