Ce ar trebui să conțină un model de nota de lichidare

Nota de lichidare nu este obligatorie prin lege

În prezent, angajatorul nu are nicio obligație legală de a elibera nota de lichidare la încetarea contractului individual de muncă. Legislația muncii din România nu conține nicio dispoziție care să impună întocmirea și eliberarea acestui document. Nota de lichidare a fost moștenită din practica mai veche.

În anul 2018 a existat un proiect de lege prin care nota de lichidare ar fi devenit obligatorie pentru toate contractele individuale de muncă, urmând să fie eliberată, în dublu exemplar, cu trei zile lucrătoare înainte de încetarea efectivă a contractului, iar neeliberarea ei ar fi fost sancționată contravențional. Proiectul a fost adoptat de Senat în luna martie 2018, însă a fost respins ulterior de Camera Deputaților, în 2021. Prin urmare, proiectul nu a mai fost promulgat și publicat în Monitorul Oficial.
Așadar, în prezent, eliberarea notei de lichidare rămâne, în continuare, opțională, la decizia angajatorului.

Un alt aspect important: nu există un termen legal în care angajatorul ar trebui să elibereze nota de lichidare, din moment ce nici obligația de eliberare nu există. În practică, ea poate fi întocmită înainte de data încetării contractului, sau chiar la data încetării lui ori ulterior, la cererea salariatului.

⚠️Atenție!!! Faptul că nota de lichidare nu este un document obligatoriu nu înseamnă că angajatorul nu are obligația de eliberare a unor documente la încetarea raportului de muncă.

Ce rol are nota de lichidare

Denumirea „notă de lichidare” vine din practica mai veche, în care documentul avea rolul de a atesta că salariatul și fostul angajator și-au „lichidat” reciproc obligațiile – de la eventuale debite, până la bunurile predate pe bază de proces-verbal. Această funcție privește, în principal, relația dintre cele două părți ale contractului – motiv pentru care propun, pentru aceste aspecte, un document separat: fișa de lichidare internă.

Modelul de notă de lichidare propus în acest articol are, în schimb, un rol mai practic: include anumite informații fiscale pe care salariatul le poate prezenta noului angajator pentru ca acesta să poată aplica corect, după caz, plafoanele anuale de deducere prevăzute de Codul fiscal. Nu mai este, așadar, un document de «achitare reciprocă a obligațiilor» între fostul salariat și fostul angajator, ci un instrument gândit să fie util salariatului la trecerea la un nou loc de muncă.

Ce ar trebui să conțină un model util de nota de lichidare

Nota de lichidare este un document provenit din practica administrativă și de resurse umane mai veche, care continuă să fie utilizat de numeroși angajatori, ce conține de regulă rubrici legate de: motivul întocmirii notei (cu trimitere la articolul din Codul Muncii), eventualele debite ale salariatului față de angajator, popririle existente, concediul de odihnă neefectuat, veniturile brute din ultimele 12 luni pentru stagiul de cotizare, zilele de concediu medical din ultimul an și, nu în ultimul rând, zilele de concediu fără plată, absențele nemotivate și învoirile.

Un asemenea model amestecă două categorii complet diferite de informatii:
-informații care privesc relația dintre fostul salariat și fostul angajator și care nu ar trebui transmise noului angajator decât dacă există un temei legal și o necesitate concretă pentru transmiterea lor;
-informații care ar putea fi, într-adevăr, utile viitorului angajator, pentru a-și îndeplini propriile obligații față de noul salariat.

Un model de notă de lichidare, util – atât pentru salariat, cât și pentru viitorul angajator – ar trebui să separe cele două categorii de informatii și să rețină doar ce chiar are sens să circule mai departe.

De ce anumite rubrici „clasice” nu ar trebui incluse

Motivul încetării contractului. Este util să se menționeze faptul încetării contractului de muncă, dar nu este necesar să fie indicat și temeiul legal exact (articolul din Codul Muncii).

