Ghid pentru crearea contului REGES-Online al angajatorilor din mediul privat prin prestator de servicii

Începând cu data de 1 octombrie 2025, utilizarea platformei REGES-Online devine obligatorie pentru toți angajatorii din România, inclusiv cei din mediul privat. Această obligație este prevăzută prin Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, care stabilește perioada de tranziție până la 30 septembrie 2025, timp în care angajatorii pot alege să utilizeze fie REGES-Online, fie vechiul Revisal.

⚠️După ce angajatorul a făcut trecerea la REGES-Online, nu mai poate reveni și nici accesa vechiul Revisal.

📌 Recomandăm angajatorilor să nu aștepte până în ultima zi a perioadei de tranziție pentru a-și crea contul REGES-Online. Este important ca acest pas să fie realizat din timp, pentru a evita posibile întârzieri sau dificultăți tehnice.
🔄 De asemenea, potrivit HG nr. 295/2025, angajatorii au obligația să actualizeze contractele de muncă active din REGES-Online în termen de 6 luni de la data publicării hotărârii, adică până la 30 septembrie 2025.

Procedura de acces și operare în platforma REGES-Online este reglementată prin Ordinul nr. 1107/2025, emis de Ministerul Muncii și publicat în Monitorul Oficial în data de 9 mai 2025. Ordinul aprobă detaliile procedurale privind completarea, transmiterea și interogarea datelor din Registrul general de evidență a salariaților, stabilind condițiile privind autorizarea accesului la Registrul unui angajator din mediul privat.
În acest buletin informativ, explicăm pașii prin care prestatorul de servicii poate crea contul REGES-Online al unui angajator din mediul privat.

🔹 Când trebuie creat contul?

Crearea contului de angajator în REGES-Online este necesară în următoarele situații frecvente în mediul privat:
• Migrarea de la Revisal la REGES-Online – trebuie finalizată până la 30 septembrie 2025.
• Angajatori fără salariați activi în prezent – trecerea la REGES-Online trebuie făcută până la 30 septembrie 2025, chiar și pentru angajatorii care au avut în trecut salariați, dar în prezent nu mai au salariați activi
• Prima angajare – dacă firma a fost înființată înainte de lansarea REGES-Online și nu a avut până acum salariați.
• Firma nou-înființată – dacă dorești să angajezi imediat după înființare.

🎯 În toate aceste cazuri trebuie să ai cont activ pe REGES-Online.
📌 Atenție: după 30 septembrie 2025, necrearea contului poate duce la imposibilitatea raportării legale a contractelor și la sancțiuni.

🔹 Cine poate fi prestator de servicii REGES-Online?

Potrivit art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025, prestatorul de servicii este entitatea sau persoana care îndeplinește una dintre următoarele calități:

1. Persoană fizică autorizată (PFA), întreprindere individuală (II) sau întreprindere familială (IF), conform OUG nr. 44/2008.
2. Expert contabil sau contabil autorizat, care își exercită profesia individual sau printr-o societate de expertiză contabilă/societate de contabilitate, conform OUG nr. 65/1994.
3. Persoană juridică, cum ar fi o societate comercială specializată în servicii de contabilitate, salarizare sau administrare de personal.

👉În practică, poate îndeplini calitatea de prestator și un expert în legislația muncii autorizat, care își desfășoară activitatea în conformitate cu legislația în vigoare și este organizat, de exemplu, ca PFA, II, SRL sau altă formă legală permisă.

🔹 Ce poate face prestatorul?

Prestatorul poate completa și transmite date în REGES-Online în numele unui angajator numai în baza unui contract de prestări servicii, semnat între părți.
În acest context, prestatorul poate fi desemnat de reprezentantul legal al angajatorului pentru:
• Crearea și activarea contului de angajator (inclusiv realizarea delegării)
• Operarea efectivă în platformă – completarea și transmiterea datelor în Registru, conform HG nr. 295/2025 și Ordinului nr. 1107/2025.

⚠️ Important: Contractul de prestări servicii trebuie să stipuleze clar atribuțiile prestatorului, inclusiv cine realizează delegarea în platformă.

🔹 Când se apelează la prestator pentru crearea contului REGES-Online?

Angajatorul poate apela la un prestator de servicii în următoarele situații:
• Nu deține certificat digital calificat și nu dorește să obțină unul doar pentru această procedură;
• Externalizează complet gestionarea Registrului general de evidență a salariaților;
• Nu are personal intern specializat pentru parcurgerea procedurii;
• Migrează de la Revisal la REGES-Online și preferă să facă acest lucru prin prestatorul care îi gestionează deja salarizarea sau contabilitatea;
• Este firmă nou-înființată și preferă să externalizeze încă de la început aceste servicii.

