Începând cu data de 1 octombrie 2025, toți angajatorii din România, inclusiv cei din mediul privat, vor utiliza exclusiv platforma REGES-Online pentru gestionarea registrului general de evidență a salariaților. Această obligație este reglementată prin HG nr. 295/2025, care stabilește perioada de tranziție până la 30 septembrie 2025, timp în care angajatorii pot opta fie pentru utilizarea REGES-Online, fie a vechiului Revisal.
👉 Este recomandat ca angajatorii să își creeze contul REGES-Online din timp, pentru a evita blocajele care ar putea apărea pe finalul perioadei de tranziție sau eventualele dificultăți tehnice.
👉 De asemenea, potrivit HG nr. 295/2025, angajatorii au obligația să actualizeze contractele de muncă active din REGES-Online în termen de 6 luni de la data publicării hotărârii, adică până la 30 septembrie 2025.
Modalitatea de acces și operare în platforma REGES Online este reglementată prin Ordinul nr. 1107/2025, emis de Ministerul Muncii și publicat în Monitorul Oficial în data de 9 mai 2025. Ordinul aprobă detaliile procedurale privind completarea, transmiterea și interogarea datelor din Registrul general de evidență a salariaților, stabilind condițiile privind autorizarea accesului la Registrul unui angajator din mediul privat.
I.Modalități de creare a contului REGES-Online
Contul REGES-Online al unui angajator din mediul privat poate fi creat prin următoarele modalități:
- De către reprezentantul legal al angajatorului
👉 Ghid pentru crearea contului REGES-Online prin reprezentant legal - Prin intermediul unui prestator (ex. firmă de contabilitate, consultant în resurse umane)
👉 Ghid pentru crearea contului REGES-Online prin prestatorul de servicii - Prin împuternicit, altul decât prestatorul (ex. salariat al angajatorului, consultant extern, colaborator)
👉 Prezentul ghid
În continuare, prezentăm pașii necesari pentru crearea contului REGES-Online de către o persoană împuternicită, alta decât prestatorul, în numele angajatorului.
II.Cine poate fi împuternicit pentru a crea contul REGES-Online?
Reprezentantul legal al angajatorului are posibilitatea de a desemna, prin împuternicire notarială, o altă persoană care să efectueze în numele său pașii necesari pentru:
• crearea contului de acces al angajatorului în REGES-Online;
• delegarea dreptului de acces unui salariat sau unui prestator, după caz.
✅ Condiții pe care trebuie să le îndeplinească persoana împuternicită:
→Să fie persoană fizică majoră, cu capacitate deplină de exercițiu
→Să dețină un certificat digital calificat valid, emis de un furnizor autorizat
→Să fie desemnată în mod expres, printr-un document de împuternicire notarială.
✅ Exemple de persoane care pot fi împuternicite pentru crearea contului REGES-Online:
• persoane din cadrul companiei (ex. director economic, responsabil HR, contabil);
• consultanți externi sau colaboratori ai firmei;
• poate fi chiar reprezentantul legal al prestatorului sau un salariat al prestatorului
• orice altă persoană fizică aleasă de reprezentantul legal al angajatorului.
⚠️ Important:
Această împuternicire nu acordă automat dreptul de a completa și transmite date în Registru. Ea permite doar crearea și activarea contului și delegarea.
Dacă persoana împuternicită urmează să completeze și să transmită date în REGES-Online, aceasta trebuie să fie:
• salariat al angajatorului, desemnat prin decizie scrisă întocmită de angajator, sau
• prestator în baza unui contract, ori
• salariat al prestatorului, desemnat prin decizie scrisă întocmită de prestator.
ℹ️ Pentru crearea contului REGES-Online, NU este necesar ca împuternicitul să aibă și calitatea de salariat în cadrul entității.
Această condiție devine relevantă doar dacă acesta va completa sau va transmite date în Registru.
III.Documente necesare împuternicitului
Potrivit art. 16 alin. (1) lit. c) din Ordinul nr. 1107/2025, atunci când contul REGES-Online al unui angajator privat este creat de o persoană împuternicită, solicitantul are obligația să încarce în portal următoarele documente:
1.Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
2.Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului;
3.Împuternicirea notarială pentru solicitant, care permite:
-Crearea contului de acces al angajatorului în Registru;
-Delegarea dreptului de acces unui salariat sau prestator.