Debitele salariatului față de fostul angajator. Dacă salariatul are datorii față de fostul angajator, acestea privesc exclusiv raportul dintre cele două părți care au încheiat, respectiv au încetat, contractul de muncă. Fostul angajator are la dispoziție căile legale pentru recuperarea eventualelor sume, dar nu există niciun temei pentru ca viitorul angajator să fie informat despre asemenea debite.

Popririle instituite de executori judecătorești. Potrivit art. 786 din Codul de procedură civilă: “(1) Poprirea rămâne în ființă și atunci când debitorul își schimbă locul de muncă ….. În aceste cazuri, terțul poprit va trimite actele prin care s-a înființat poprirea unității la care se află noul loc de muncă al debitorului …., care, de la data primirii acestor acte, devine terț poprit. (2) Dacă debitorul părăsește unitatea fără ca aceasta să cunoască noul loc de muncă, ea îl va încunoștința pe creditor despre această împrejurare. După aflarea noului loc de muncă al debitorului, creditorul îl va aduce la cunoștința unității de la care debitorul a plecat, pentru a se proceda potrivit alin.(1).”
Prin urmare, informațiile privind poprirea sunt transmise potrivit art. 786 din Codul de procedură civilă.

Concediul de odihnă neefectuat. Potrivit art. 146 alin. (3) din Codul Muncii, compensarea în bani a concediului de odihnă neefectuat este permisă numai în cazul încetării contractului individual de muncă – ceea ce înseamnă, în practică, obligația fostului angajator de a compensa în bani zilele de concediu de odihnă neefectuate, în condițiile legii. Această obligație există indiferent dacă este sau nu menționată în vreo notă de lichidare, iar situația privește exclusiv raportul dintre fostul salariat și fostul angajator, fără nicio relevanță pentru viitorul angajator.

Venituri brute din ultimele 6 luni necesare, după caz, pentru stabilirea bazei de calcul a indemnizațiilor de asigurări sociale de sănătate. Aceste date sunt necesare pentru stabilirea stagiului de cotizare în vederea calculării indemnizațiilor de asigurări sociale de sănătate (concedii medicale). Însă locul lor firesc este într-o adeverință separată, eliberată de fostul angajator, pe care salariatul o poate folosi la nevoie, dacă va avea concediu medical în primele 6 luni de la angajarea la noul loc de muncă – nu o rubrică într-o notă de lichidare generală.

Zilele de concediu medical din ultimele 12 luni. Există o obligație legală a plătitorului de indemnizații de a elibera o adeverință asiguratului, din care să reiasă numărul de zile de concediu medical avute în ultimele 12/24 luni. Documentul este destinat salariatului, care îl poate prezenta ulterior dacă este cazul.
Potrivit art. 3^1 alin. (1) lit. b) din OUG nr. 158/2005, pentru a beneficia de concediu medical, salariatul trebuie “să prezinte adeverința eliberată de plătitorul de indemnizații din care să reiasă numărul de zile de concediu de incapacitate temporară de muncă avute în ultimele 12/24 luni, după caz”. Iar art. 34 din Normele de aplicare a OUG nr. 158/2005 (Ordinul nr. 15/2018) prevede că plătitorii de indemnizații „au obligația să elibereze asiguratului adeverințe… din care să rezulte numărul de zile de concediu medical pentru incapacitate temporară de muncă avute în ultimele 12/24 de luni”, conform modelului din anexa nr. 7.
Și în acest caz, soluția mai potrivită este utilizarea unei adeverințe separate – nu o rubrică în nota de lichidare – care poate fi eliberată fie chiar la data încetării contractului, din inițiativa angajatorului, fie ulterior, la solicitarea salariatului.

Zilele de concediu fără plată, absențele nemotivate și învoirile. Această rubrică nu ar trebui inclusă într-un model destinat comunicării către noul angajator, deoarece nu există, în mod obișnuit, o necesitate legală ca astfel de informații să fie transmise mai departe. Modul în care un salariat și-a gestionat prezența la fostul loc de muncă este o chestiune care privește exclusiv relația cu fostul angajator.