🔹Modalități de lucru între angajator și prestator

În funcție de clauzele din contractul de prestări servicii, în practică putem întâlni următoarele modalități de lucru:

1. Prestatorul creează și activează contul angajatorului (cu delegare prevăzută în contract)

• Contractul de prestări servicii trebuie să conțină clauza expresă de împuternicire a prestatorului și obligația acestuia de creare a contului și de a efectua delegarea în REGES-Online (detalii în secțiunea „Documente necesare”).
• Autorizarea accesului la Registrul angajatorului se face folosind certificatul digital calificat al prestatorului (pe token sau în cloud).
• După activarea contului, prestatorul își înregistrează delegarea către sine în platformă și, din acel moment, poate completa și transmite date în Registru.

2. Prestatorul operează doar ulterior creării contului

• Angajatorul creează și activează contul (direct sau printr-un alt împuternicit), apoi deleagă prestatorul în platformă.
• Delegarea trebuie făcută în termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea contractului, conform art. 9 din Ordinul nr. 1107/2025.
• Prestatorul trebuie să aibă cont propriu activ în REGES-Online la data delegării.

⚠️ Important: Indiferent cine creează contul, răspunderea pentru corectitudinea și transmiterea la termen a datelor rămâne exclusiv a angajatorului, conform art. 3 alin. (12) din HG nr. 295/2025.

Documente necesare prestatorului pentru crearea contului REGES-Online al unui angajator

Conform art. 16 alin. (1) lit. c) din Ordinul nr. 1107/2025, atunci când contul REGES-Online al unui angajator din mediul privat este creat de un prestator de servicii, în baza contractului de prestări servicii sau a unui act adițional la acesta, în portal trebuie încărcate următoarele documente:

1. Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
2. Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului;
3. Contractul de prestări servicii sau actul adițional la acesta, care trebuie să prevadă în mod expres:
   →împuternicirea prestatorului pentru crearea contului de angajator în platforma REGES-Online (https://reges.inspectiamuncii.ro/);
   →obligația prestatorului de a crea contul de acces al angajatorului;
   →obligația prestatorului de a înregistra delegarea în Registru.

🔹 Semnarea documentelor

• Toate documentele se semnează electronic de către prestator, folosind certificatul digital calificat, același certificat cu care se creează contul.
• Certificatul digital calificat poate fi pe token sau în cloud.

🔹 Format și dimensiune

• Documentele se încarcă în format PDF, fiecare fișier având dimensiunea maximă de 10 MB.
• Fiecare document se salvează într-un fișier separat.
• Fiecare document trebuie semnat electronic o singură dată, cu semnătură digitală calificată, pentru certificarea conformității cu originalul (semnătura se aplică pe fiecare document, nu pe fiecare pagină în parte).

Pașii tehnici pentru crearea contului de angajator de către prestator

Pasul 0 – Crearea și activarea contului prestatorului în REGES-Online

Înainte de a crea contul unui angajator-client, prestatorul trebuie să aibă propriul cont activ în REGES-Online, asociat entității sale.

1. Reprezentantul legal al prestatorului se conectează la platforma REGES-Online și urmează etapele pentru crearea și activarea contului prestatorului.
2. Solicită acces la propriul Registru, conform ghidului disponibil aici: (link către ghid)
3. Etapele includ:
   • accesarea platformei;
   • crearea contului pe CNP-ul reprezentantului legal;
   • activarea contului cu semnătură digitală

📌 Fără cont activ al prestatorului în REGES-Online, nu se poate crea contul altui angajator.

Pasul 1 – Conectarea în portalul REGES-Online

1. Accesează pagina oficială: https://reges.inspectiamuncii.ro/.
2. Selectează „Registrul pentru angajatori”.
3. Asigură-te că:
   • tokenul este conectat la calculator sau
   • aplicația de semnătură în cloud este activă.
4. Autentificarea se face cu adresa de e-mail și parola contului creat pe numele reprezentantului legal al prestatorului.
5. Din meniul „Registre” → „Angajatori”, apasă butonul „Alege” din dreptul entității tale (ca prestator de servicii).