🔹 Semnarea documentelor
- Toate documentele se semnează electronic de către împuternicit, folosind certificatul digital calificat, același certificat cu care se creează contul.
- Certificatul digital calificat poate fi pe token sau în cloud.
🔹 Format și dimensiune
- Documentele se încarcă în format PDF, fiecare fișier având dimensiunea maximă de 10 MB.
- Fiecare document se salvează într-un fișier separat.
- Fiecare document trebuie semnat electronic o singură dată, cu semnătură digitală calificată, pentru certificarea conformității cu originalul (semnătura se aplică pe fiecare document, nu pe fiecare pagină în parte).
IV.Pașii tehnici pentru crearea contului de angajator de către prestator
Pasul 0 – Crearea și activarea contului împuternicitului în REGES-Online
Înainte de a crea contul unui angajator, împuternicitul trebuie să aibă propriul cont activ în REGES-Online, pe CNP-ul său.
1.Ȋmputernicitul se conectează la platforma REGES-Online și urmează etapele pentru crearea și activarea contului.
2.Solicită acces la propriul Registru, conform ghidului disponibil aici: (link către ghid)
3.Etapele includ:
• accesarea platformei;
• crearea contului pe CNP-ul împuternicitului;
• activarea contului cu semnătură digitală.
📌 Fără cont activ al împuternicitului în REGES-Online, nu se poate solicita accesul la contul altui angajator.
Pasul 1 – Conectarea în portalul REGES-Online
1.Accesează pagina oficială: https://reges.inspectiamuncii.ro/.
2.Selectează „Registrul pentru angajatori”.
3.Asigură-te că:
• tokenul este conectat la calculator sau
• aplicația de semnătură în cloud este activă.
4.Autentificarea se face cu adresa de e-mail și parola contului creat pe numele împuternicitului.
Pasul 2 – Solicitarea accesului la Registrul angajatorului
În portal, mergi la: Registre ➝ Cerere acces 👇
→Completează:
•“Calitate subsemnat” selectează „Împuternicit legal”
•“Tip identificare societate” selectează “CUI sau CIF”, “CNP”, “Alta”, “NIF”, după caz
•“Număr Identificare societate”, poate fi de exemplu CUI-ul sau CIF-ul entității pentru care soliciți accesul
→Încarcă documentele semnate electronic:
1.Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
2.Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului;
3.Ȋmputernicirea notarială, care îți oferă dreptul de a cere acces la Registrul angajatorului, precum și de a efectua delegarea.
→Bifează “Declar pe proprie răspundere că dețin calitatea menționată anterior în raport cu entitatea la al cărei registru de salariați solicit acces, sub sancțiunea legii, conform art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații și falsul în înscrisuri.”
→Apasă butonul “Înainte” 👇
→Verifică informațiile și, dacă sunt corecte, apasă butonul “Transmite” 👇
→Vei primi următorul mesaj 👇
→Apasă butonul „Confirmă” pentru a finaliza transmiterea cererii de acces
📌 Atenție: Înainte de a apăsa „Confirmă”, asigură-te că nu mai ai transmiteri de efectuat în Revisal pentru angajatorul la al cărui Registru soliciți accesul. După apăsare butonului „Confirmă”, nu vei mai avea acces la vechiul Revisal, iar accesul la REGES-Online va deveni activ abia după primirea e-mailului de confirmare.
→În chat vei primi mesaje care confirmă că ai transmis informațiile necesare pentru cererea de acces, că aceasta urmează să fie analizată, că nu poate fi verificată prin ONRC și că verificarea se va face la ITM.
→Vei primi răspunsul pe e-mail în aproximativ 24–48 de ore lucrătoare, care poate fi de aprobare sau de respingere, în funcție de corectitudinea și integralitatea documentelor transmise.
Pasul 3 – Aprobarea și accesul la Registru
•Dacă datele și documentele sunt corecte, vei primi mesaj de aprobare pe e-mail.
•După aprobare, vei putea accesa Registrul angajatorului în platformă.
•Împuternicitul efectuează delegarea către salariați sau prestatori care vor completa și transmite date.