Consider că cele două adeverințe discutate mai sus – cea cu salariile brute și cea cu zilele de concediu medical – nu ar trebui incluse nici în fișa de lichidare internă propusă mai jos. Fișa internă circulă, de regulă, prin mai multe departamente și ajunge astfel la cunoștința mai multor persoane din companie, iar informațiile privind concediile medicale sunt informații care pot privi date referitoare la sănătatea salariatului – nu are niciun motiv să fie văzută de persoane care nu au nevoie de ea pentru atribuțiile lor. Cele două adeverințe ar trebui să rămână documente separate, eliberate direct salariatului.

Fișa de lichidare internă

Nimic nu împiedică, desigur, un angajator care are nevoie să urmărească exact aceste aspecte – debite, bunuri predate pe bază de proces-verbal, materiale, echipamente, acces la sisteme etc. – să folosească un astfel de instrument intern.

Înainte de încetarea contractului, pentru a avea o imagine completă, fișa poate circula prin departamentele relevante – de regulă financiar-contabil, resurse umane, IT, administrativ și gestiune/magazie –, fiecare confirmând, pe secțiunea proprie, dacă salariatul are sau nu datorii față de angajator, respectiv dacă a predat bunurile/echipamentele aflate în gestiunea sa, etc.

Este doar un model recomandat, nu este obligatoriu prin lege, folosirea lui depinde de decizia angajatorului. De asemenea, denumirile celor două documente pot fi diferite, așa cum dorește fiecare angajator — nu sunt denumiri impuse de lege, ci contează, în primul rând, conținutul lor.

Eu am păstrat denumirea de «notă de lichidare» pentru documentul destinat viitorului angajator, tocmai pentru că mulți angajatori încă solicită, la angajare, o notă de lichidare de la fostul loc de muncă.
Dacă aș fi ales o altă denumire pentru acest model, informațiile utile noului angajator nu ar mai fi ajuns la el sub o denumire pe care o recunoaște și o cere. De aceea am mutat informațiile despre debite, bunuri predate și popriri în fișa de lichidare internă, păstrând pentru celălalt document denumirea consacrată. La fel, și conținutul documentului este orientativ, putând fi adaptat în funcție de nevoile fiecărui angajator.

Ce ar trebui, totuși, să conțină nota de lichidare

La întocmirea modelului de nota de lichidare am avut în vedere:

–Art. 29 alin. (4) din Codul Muncii, potrivit căruia „angajatorul poate cere informații în legătură cu persoana care solicită angajarea de la foștii săi angajatori, dar numai cu privire la activitățile îndeplinite și la durata angajării și numai cu încunoștințarea prealabilă a celui în cauză” – așadar, chiar dacă viitorul angajator ar cere informații direct de la cel vechi, legea limitează strict ce informații pot fi solicitate și comunicate în acest context, ceea ce arată clar de ce un model util nu ar trebui să depășească acest cadru.

–Art.78 din Codul Fiscal si normele de aplicare. Codul Fiscal prevede expres, că, pentru sumele suportate de angajaţi pentru dobândirea de acţiuni, obligaţiuni şi/sau titluri de participare emise de organisme de plasament colectiv în valori mobiliare tranzacţionabile (ETF), atunci când salariatul se mută în cursul anului la un alt angajator unde are funcția de bază, verificarea încadrării în plafonul anual se face pe baza documentelor justificative eliberate de angajatorul anterior, care atestă nivelul deducerilor deja acordate până la momentul mutării (art. 78 alin. (2) lit. a) pct. (vi), ultimul paragraf, din Codul Fiscal). O regulă similară este prevăzută la pct. 14 alin. (6) lit. a) punctul (iv) din Normele metodologice de aplicare a Codului Fiscal, care extinde aceeași soluție și pentru contribuțiile la fondurile de pensii facultative, primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de abonament.

–Pct. 16 alin. (4) din normele metodologice ale Codului Fiscal, aferente Titlului IV — „Impozitul pe venit”, care prevăd următoarele: “În cazul în care un angajat care obține venituri din salarii la funcția de bază se mută în cursul unei luni la un alt angajator, calculul impozitului se face pentru fiecare sursă de venit (loc de realizare a venitului). Deducerea personală se acordă numai de primul angajator, în limita veniturilor realizate în luna respectivă, până la data lichidării. Dacă reangajarea are loc în aceeași lună cu lichidarea, la stabilirea bazei de calcul pentru determinarea impozitului lunar aferent veniturilor realizate în această lună de la angajatorul următor nu se va lua în calcul deducerea personală”.