Pasul 2 – Solicitarea accesului la Registrul angajatorului-client

În portal, mergi la: Registre ➝ Cerere acces 👇

→Completează:
• “Calitate subsemnat” selectează “Împuternicit legal”
• “Tip identificare societate” selectează “CUI sau CIF”, “CNP”, după caz
• “Număr Identificare societate”, poate fi de exemplu CUI-ul sau CIF-ul entității pentru care soliciți accesul
→Încarcă documentele semnate electronic:
1.Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
2.Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului;
3.Contractul de prestări servicii sau actul adițional la acesta, cu clauză de creare a contului.
→Bifează “Declar pe proprie răspundere că dețin calitatea menționată anterior în raport cu entitatea la al cărei registru de salariați solicit acces, sub sancțiunea legii, conform art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații și falsul în inscrisuri.”
→Apasă butonul “Înainte” 👇

→Verifică informațiile și, dacă sunt corecte, apasă butonul “Transmite” 👇

→Vei primi următorul mesaj 👇

→Apasă butonul „Confirmă” pentru a finaliza transmiterea cererii de acces

📌 Atenție: Înainte de a apăsa „Confirmă”, asigură-te că nu mai ai transmiteri de efectuat în Revisal pentru angajatorul la al cărui Registru soliciți accesul. După apăsarea butonului „Confirmă”, nu vei mai avea acces la vechiul Revisal, iar accesul la REGES-Online va deveni activ abia după primirea e-mailului de confirmare.

→În chat vei primi mesajele 👇

→Vei primi răspunsul pe e-mail în aproximativ 24–48 de ore lucrătoare, care poate fi de aprobare sau de respingere, în funcție de corectitudinea și integralitatea documentelor transmise.

Pasul 3 – Aprobarea și accesul la Registru

• Dacă datele și documentele sunt corecte, vei primi mesaj de aprobare pe e-mail.
• După aprobare, vei putea accesa Registrul angajatorului-client în platformă.

📌 Atenție: După activarea contului angajatorului-client, prestatorul nu poate opera în Registru decât după ce este efectuată delegarea.

Ce urmează după activare și procedura de delegare

După activarea contului angajatorului în REGES-Online, prestatorul nu poate transmite date în Registru decât după realizarea delegării, conform prevederilor Ordinului nr. 1107/2025..
📜 Baza legală
• Art. 8 din Ordinul nr. 1107/2025: angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru sunt obligați să transmită în platformă datele de identificare ale prestatorului și datele privind contractul de prestări servicii.
• Art. 9 din același ordin: transmiterea acestor date se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului.
• Art. 7: completarea și transmiterea datelor se poate face fie de către prestatorul de servicii contractat, fie de către salariații proprii ai acestuia, desemnați prin decizie scrisă.

🔽 Prin urmare, delegarea se poate face către:

1. Prestatorul de servicii contractat, cu cont activ în REGES-Online, în baza contractului de prestări servicii încheiat cu angajatorul-client în formă scrisă;
   sau
2. Salariații proprii ai prestatorului, cu cont activ în REGES-Online, desemnați prin decizie scrisă emisă de prestator. În decizie se pot preciza entitățile (angajatorii-clienți) pentru care salariatul are drept de operare. Delegarea poate fi acordată pentru o parte dintre entitățile din portofoliu sau pentru toate, pe durată determinată sau nedeterminată (în cazul delegării nedeterminate, aceasta este valabilă doar pe perioada în care salariatul are contract individual de muncă activ la prestator).

💡 Recomandare: pentru salariații desemnați de prestator, este util ca atribuțiile legate de REGES-Online să fie menționate în fișa postului. Aceasta poate fi redactată astfel încât să fie valabilă pe aceeași perioadă menționată în decizia de delegare.
📌 Important: Delegarea este posibilă doar către persoane care au deja cont activ în platformă.

📌Delegarea prestatorului către sine (autodelegare)

Această procedură se aplică în cazul în care prestatorul a creat și activat contul angajatorului, iar contractul prevede și delegarea în Registru.

Pași:

1. Intri în contul tău de angajator.
2. Mergi la: Registre ➝ Angajatori
3. Apasă butonul “Alege” din dreptul entității pentru care vrei sa faci delegarea, buton situat în partea dreaptă a ecranului. Vei primi mesajul: “Registrul angajator s-a schimbat în XXXXXXX, CUI/CIF/CNP YYYYY. Orice operație se va efectua în cadrul acestui registru.”
4. Tot din meniul Registre selectează „Delegare”
5. Completează următoarele informații:
   • “Tip delegat”: selectează Prestator
   • “Numar identificare delegat”: completează CUI-ul sau CIF-ul Prestatorului. Dacă ai completat corect CUI-ul/CIF-ul Prestatorului atunci la rubrica “Denumire delegat” va apărea automat denumirea Prestatorului.
   • “Dată contract”: completează data încheierii/semnării contractului de prestări servicii
   • “Dată început”: completează data de început a prestării de servicii
   • “Dată sfârșit”: ultima zi de valabilitate a contractului (opțional, dacă delegarea este nelimitată).
6. Bifează declarația pe proprie răspundere conform art. 326 Cod Penal.
7. Apasă butonul „Înainte”
8. Verifică încă o dată informațiile introduse și, dacă sunt corecte, apasă butonul „Transmite”
9. În chat-ul platformei apare mesaj de confirmare privind acordarea dreptului de acces.