📌 Atenție: după activarea contului angajatorului, împuternicitul, în baza împuternicirii notariale, va efectua delegarea către unul sau mai mulți salariați ai angajatorului sau către un prestator, pentru completarea și transmiterea de date în Registru.
V.Cine poate fi delegat și ce condiții trebuie să îndeplinească
Împuternicitul efectuează delegarea în baza împuternicirii notariale și a documentelor puse la dispoziție de angajator:
•Pentru salariați: decizie scrisă emisă de angajator.
•Pentru prestatori: contract de prestări servicii încheiat între angajator și prestator.
✅ Poți delega:
1.Unul sau mai mulți salariați ai angajatorului – fiecare trebuie să aibă cont REGES-Online activ
2.Un prestator – trebuie să aibă cont REGES-Online activ.
📌 Important: Delegarea este posibilă doar către persoane care au deja cont în platformă.
Pașii pentru delegare
1.Intri în contul tău de împuternicit.
2.Mergi la: Registre ➝ Angajatori
3.Apasă butonul “Alege” din dreptul angajatorului pentru care vrei să efectuezi delegarea, situat în partea dreaptă a ecranului
4.Din meniul “Registre” selectează „Delegare” → completează informațiile solicitate → apasă butonul „Înainte”
5.Verifică încă o dată informațiile introduse și, dacă sunt corecte, apasă butonul „Transmite”.
📌 Persoana delegată va putea accesa registrul în contul său propriu, imediat ce delegarea este procesată.
⚠️În situația în care delegat este salariatul prestatorului, delegarea acestuia se face de către prestator, după ce împuternicitul l-a delegat pe prestator.
VI.Recomandări utile
•Tokenul semnăturii digitale trebuie conectat la fiecare autentificare sau să te asiguri că ai aplicația pornită (în cazul semnăturii digitale în cloud).
•Atenție la corectitudinea datelor – exact ca în semnătura digitală și documentul de confirmare.
•Delegarea este posibilă doar către persoane care au deja cont în platformă.
•După ce primești acces la contul angajatorului, trebuie să efectuezi delegarea către persoana care va completa și transmite date în Registrul angajatorului.
•Poți reveni oricând pentru a gestiona, revoca sau adăuga delegări.
📌 Important: Dacă primul acces în platformă a fost realizat de un împuternicit, reprezentantul legal al angajatorului poate solicita ulterior accesul la cont folosind o altă adresă de e-mail. Împuternicirea inițială nu se revocă automat, astfel că ambii utilizatori pot accesa REGES-Online în paralel.
Dacă angajatorul dorește ca împuternicitul să nu mai aibă acces la Registru după crearea contului pe noua adresă de e-mail, poate revoca delegarea acestuia urmând pașii: Meniu Registre → Delegați → Încetare delegare.
VII.Rezumat – Ce ai de făcut ca împuternicit?
✔️Deține certificat digital calificat (pe token sau în cloud), instalat și funcțional.
✔️Ai cont propriu activ în REGES-Online, pe CNP-ul tău.
✔️Pregătește documentele necesare pentru crearea contului angajatorului
-Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
-Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului.
-Împuternicirea notarială prin care reprezentantul legal al entității te împuternicește pentru a solicita accesul la Registrul entității și efectuarea delegării.
✔️Semnează electronic documentele, cu certificatul digital calificat.
✔️Parcurge pașii tehnici în REGES-Online: autentificare, cerere de acces, încărcarea documentelor, transmitere, așteptarea aprobării.
✔️Efectuează delegarea în platformă
→ către unul sau mai mulți salariați ai angajatorului – în baza deciziei scrise emise de angajator; sau
→ către un prestator → în baza contractului de prestări servicii pentru completarea și transmiterea de date în REGES-Online, încheiat între angajator și prestator.
✔️Asigură-te că salariatul/prestatorul delegat are cont activ în REGES-Online.
Notă: Informațiile prezentate în acest articol au caracter general și exclusiv informativ. FGO și autorul nu își asumă răspunderea pentru eventualele pierderi sau prejudicii rezultate în urma utilizării acestor informații. Articolul nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de altă natură și nu înlocuiește obligația consultării prevederilor legale aplicabile sau a unui specialist, în funcție de situația concretă.
Lasă un răspuns