Aceste prevederi justifică utilitatea unor informații fiscale la schimbarea angajatorului, fără ca legea să impună însă ca ele să fie transmise printr-un document denumit «notă de lichidare».

Pentru a veni în sprijinul angajatorilor, am pregătit 2 modele de documente:
-Fișa de lichidare internă.
-Nota de lichidare.

Ambele documente sunt disponibile în platforma FGO.

Mai jos găsești un model gratuit de nota de lichidare.

MODEL DE NOTA DE LICHIDARE

Angajator ………………..
Sediul social: ………………..
CIF ………………..
Ȋnreg. ȋn Reg. Com/ autoritățile administrației publice din jud. ……………….. cu nr. ………………..
Tel. ………………..

NOTĂ DE LICHIDARE
Nr. ……………….. din data de ………………..

Subscrisa ……………….. , cu sediul în ……………….. , înregistrată la registrul comerţului din ……………….. cu nr. ……………….. , cod unic de înregistrare ……………….. , telefon ……………….. , e-mail ……………….. , reprezentată legal de către ……………….. , în calitate de ………………..,

Atestăm prin prezenta următoarele:

Dl./Dna. ……………….. , CNP ……………….. , domiciliat(ă) în ……………….., posesor/posesoare al/a ……………….. seria ……………….. , nr. ……………….., eliberată/eliberat de ……………….. la data de ………………..,
a fost angajatul(a) societății ……………….. , în funcția de ……………….. , cod Cor ……………….. , în perioada ……………….. – ……………….. .
Motivul întocmirii notei de lichidare: încetarea contractului individual de muncă la data de ……………….. .

Informațiile de mai jos corespund situației înregistrate, astfel:

A)Situația din luna încetării contractului individual de muncă: luna ……………….. din anul ……………….. ;
-⃝A avut /⃝NU a avut funcția de bază la ……………….. ;
-⃝A beneficiat /⃝NU a beneficiat de deducere personală de bază, potrivit art.77 din Codul Fiscal;
-⃝A beneficiat /⃝NU a beneficiat de deducere personală suplimentară, potrivit art.77 din Codul Fiscal.

B)Situația deducerilor fiscale acordate până la data încetării contractului individual de muncă (potrivit art. 78 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, aplicabile la funcția de bază) este următoarea:

Categorie de deducere	Plafon anual -euro-	Cuantum deducere fiscală acordată cumulat în anul curent, până la data încetării contractului (nu include și luna încetării contractului) -euro-	Cuantum deducere fiscală acordată în luna încetării contractului -lei-
Contribuții la fondurile de pensii facultative	400
Prime de asigurare voluntară de sănătate / Servicii medicale furnizate sub formă de abonament	400
Sume pentru achiziția de acțiuni, obligațiuni, titluri de participare (ETF)	400

*Notă: Pentru verificarea încadrării în plafonul anual, cursul de schimb utilizat pentru determinarea echivalentului în euro este cursul leu/euro comunicat de BNR, în vigoare în ultima zi a lunii pentru care s-au acordat deducerile.

Angajator ……………….. ,
Nume reprezentant ……………….. ,
Functie reprezentant ……………….. ,,
Semnătură Angajator

Subsemnatul(a) ……………….. , declar că am primit un exemplar original al prezentului document astăzi ……………….. . Semnătură Salariat

_____________________________________________________________________________________

Notă: Informațiile prezentate în acest articol au caracter general și exclusiv informativ. FGO și autorul nu își asumă răspunderea pentru eventualele pierderi sau prejudicii rezultate în urma utilizării acestor informații. Articolul nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de altă natură și nu înlocuiește obligația consultării prevederilor legale aplicabile sau a unui specialist, în funcție de situația concretă.