📌 Delegarea salariatului propriu al prestatorului

Această procedură se aplică fie:
• după autodelegarea prestatorului;
• după delegarea de către angajator a prestatorului, dacă acesta desemnează salariați proprii pentru operare.

Pași:

1. Intri în contul tău de Prestator (ca angajator al salariatului).
2. Mergi la: Registre ➝ Angajatori
3. Apasă butonul “Alege” din dreptul entității pentru care vrei să faci delegarea, buton situat în partea dreaptă a ecranului
4. Selectează „Delegare”
5. Completează următoarele informații:
   • “Tip delegat”: Angajat
   • “Număr identificare delegat”: CNP-ul salariatului.
   • “Dată început”: data de început a delegării
   • “Dată sfârșit”: ultima zi de valabilitate a delegării (opțional, dacă delegarea are o perioadă nelimitată)
6. Bifează declarația pe proprie răspundere conform art.326 din Codul Penal.
7. Apasă butonul „Înainte”
8. Verifică încă o dată informațiile introduse și, dacă sunt corecte, apasă butonul „Transmite”

⚠️ Atenție

• Delegarea se poate retrage oricând din platformă (ex.: reconfigurarea drepturilor de acces).
• La încetarea contractului individual de muncă al salariatului delegat, delegarea acestuia încetează automat.
• Delegarea este posibilă doar pentru salariați care au deja cont activ în REGES-Online.
• Este recomandat ca atribuțiile privind REGES-Online să fie incluse în fișa postului salariaților delegați.

🔹Recomandări utile

• 🔽 Certificatul digital: tokenul trebuie conectat la fiecare autentificare (inclusiv pentru accesul personal) sau, în cazul semnăturii în cloud, aplicația trebuie să fie activă și utilizatorul autentificat.
• 🔽 Corectitudinea datelor: toate informațiile trebuie să fie identice cu cele din certificatul digital și documentele justificative.
• 🔽 Delegarea: se poate face doar către persoane care au deja cont activ în platformă.
• 🔽 Durata delegării: poate fi determinată sau nedeterminată, conform contractului de prestări servicii, iar în cazul salariaților proprii ai prestatorului, conform deciziei de desemnare (fișa postului poate fi valabilă pe aceeași perioadă).
• 🔽 Păstrarea documentelor: arhivează toate documentele justificative și dovada transmiterii în REGES-Online.
• ⛔ Subcontractarea interzisă: prestatorii nu pot transfera activitățile de completare și transmitere către alte persoane sau firme (HG nr. 295/2025, art. 3 alin. (8))

🔹Rezumat – Ce ai de făcut ca prestator?

✔️Asigură-te că îndeplinești condițiile legale pentru a fi prestator
– Ești PFA, II, IF, expert contabil / contabil autorizat sau persoană juridică, conform art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025.
✔️Deține certificat digital calificat (pe token sau în cloud).
✔️Ai cont propriu activ în REGES-Online, asociat entității tale.
✔️Încheie contractul de prestări servicii/actul adiţional cu angajatorul-client pentru completarea și transmiterea datelor în REGES-Online.
✔️Respectă interdicția de subcontractare.
✔️Pregătește documentele necesare pentru crearea contului angajatorului
-Certificatul de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală al angajatorului;
-Hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv al angajatorului.
-Contractul de prestări servicii sau actul adițional, din care să rezulte obligația ta de a crea contul.
–Semnează-le electronic cu certificatul digital calificat.
✔️Parcurge pașii tehnici în REGES-Online: autentificare, cerere de acces, încărcarea documentelor, transmitere, așteptarea aprobării.
✔️Efectuează delegarea în platformă (dacă vei opera în Registru)
→Delegarea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la semnarea contractului.
→Poate fi către tine (prestator) sau către salariatul tău desemnat prin decizie internă.
→Asigură-te că salariatul delegat are cont activ în REGES-Online.
✔️Respectă obligațiile legale pe durata contractului: transmite datele corect și la termen, doar în baza unor documente încheiate și existente; informează angajatorul la încetarea colaborării pentru retragerea delegării.

🔹 Restricții și obligații privind prestatorul de servicii în REGES-Online

Conform art. 3 alin. (9) din HG nr. 295/2025: „Prestatorii de servicii nu pot subcontracta activitățile de completare și transmitere a datelor în Registru către alte persoane fizice sau juridice.”
Aceasta înseamnă că prestatorul desemnat prin contractul de prestări servicii trebuie să efectueze direct sau prin salariatii proprii activitățile asumate și nu are voie să le transfere unei alte firme sau persoane fizice din afara propriei organizații.
După crearea contului, dacă prestatorul are în contract clauza de completare și transmitere a datelor în Registru, trebuie realizată delegarea prestatorului în platformă pentru a putea opera. Crearea contului nu este suficientă pentru a efectua înregistrări sau transmiteri.
Totodată, atunci când prestatorul își desemnează proprii salariați pentru a completa și transmite date în REGES-Online pentru un client:
• este obligatoriu ca aceștia să fie înregistrați și delegați în platformă conform procedurii din Ordinul nr. 1107/2025.
• delegarea se face în contul prestatorului, de către reprezentantul legal al acestuia sau de către angajatul cu drept de delegare.
• salariatul delegat al prestatorului trebuie să aibă cont individual în REGES-Online, creat cu certificat digital calificat (pe token sau în cloud) sau identitate digitală ROeID.

➡️ De retinut!

Prestatorul de servicii este o firmă sau un profesionist autorizat, în conformitate cu art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025, care, în baza unui contract, poate completa și transmite date în REGES-Online pentru un angajator.

• Prestatorul trebuie să aibă propriul cont activ în REGES-Online – chiar dacă nu are proprii salariați – pentru a putea efectua completarea și transmiterea datelor în Registru.
• Pentru a putea opera în platformă, prestatorul poate fi:
    – delegat direct de angajator, sau
    – autodelegat în platformă, dacă această posibilitate este prevăzută în contractul de prestări servicii.
• Trebuie să aibă încheiat cu entitatea contractul de prestări servicii / actul adițional din care rezultă obligația prestatorului, prin reprezentantul legal, de a crea contul de acces al angajatorului în Registru.
• Dacă împuternicirea acordată prestatorului prin contract include și crearea și activarea contului, acesta se deschide pe CNP-ul reprezentantului legal al prestatorului. În această situație adresa de e-mail folosită la crearea contului este controlată de prestator iar angajatorul nu are acces la ea.

📌 Important: Dacă primul acces în platformă a fost realizat de un împuternicit (ex.: prestatorul de servicii), reprezentantul legal al angajatorului poate solicita ulterior acces la cont folosind o altă adresă de e-mail. Împuternicirea existentă nu se revocă automat, iar ambii utilizatori vor putea accesa platforma REGES-Online în paralel.

Exemplu practic – Prestator împuternicit doar pentru crearea contului

Un angajator poate decide să împuternicească un prestator doar pentru a crea și activa contul său în REGES-Online, fără a încheia un contract de prestări servicii pentru operarea ulterioară în Registru.

În acest caz:

• Reprezentantul legal al angajatorului desemnează reprezentantul legal al prestatorului ca împuternicit, conform art. 16 alin. (1) lit. c) din Ordinul nr. 1107/2025, prin împuternicire notarială.
• Certificatul digital utilizat la crearea contului va fi cel al împuternicitului.
• Prestatorul, în baza împuternicirii, efectuează și delegarea în platformă.

După crearea contului, prestatorul va efectua în platformă operațiunea de delegare, în baza deciziei scrise a angajatorului care trebuie să existe la data delegării. Prin această delegare, salariatul desemnat al angajatorului primește acces în platformă.

Salariatul desemnat al angajatorului:
• are cont propriu de utilizator în REGES-Online, creat anterior delegării, pe CNP-ul său;
• este desemnat prin decizie scrisă emisă de angajator, conform art. 5 din Ordinul nr. 1107/2025;
• folosește propriul certificat digital calificat (dacă este cazul) sau autentificarea RoeID.

Astfel, prestatorul acționează strict pentru îndeplinirea formalităților tehnice de creare și activare a contului și pentru efectuarea delegării, fără a rămâne delegat pentru operarea ulterioară în Registru.

Notă: Informațiile prezentate în acest articol au caracter general și exclusiv informativ. FGO și autorul nu își asumă răspunderea pentru eventualele pierderi sau prejudicii rezultate în urma utilizării acestor informații. Articolul nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de altă natură și nu înlocuiește obligația consultării prevederilor legale aplicabile sau a unui specialist, în funcție de situația concretă.